Тема 16. Эффективная подготовка собраний и совещаний

Существуют различные виды деловых совещаний. Выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Участие персонала в такой коллективной форме управления, как совещание, способствует развитию деловых качеств работника, росту его компетентности в процессе взаимного обмена мыслями, накоплению навыков решения управленческих задач. Деловое совещание обеспечивает возможность для руководителя проявить свои организационные способности, умение убеждать и другие качества.

16.1. Тест «Умение вести деловые совещания»

Умение вести деловые совещания – один из критериев, который характеризует современного руководителя. Этот тест поможет Вам оценить свое умение вести деловые совещания [42].

Поставьте себе баллы напротив каждого вопроса. Значение оценок:

1 – нет, так совсем не бывает;

2 – нет, как правило, так не бывает;

3 – неопределенная оценка;

4 – да, как правило, так бывает;

5 – да, так бывает всегда.

1. Даю подчиненным нужные поручения, даже в том случае, если есть опасность, что при их невыполнении критиковать будут меня.

2. У меня всегда много идей и планов.

3. Я прислушиваюсь к замечаниям других.

4. Мне в основном удается привести логически правильные аргументы при обсуждениях.

5. Я настраиваю своих сотрудников на то, чтобы они решали свои проблемы и задачи самостоятельно.

6. Если меня критикуют, то я защищаюсь, несмотря ни на что.

7. Когда другие приводят свои доводы, я всегда прислушиваюсь.

8. Для того чтобы провести какое‑ то мероприятие, мне приходится строить свои планы заранее.

9. Свои ошибки я по большей части признаю.

10. Я предлагаю альтернативы к предложениям других людей.

11. Защищаю тех, у кого есть трудности.

12. Высказываю свои мысли с максимальной убедительностью.

13. Я заражаю всех своим энтузиазмом.

14. Я принимаю точку зрения других и стараюсь включить ее в проект решения.

15. Обычно я настаиваю на своей точке зрения.

16. Я с пониманием выслушиваю высказываемые контраргументы.

17. Я ясно выражаю свои мысли.

18. Всегда признаюсь, что чего‑ то не знаю.

19. Энергично защищаю свои взгляды.

20. Я стараюсь развивать чужие мысли так, как будто они были моими.

21. Всегда продумываю то, что могут ответить другие, и ищу контраргументы.

22. Я помогаю другим советом, как организовать свой труд.

23. Увлекаясь своими проектами, я обычно не беспокоюсь о чужих работах.

24. Я прислушиваюсь к тем, кто имеет точку зрения, отличающуюся от моей собственной.

25. Если кто‑ то не согласен с моим проектом, то я не сдаюсь, а ищу новые пути, как его переубедить.

26. Использую все средства, чтобы заставить согласиться со мной.

27. Открыто говорю о своих надеждах, опасениях и личных трудностях.

28. Я всегда нахожу способ облегчить другим понимание моих идей.

29. Я понимаю чувства других людей.

30. Я больше говорю о собственных мыслях, чем выслушиваю чужие.

31. Прежде чем защищаться, я всегда выслушиваю критику.

32. Излагаю свои мысли системно.

33. Я помогаю другим высказываться.

34. Внимательно слежу за противоречиями в чужих рассуждениях.

35. Я меняю точку зрения для того, чтобы показать другим, что слежу за ходом их мыслей.

36. Как правило, я никогда не перебиваю.

37. Не притворяюсь, что уверен в своей точки зрения, если это не так.

38. Я трачу много энергии на то, чтобы убедить других людей, как им нужно правильно поступать.

39. Выступаю эмоционально, чтобы вдохновить людей на работу.

40. Стремлюсь, чтобы при подведении итогов были активны и те, кто очень редко просят слова.

Ключ к тестовому заданию «Умение вести деловые совещания»

Суммируйте балльные оценки, поставленные Вами при ответах на утверждения 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37, 40, и обозначьте сумму через А (она находится в интервале от 20 до 100). Для получения суммы В сложите баллы, относящиеся к остальным утверждениям – 2, 4, 6, 8, 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 26, 28, 30, 32, 34, 38, 39. Эта величина также должна находиться в интервале от 20 до 100.

Результаты данного теста показывают Вам, является ли Ваше поведение на совещаниях дипломатическим или авторитетным. Если сумма А хотя бы на 10 баллов превышает сумму В, то большая часть людей должна считать Вас хорошим дипломатом. Если же сумма В, как минимум на 10 баллов больше суммы А, то Вы ведете дискуссию авторитарно, властно и бесцеремонно. Если же обе суммы различаются менее чем на 10 баллов, то Ваше поведение не получает однозначной оценки в коллективе. Она может быть как положительной, так и отрицательной, в зависимости от обстоятельств.

16.2. Тест «Как расставить стулья к совещанию?»

Руководитель должен не только знать дело, быть общительным, иметь организаторские способности, но и не упускать из виду никакие мелочи, которые могут повлиять на результаты [8, с. 77].

Как расставить стулья к совещанию, чтобы это способствовало оживленному обмену мнениями? Проверьте себя по тесту. Выберите один вариант ответа.

1. Какие сиденья Вы расставите вокруг стола для проведения совещания?

а) мягкие стулья;

б) жесткие стулья;

в) мягкие кресла.

2. Как расставить стулья для участников, если их 7 – 8 человек?

а) за круглым столом;

б) за Т‑ образным столом.

3. Как расставить стулья, если участников больше?

а) за круглым столом;

б) за П‑ образным столом, внутри и снаружи буквы П;

в) за П‑ образным столом, только снаружи.

4. Как лучше рассадить участников большого совещания?

а) расположить стулья в 2 – 3 ряда полукругом вокруг докладчика;

б) расставить стулья в несколько рядов перед выступающими, как в школьном классе.

Ключ к тестовому заданию «Как расставить стулья к совещанию?»

Для 1‑ го вопроса – лучший вариант «а». Слишком жесткий стул неудобен, и участники совещания вскоре начнут вертеться на своих местах. Мягкое кресло «располагает к дремоте».

Для 2‑ го вопроса – «а», он способствует равноправному и оживленному обмену мнениями. При варианте «б» сидящие за поперечным столом воспринимаются как руководители дискуссии. Плохо видно друг друга.

Для 3‑ го вопроса – «а». Вариант «б» не годится, так как некоторые участники оказываются спиной друг к другу.

Для 4‑ го вопроса – «а». Вариант «б» располагает к тому, чтобы внимательно слушать вышедшего на трибуну, а не спорить с ним и между собой.

Дополнительные советы:

1. Если в зале больше 10 рядов стульев, трибуна должна быть поставлена на возвышение.

2. Постарайтесь заранее оценить число участников совещания и позаботьтесь о том, чтобы стульев было ровно столько же, т.к. ничто так не расхолаживает собравшихся, как вид пустых стульев.

Таблица 37