Тема 6. Время руководителя и эффективность его использования

Дефицит рабочего времени руководителей является в настоящее время одной из важных проблем управления. Он может привести к информационной и психологической перегрузкам менеджеров и являться далеко не последней причиной стрессовых ситуаций. В связи с этим решение вопросов, связанных с эффективным использованием рабочего времени (с этим сталкиваются руководители практически всех уровней управления), является весьма актуальным по отношению к росту эффективности управления.

6.1. Тест «Обладаете ли Вы чувством времени?»

Постоянная нехватка времени при высоком трудовом напряжении руководителей – типичное явление в практике их работы. Поэтому серьезной проблемой является поиск путей рационального использования времени людей, выполняющих функции управления.

Предлагаемый тест позволит улучшить использование рабочего времени [8, с. 167].

Выбирайте один вариант ответа.

1. Есть ли у Вас время, чтобы выспаться среди недели?

а) да;

б) нет;

в) чаще да.

2. Если у Вас много дел, а телефонный разговор затянулся, можете ли Вы закончить беседу вежливой фразой?

а) да;

б) редко;

в) если думаю, что не обижу собеседника.

3. Считаете ли Вы, что определенные дела нужно всегда делать в один и тот же день недели?

а) нет;

б) такое не приходит мне в голову;

в) да.

4. Планируете ли Вы в начале года, как будете проводить отпуск?

а) нет, так как каждый год провожу его одинаково;

б) нет;

в) да.

5. Знаете ли Вы, кто самый близкий друг Вашей жены (мужа) по работе?

а) нет;

б) да;

в) кажется, один раз об этом заходила речь.

6. Есть ли у Вас время на хобби?

а) жалко тратить на это свое время;

б) хорошо, что его хватает на то, что необходимо;

в) да.

7. Решаете ли Вы браться за большую домашнюю работу?

а) да;

б) если нет выхода;

в) нет.

8. Как Вы читаете роман?

а) если интересно, то «глотаю» его, оставив дела;

б) читаю ежедневно несколько страниц;

в) нет на это времени.

9. Есть ли такой день на неделе, когда Вы отключаетесь от дел, отдыхаете?

а) иногда есть, но заранее такой день не планирую;

б) есть;

в) везет тем, кто может себе это позволить.

10. Мучает ли Вас совесть, если чувствуете, что что‑ то недоделали?

а) мучает всегда;

б) мучает, из‑ за этого не могу спать;

в) нет.

11. Часто ли из‑ за работы не хватает времени на семью?

а) да;

б) нет;

в) иногда.

12. Планируете ли Вы в новом году лучше распределять и использовать свое время?

а) планирую, но не верю в успех;

б) для этого не нужен новый год;

в) в этом для меня нет нужды.

Для подсчета суммы баллов используйте таблицу.

Таблица 16

Ключ к тестовому заданию «Обладаете ли вы чувством времени?»

Если Вы набрали:

10 – 40 баллов – у Вас ни на что не хватает времени. Советуем заранее составлять план;

41 – 70 баллов – Вы все успеваете, но есть резервы;

71 – 95 баллов – Вы знаете цену времени, но не являетесь его рабом;

96 – 120 баллов – Вы очень эффективно используете время.

6.2. Тест «Умеете ли Вы ценить время?»

Дефицит времени является в настоящее время одной из серьезных проблем менеджмента. Он ведет к перегрузкам руководящих работников и является одной из причин возникновения стрессов. Поэтому решение проблемы рационального использования рабочего времени представляется весьма актуальным. Предложенный тест поможет ответить на вопрос: «Умеете ли Вы ценить время?» [8, с. 39].

Ответьте на вопросы «да» или «нет».

1. Есть ли у Вас желание уменьшить затраты своего времени за счет улучшения организации труда и внедрения оргтехники на своем рабочем месте?

2. Созданы ли Вами какие‑ то правила, инструкции, позволяющие экономить время?

3. Отдаете ли Вы предпочтение принципу «делай все сам»?

4. Ставится ли Вами цель в беседе?

5. Считаете ли, что в изложении мыслей Вы кратки?

6. Считаете ли, что в разговорах по телефону Вы кратки?

7. При передаче сообщений или сведений предпочитаете ли Вы телефон другим видам связи?

8. Считаете ли Вы, что документы приведены Вами в порядок и отыскиваются почти не глядя?

9. Часто ли Вам приходится выполнять работу, которую могут сделать Ваши подчиненные?

10. Удается ли Вам начинать совещание в точно назначенное время?

11. Устанавливаете ли Вы регламент при его проведении?

12. Часто ли Вы ощущаете, что для эффективной работы Вам не хватает времени?

13. Используете ли Вы в своей работе вычислительную, организационную и другую технику?

14. Умеете ли Вы при проведении «летучек» уложиться в 5 – 10 минут?

Таблица 17

Ключ к тестовому заданию «Умеете ли вы ценить время?»

Если вы набрали:

15 – 21 балл – Вы не умеете ценить время;

22 – 27 баллов – Вы пока не научились ценить время, но Вам не хватает настойчивости в доведении задуманного до конца;

34 – 39 баллов – Вы цените время, благодаря этому Вам постоянно удается добиться хороших результатов.

6.3. Тест «Что мешает Вам эффективно управлять своим временем?»

Важным резервом повышения эффективности труда менеджера является хорошая организация режима работы и отдыха. Каждый современный руководитель должен уметь анализировать свои действия, затраты рабочего времени, технику личной работы [5, с. 167].

Вашему вниманию предлагаются 16 вопросов, для каждого из которых Вы должны выбрать один из трех вариантов ответа.

1. Если утром Вам надо встать пораньше, Вы:

а) заводите будильник?

б) доверяете внутреннему голосу?

в) полагаетесь на случай?

2. Проснувшись утром, Вы:

а) сразу вскакиваете с постели и принимаетесь за дела?

б) встаете не спеша, делаете гимнастику?

в) еще несколько минут нежитесь под одеялом?

3. Из чего состоит Ваш обычный завтрак:

а) из кофе или чая с бутербродами?

б) из мясного блюда и кофе или чая?

в) вообще не завтракаете дома, а едите часов в 10?

4. Какой вариант рабочего распорядка Вы бы предпочли:

а) необходимость точного прихода на работу в одно и то же время?

б) приход в диапазоне плюс‑ минус 30 минут?

в) гибкий график?

5. Вы предпочли бы, чтобы продолжительность обеденного перерыва давала возможность:

а) успеть поесть в столовой?

б) поесть не торопясь и еще спокойно выпить чашку кофе?

в) поесть не торопясь и еще немного отдохнуть?

6. Сколь часто в суете служебных дел и обязанностей у Вас выдается возможность немного пошутить и посмеяться с коллегами:

а) каждый день?

б) иногда?

в) редко?

7. Если на работе Вы оказываетесь вовлеченным в конфликтную ситуацию, как Вы пытаетесь разрешить ее:

а) долгими дискуссиями?

б) флегматично устраняясь от споров?

в) ясным изложением своей позиции и отказом от споров?

8. Надолго ли Вы обычно задерживаетесь после работы:

а) не более чем на 20 минут?

б) до 1 часа?

в) более 1 часа?

9. Чему Вы обычно посвящаете свое свободное время:

а) общественной работе?

б) хобби?

в) домашним делам?

10. Что означают для Вас встречи с друзьями и прием гостей?

а) возможность встряхнуться и отвлечься от забот?

б) потерю времени и денег?

в) неизбежное зло?

11. Когда примерно Вы ложитесь спать:

а) всегда в одно и то же время?

б) по настроению?

в) по окончании всех дел?

12. Как Вы используете свой отпуск:

а) весь сразу?

б) часть – летом, а часть – зимой?

в) по 2 – 3 дня, когда у Вас накапливается много дел?

13. Какое место занимает в Вашей жизни спорт:

а) ограничиваетесь ролью болельщика?

б) делаете зарядку на свежем воздухе?

в) находите рабочую и домашнюю нагрузку достаточной?

14. За последние 14 дней Вы хотя бы раз:

а) танцевали?

б) занимались физическим трудом или спортом или прошли пешком не менее четырех километров?

в) не делали ничего перечисленного?

15. Как Вы проводите свой летний отпуск:

а) пассивно отдыхаете?

б) физически трудитесь, например в саду?

в) гуляете и занимаетесь спортом?

16. Ваше честолюбие проявляется в том, что Вы:

а) любой ценой стремитесь достичь своего?

б) надеетесь, что Ваше усердие обязательно принесет плоды?

в) намекаете окружающим на Вашу истинную ценность?

Таблица 18

Ключ к тестовому заданию «Что мешает вам эффективно управлять своим временем?»

Если сумма составит:

400 – 480 баллов – Вы хорошо организовали режим работы и отдыха, что, безусловно, положительно скажется на Вашей карьере;

280 – 400 баллов – Вы близки к идеалу, хотя и не достигли его. У Вас есть резервы для повышения производительности за счет более разумной организации своего распорядка;

160 – 280 баллов – если Вы и дальше будете жить в таком режиме, Ваши шансы дожить до пенсии в добром здравии невелики;

менее 160 баллов – Вам срочно нужен совет врача‑ гигиениста или психолога. В своих бедах и со здоровьем, и на службе можете смело винить свой образ жизни. Лучше всего найти в себе силы преодолеть нынешний жизненный кризис и попытаться вернуть здоровье.

6.4. Тест «Управляете ли Вы своим временем?» [38, с. 266]

Чтобы быть хорошим руководителем и обеспечивать эффективное функционирование фирмы, необходимо правильно распоряжаться своим временем. Выполнив данное тестовое задание, Вы увидите, насколько хорошо Вы умеете управлять своим временем.

Самооценка в баллах: 0 – «почти никогда»; 2 – «часто»; 3 – «почти всегда».

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать сразу и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченной по приоритетам. Важнейшие задания я выполняю в первую очередь.

6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком своей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь направлять свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, в то время как мне необходимо выполнить другие важные дела.

Ключ к тестовому заданию «Управляете ли Вы своим временем?»

Суммируйте баллы, набранные Вами в результате проверки Вашего рабочего стиля.

От 15 баллов и менее – Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.

От 16 до 20 баллов – Вы пытаетесь распоряжаться своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

От 21 до 25 баллов – Вы хорошо распоряжаетесь своим временем.

От 26 до 30 баллов – Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту.

6.5. Тест «Умение использовать рабочее и личное время» [26, с. 69]

Данный тест направлен на выявление способностей рационально использовать рабочее и личное время. Ответьте на вопросы теста, подсчитайте баллы и посмотрите ключ (в конце теста).

1. Справляетесь ли Вы с поставленными задачами в установленное время?

а) да (1); б) нет (0).

2. Перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?

а) да (0); б) нет (1).

3. Собираете ли Вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.д. для экономии времени?

а) да (1); б) нет (0).

4. Используете ли Вы другие возможности рационализации и разгрузки, нежели Ваши друзья, коллеги, подчиненные?

а) да (1); б) нет (0).

5. Часто ли ведете борьбу с «поглотителями времени»?

а) да (1); б) нет (0).

6. Сравниваете ли Вы запланированные цели с достигнутыми?

а) да (1); б) нет (0).

7. Часто ли Вы корректируете свои цели, задачи, если они отклонились по времени или по каким‑ то другим причинам?

а) да (0); б) нет (1).

8. Осуществляете ли Вы контроль результатов?

а) да (1); б) нет (0).

9. Ведете ли Вы письменную постановку целей?

а) да (1); б) нет (0).

10. Часто ли Вам приходится переносить дела на следующий день?

а) да (0); б) нет (1).

11. Часто ли Вы задаете себе такой вопрос: «Чему я научился сегодня?»

а) да (1); б) нет (0).

12. Удается ли Вам каждый день записывать или обрабатывать свои мысли, идеи?

а) да (1); б) нет (0).

13. При решении определенных задач, целей, приближаетесь ли Вы к главной цели?

а) да (1); б) нет (0).

14. Оцениваете ли Вы свои результаты каждый день? а) да (1); б) нет (0).

15. Как Вы считаете, контроль результатов является одним из важнейших компонентов эффективного использования рабочего и личного времени?

а) да (1); б) нет (0).

16. Простановка целей обязательна для эффективного использования личного и рабочего времени?

а) да (1); б) нет (0).

17. Стремитесь ли Вы обычно сделать все сразу?

а) да (0); б) нет (1).

18. Возникает ли у Вас желание переложить свою вину на кого‑ либо при неисполнении определенной задачи?

а) да (0); б) нет (1).

19. При выполнении каких‑ либо задач Вы часто отвлекаетесь?

а) да (0); б) нет (1).

20. Разделяете ли Вы все ваши дела на срочные и несрочные?

а) да (1); б) нет (0).

21. При невыполнении сложной задачи Вы бросаете ее и переходите к решению более легкой или все‑ таки попытаетесь решить сложную?

а) да (1); б) нет (0).

22. Стимулируете ли Вы себя при выполнении какой либо задачи?

а) да (1); б) нет (0).

23. Опаздываете ли Вы на различные совещания, встречи, работу?

а) да (0); б) нет (1).

24. Устанавливаете ли Вы себе твердые сроки на выполнение определенных задач?

а) да (1); б) нет (0).

25. Правильно ли Вы используете свободное время?

а) да (1); б) нет (0).

Ключ к тестовому заданию «Умение использовать рабочее и личное время»

От 20 до 25 баллов – Вы не только организованный человек, Вы еще и эффективно можете использовать свое время (как рабочее, так и личное), Вы делаете все вовремя, и у Вас даже остается свободное время.

От 14 до 19 баллов – Вы умеете использовать свое время с пользой, но недостаток опыта сказывается на том, что Вы не всегда все успеваете вовремя. Возможно, Вы слишком часто отвлекаетесь от нужной задачи. Возможно, Вам нужно много времени на «раскачку».

От 14 баллов и менее – Вы не в ладах со своим временем, слишком много тратите на посторонние дела, Вы ленитесь выполнять нужные Вам задачи, слишком часто откладываете дела «на потом», из‑ за чего часто не выполняете работу в срок. Вы не руководствуетесь пословицей: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»

6.6. Тест «Как Вы распределяете свое время?» [44]

Планирование времени – один из факторов успеха. Если мы не будем уметь планировать время, то можем не успеть реализовать жизненные цели. Данный тест поможет Вам понять, умеете ли Вы планировать время.

1. Часто ли Вы работаете сверхурочно?

а) мой рабочий день не нормирован – работе уделяю столько времени, сколько она требует;

б) иногда неотложные дела требуют удлинить рабочий день или пожертвовать выходным;

в) работе уделяю фиксированное время, не более того.

2. Планируете ли Вы свой рабочий день с помощью записей в ежедневнике?

а) как правило, мой рабочий день спланирован до минуты;

б) планирую только главные задачи и мероприятия;

в) не вижу в этом смысла, так как строго придерживаться плана все равно не удается.

3. Умеете ли Вы решать несколько задач параллельно?

а) стараюсь сосредоточиться на самом важном, не упуская из вида остальные задачи;

б) предпочитаю решать задачи последовательно;

в) жизнь заставляет следовать примеру Цезаря, умевшего читать, писать и говорить одновременно, но я, к сожалению, не Цезарь.

4. Согласны ли Вы с восточным афоризмом «Мудрец не строит планов»?

а) эта истина верна для философа‑ созерцателя, но не для делового человека;

б) да, стараюсь ставить перед собой цели, а пути их достижения во многом диктуются обстоятельствами;

в) согласен, ибо жизнь непредсказуема.

5. Часто ли Вы откликаетесь на просьбы коллег?

а) нечасто – коллеги сами уже знают, что мои дела для меня важнее;

б) бывает, но мелкие вопросы стараюсь решать быстро, другие отложить для более удобного времени;

в) чтобы не обидеть товарищей, постоянно приходится отвлекаться на их просьбы.

6. Вам предстоит напряженный рабочий день, насыщенный множествами задач. Какие чувства это вызывает?

а) напряжение;

б) энтузиазм;

в) смятение.

7. Планируете ли Вы свое свободное время?

а) да, весьма досконально;

б) только в общих чертах;

в) нет, на то оно и свободное.

8. Занимают ли Вас на досуге мысли о работе?

а) да, постоянно;

б) иногда;

в) нет, на досуге стараюсь полностью отвлечься от дел.

Ключ к тестовому заданию «Как Вы распределяете свое время?»

За ответы: а – 5 баллов; б – 2 балла; в – 1 балл.

От 8 баллов и менее – по натуре Вы не очень организованный человек, и планирование времени представляет для Вас довольно затруднительную проблему. Эта особенность вполне приемлема в творческих профессиях, но в сфере бизнеса может помешать Вам добиться успеха. Постарайтесь освоить ключевые приемы тайм‑ менеджмента и обратить их себе в пользу.

От 8 до 16 баллов – в организации своей жизни и деятельности Вы сумели достичь той «золотой середины», которая позволяет успешно справляться с текущими делами и разумно распоряжаться своим временем. Впрочем, Вам нелишне уделить внимание вопросам тайм‑ менеджмента. Возможно, Вы сумеете открыть для себя такие приемы, которые еще более оптимизируют работу.

От 16 до 45 баллов – Вы исключительно организованный и целеустремленный человек, готовый всего себя подчинить решению деловых вопросов. Однако не слишком ли Вы в этом усердствуете? Возможно, если сумеете выйти за поставленные жесткие рамки и позволить себе элементы спонтанности и импровизации, это только приумножит Ваши успехи.