Общие требования к оформлению документов

Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Перечень реквизитов и места их расположения приведены в приложениях №№ 5-7.

На бланках изображается эмблема МЧС России установленного образца, которая располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное органу управления, воинской части, подразделению ГПС или организации системы МЧС России – автору документа. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.

Над наименованием органа управления, воинской части, подразделения ГПС или организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, а также может содержать другие необходимые сведения: номера счетов в банках, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания (совещания), принятия решения, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то единой датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2000 года следует оформить 05.03.2000.

Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2000 г.

Реквизит «Регистрационный номер документа» включает в себя порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу.

В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Служебные документы могут быть адресованы в организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам при ответе на их обращение.