Письмо-заявка (запрос)

Как было сказано выше, письмо-заявка — это короткая форма документа, который информирует фонд о содержании проекта. После ознакомления с письмом-запросом фонд может попросить о встрече, либо попросит прислать полную заявку на финансирование, либо пришлет вежливый отказ. Все зависит от того, вызвал ли предложенный проект интерес в фонде.

Ниже приведены несколько правил, которым необходимо следовать при составлении письма-запроса. Письмо-запрос должно:

—быть кратким - одна-пять страниц максимум. На этом этапе не следует рассчитывать, что грантодатель дочитает длинное письмо до конца;

—объяснять, почему заявитель обратился именно в этот фонд (с этой целью можно использовать знания о фонде);

—четко, желательно в одной фразе, разъяснять необходимость данного проекта и суть проблемы;

—содержать ясную информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта;

—убедительно доказывать, почему именно организация-заявитель способна выполнить такой проект, охарактеризовать направления деятельности, достижения и квалификацию группы заявителей.

В среднем каждое письмо-заявка должно содержать семь компонентов:

1.Краткое содержание.

2. Выбор фонда.

3. Проблема.

4. Решение.

5. Квалификация.

6. Бюджет.

7. Заключение.

Краткое содержание. Первый абзац в одном или двух предложениях должен содержать очень короткое описание всего проекта и обращать на себя внимание. В эту часть должны быть включены следующие данные:

• основные сведения об организации;

• особенности организации, которые составляют ее уникальность;

• величину затрат на осуществление проекта и тип проекта;

• главную цель проекта.

Такое предложение на практике может выглядеть так:

(Название организации), (ее особенность), просит Ваш фонд инвестировать (величина затрат) в (тип проекта) с тем, чтобы (главная цель проекта).

Выбор фонда. В этом абзаце заявитель должен объяснить, почему был выбран данный фонд для обеспече­ния финансирования проекта. Необходимо подчеркнуть то, что интересы фонда совпадают с интересами заявителя в следующих категориях:

• приоритетные области фонда;

• географические области, которые обслуживает фонд;

• социальные группы.

Ниже следуют два возможных варианта этого компонента письма: __________________________________________________________

1.Поскольку (название фонда) проявляет интерес и предоставляет поддержку в (приоритетная область деятельности), мы надеемся на сотрудничество в (цели проекта).

2. Принимая во внимание, что (название фонда) выделил (выделенная сумма) (когда) на (вид гранта) в (географический район), мы обращаемся к Вам с (тип проекта).

_____________________________________________________________________________ Проблема. Этот раздел, который может занимать от одного до трех абзацев, посвящен краткому изложению проблемы, для решения которой заявитель обращается за финансовой помощью. На данном этапе важно по­пытаться рассмотреть проблему с точки зрения фонда, на момент забыв о собственной. Другими словами, следует наглядно показать фонду, что финансирование проекта обеспечит достижение его собственных целей. Для убедительности могут быть использованы:

• статистические данные, собранные в публикациях государственных инстанций, отчетах той или иной программы;

• цитаты из выступлений представителей власти;

• отчеты и прочие результаты изучения исследуемой проблемы.

Статистикой нужно пользоваться осторожно: чрезмерная концентрация сложных данных может затруднить понимание предлагаемого материала. Ниже следуют примеры фраз, которые могут понадобиться при составлении этого раздела:

______________________________________________________________Между (проблематика) и (возможное решение) существует дистанция, на преодоление которой потребуются значительные усилия. Последние исследования показывают, что (результаты исследований, статистика, отчеты). Совершенно ясно, что (найденный недостаток) представляет собой серьезную проблему, решение которой потребует творческого подхода.

1. Целью (название проекта) является (цель проекта). Результаты недавнего исследования (название исследования) раскрыли в полной мере существо
проблемы: (статистика по проблематике заявителя). Эта проблема породила (существо проблемы).

2. На данный момент (название организации) не обладает достаточной мощностью в (проблематика, проблемная сфера). Этот недостаток лишает нас возможности решить (последствия проблемы). Чтобы встретить проблему во всеоружии, (название организации) должна (решение проблемы).

______________________________________________________________

Решение. Эта секция занимает до трех абзацев, в которых заявитель должен показать, как он намерен подойти к решению проблемы. Составляя эту секцию, заявитель должен сделать следующее:

• обобщить цели и задачи;

• доказать грантодателю, что он сможет успешно реализовать проект;

• предоставить детальный календарный план действий, направленных на решение проблемы.

Календарный план мероприятий должен быть изображен на отдельной странице, никакой текст не должен отвлекать от него внимания.

_____________________________________________________________

1.Наш подход совмещает как качественные, так и количественные методы. Мы будем (краткое описание деятельности). Составленный нами календарный план более подробно показывает, как мы намереваемся осуществить проект.

2. (Название проекта) будет осуществлен в целях (цель проекта). Новаторские аспекты проекта включают в себя... Прилагаемый календарный план представляет собой краткое изложение методологии проекта.

3. В рамках этого проекта будет оказана необходимая помощь (указать географическую область или определенную социальную группу). В последние месяцы мы стали свидетелями (описание проблемы). (Название вашей организации) была создана для решения проблем такого рода.

______________________________________________________________

Квалификация. Основная задача заявителя в этой секции — убедить грантодателя в том, что он способен успешно осуществить проект. Для этого в одном абзаце необходимо:

• показать, что организация обладает высокой компетентностью в той области, к которой относится проект;

• подчеркнуть тот факт, что сотрудники организации-заявителя обладают необходимыми знаниями и опытом;

• упомянуть поддержку и/или обязательства со стороны других организаций, в том числе и фондов.

(Название организации) удовлетворяла нужды (указать определенную социальную группу) в течение (количество лет). В составе организации работают (имена отдельных работников и их квалификация). Эти люди работают уже (количество) лет в этой области и обладают значительным опытом в (область общественной дея­тельности).

1. (Название организации) — единственная в своем роде, способная решить (проблема). С (год)(название организации) предоставляла помощь в (описание проблемы) (указать социальную группу). За эти годы организация накопила знания о полном спектре проблем и нужд (указать социальную группу).

2. На данный момент в реализацию проекта вовлечены (имена людей и названия организаций). Например, ….

Бюджет. В этой части заявки, которая занимает примерно два абзаца, необходимо сделать особый акцент на том, какое влияние бюджет окажет на состояние социальной (целевой) группы проекта, для чего необходимо:

• указать сумму, которую заявитель просит выделить для осуществления проекта (она должна совпадать с той, что будет указана в графе «Требуется» в бюджете);

· сформулировать свою просьбу с использованием относящихся к делу единиц измерения (например, число вовлеченных в проект,, обученных и т.д.);

•' распределить расходы на несколько лет вперед, если проект рассчитан более чем на один год.

________________________________________________________________

1.В интересах (указать социальную группу) мы просим (название фонда) предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет будут обеспечены инвестиционные вливания по (точная сумма) на нужды (указать социальную группу).

2. Зная об интересе (назначение фонда) к (проблематика), мы просим предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). Оказывая такую поддержку, (название фонда) включится в достижение (целей проекта). Ваша поддержка имеет решающее значение.

3. Зная об интересе (название фонда) к (проблематика), мы просим предоставить субсидию в (точная сумма), необходимую для осуществления проекта (указать тип проекта). На протяжении пяти лет ваши вложения помогут оказывать положительное воздействие на жизнь (число людей, представителей социальной группы, на состояние которой повлияет проект).

_______________________________________________________________

К этой секции может быть приложен простой бюджет из пяти-шести строк, который отличается от полного бюджета (в полной заявке) отсутствием деталей. Следует помнить, что письмо-заявку используют чаще всего для того, чтобы проверить, заинтересован ли фонд в финансировании идеи. Если проект покажется заслуживающим внимания, фонд запросит у заявителя детальную информацию.

Заключение. В финальной части заявки в нескольких предложениях заявителю следует предложить грантодателю продолжить контакт, поскольку ему понадобится узнать о впечатлении, которое осталось у грантодателя после рассмотрения заявки. Круг задач на данном этапе:

• определить работника организации заявителя, с которым предста­витель фонда будет общаться в дальнейшем, чтобы ответить на вопросы, которые возникнут у фонда по поводу проекта;

• определить, как и когда заявитель обратится в фонд, чтобы узнать о его реакции на заявку;

• позаботиться о том, чтобы заявку в фонд подписал руководитель организации.

______________________________________________________________

Я (нанесу визит/позвоню/напишу) вам (когда), чтобы узнать о вашем впечатлении от проекта и по по­воду возможностей финансирования. Любые вопросы в связи с проектом вы можете задать (имя директора проекта), (должность этого человека в организации), позвонив по телефону (номер).

С уважением

(имя руководителя организации),

(должность).

Приложение 1. Календарный план по месяцам

Приложение 2. Предметный бюджет