Довідки

Довідка (додаток № 3) — документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Реквізити довідки:

· назва відомства, установи (адресат);

· назва виду документа (довід­ка);

· дата;

· місце укладання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· пе­чатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відо­мостей, зіставлення й

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання тексту у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Доповіді

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

· Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

· Поточні (повідомлення про хід роботи).

· На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

І. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

II. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, на­ водяться аргументи, даються посилання тощо.

III. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Записки

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з повідомленням про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

· Звітні.

· Інформаційні.

· Ініціативні.

Реквізити:

· адресат;

· прізвище;

· ініціали посадової особи та назва посади;

· наз­ва виду документа (доповідна записка);

· заголовок (стислий зміст тексту);

· текст;

· додаток (якщо є);

· підпис;

· дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на загальному бланку установи з підписом ке­рівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основ­ного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальна записка поділяється на групи:

· службові – текст відтворюється на бланку;

· особисті – текст відтворюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Звіти

Звіт (додаток № 4) – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти поділяються на групи:

· статистичні (цифрові) – оформлюються на бланках.

· текстові – оформлюються на звичайному папері за встановленою нормою.

Реквізити звіту:

· назва документу (звіт);

· період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства;

· текст;

· підпис;

· дата складання звіту;

· індекс документа;

· гриф затвердження.