Документооборот

Основой организации первичного учета в организации является составленный главным бухгалтером и утвержденный генеральным директором график документооборота. В нем определяются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

На предприятии разработаны функциональные обязанности работников бухгалтерии и штат бухгалтерии, дана должностная характеристика каждого работника, составлен перечень учетных работ. Основное назначение графиков – распределение работ между исполнителями, определение времени выполнения работ.

В процессе хозяйственной деятельности на предприятии создаются различные распорядительные документы, регулирующие продажу продукции, например, в декабре 2014г. вышли: приказ № 01/98 об отпуске готовой продукции завода, где указывается на основании каких документов производит отпуск готовой продукции завода и как они должны быть оформлены и приказ №01/99 о возложении обязанностей по регистрации счетов-фактур, где здесь указывается кто должен их выписывать и регистрировать, как должна вестись книга продаж.

В январе 2014г. были изданы ещё 3 приказа: приказ № 01/09 об оформлении документов на реализацию продукции, в нем указывается какие и каким образом должны быть оформлены первичные документы на отпуск продукции приказ № 01/11 об оформлении документации по реализации продукции завода ЖБК-7, здесь утверждается какие документы кому и когда должны быть сданы по цехам приказ № 01/13 о нормативных остатках ТМЦ на складах, в цехах, на строительных участках, здесь утверждаются нормативные остатки, которые должны быть на конец года

Реализация продукции (работ, услуг) производится на ООО «Комплексстрой» по свободно отпускным ценам и тарифам, увеличенных на сумму НДС 18%.

Отпускные цены представлены в прайс-листе, где по каждому наименованию даны цены как с НДС так и без НДС. На основании данных цен осуществляется как планирование выпуска продукции, так и её продажа.

Таким образом, на предприятии имеется полный перечень всех документов необходимых для ведения бухгалтерского учета по учету продаж готовой продукции.

Характерной особенностью бухгалтерского учета, закрепленной действующим законодательством, является сплошное документирование фактов хозяйственной жизни организации. Порядок документирования фактов хозяйственной жизни, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота (рис. 4)

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Поступление документов│ │ Передача документов│

│ в бухгалтерию │ │ в архив │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ┘ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ └ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ > │ │ < ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Документация │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ \│ Бухгалтерия │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ \│ Архив │

│ │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ /│ │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ /│ │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

└ ─ ─ ─ ─ ┐ │ │ ┌ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ /─ ─ ─ ─ ┘ │ │ └ ─ ─ ─ \┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Передача документов │ \─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ └ ─ ─ ─ ─ ─ /│ Обработка документа: │

│ по форме, арифметически │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ \│ запись проводок, включение│

│ и по существу │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ /│ документов в регистры │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Рис. 4. Схема документооборота в ООО «Комплексстрой»

Ответственность за выполнение графика документооборота несут должностные и материально ответственные лица, создавшие и подписавшие документы, контроль за соблюдением осуществляет главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом генерального директора.

Документация, связанная с операциями по движению готовой продукции и расчетов с покупателями и заказчиками, поступает в бухгалтерию, в которой она проверяется, вводится и обрабатывается; по истечении определенного срока хранения в бухгалтерии она отправляется в архив.

Все операции по движению готовой продукции, выполнению работ и оказанию услуг согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2013 N 402-ФЗ " О бухгалтерском учете" должны оформляться первичными документами, без которых учет того или иного факта хозяйственной жизни неприемлем. Движение готовой продукции в ООО «Комплексстрой» начинается с ее приема из производства, который оформляется приемо-сдаточными накладными. Данные первичные документы подписываются материально ответственными лицами.

Организация учета состояния и движения готовой продукции на складе и в бухгалтерии осуществляется с помощью системы автоматизированной обработки информации, а именно используется программный продукт " 1С: Бухгалтерия 8.2". При автоматизации учета формы учетной документации регистры учета представлены на электронных носителях.

Движение готовой продукции от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и правилами перевозки грузов. К таким документам относятся товарная накладная по форме N ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т), счет и счет-фактура. С ноября 2014 г. в ООО «Комплексстрой» применяется универсальный передаточный документ (УПД), форма которого объединяет перечисленные выше документы и рекомендована Письмом ФНС России от 21.10.2014 N ММВ-20-3/96.

В ООО «Комплексстрой» используется схема движения накладной на передачу готовой продукции в места хранения, представленная на рис. 9. Именно на основании накладных на отпуск готовой продукции и товарно-транспортных накладных в бухгалтерии выписывают счет-фактуру, товарную накладную и акт об оказании услуг. Далее рассмотрим более подробно формы документов, применяемые в ООО «Комплексстрой» для отражения операций по движению готовой продукции.

Отпуск готовой продукции покупателям осуществляется в ООО «Комплексстрой» по форме N МХ-18 " Накладная на передачу готовой продукции в места хранения". Основанием для оформления накладной на передачу готовой продукции являются распоряжение директора, а также договор с покупателем, оплаченный покупателем счет, и заявка менеджера ООО «Комплексстрой». Заявка менеджера представляет собой разработанную внутреннюю форму документа, в котором указывается заявленная марка товарного бетона, количество, сроки поставки, адрес объекта и реквизиты плательщика и грузополучателя.

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ II. Все │ │ III. Все │ │ V. При вывозе │

│ экземпляры │ │ подписанные │ │ готовой │

│ накладной │ │ экземпляры │ │ продукции │

│ передаются в │ │ накладной │ │ через проходную│

┌ ─ ─ ┤ бухгалтерию │ ┌ ─ ─ ─ ┤ передаются │ ┌ ─ ─ ─ ┤ 4-й экземпляр │

│ │ для подписания│ │ │ на склад │ │ │ накладной │

│ │ главным │ │ │ (или в отдел│ │ │ остается в │

│ │ бухгалтером, │ │ │ продаж) │ │ │ службе охраны │

│ │ на их │ │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

│ │ основании │ │ │

│ │ выписываются │ │ │

│ │ товарно- │ │ │

│ │ транспортные │ │ │

│ │ накладные │ │ │

│ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Отдел ├ ─ ─ ┴ ─ ─ \│ Бухгалтерия├ ─ ─ ┴ ─ \│ Склад ├ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ \│ Служба │

│ продаж ├ ─ ─ ─ ─ ─ /│ ├ ─ ─ ─ ─ /│ готовой ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ /│ охраны ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ ├ ─ ┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ продукции├ ─ ┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ │

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ I. На основании│ │ │ IV. На складе (или в │ │ │ VI. Служба охраны │ │

│ распоряжения │ │ │ отделе продаж): │ │ │ регистрирует накладные│ │

│ руководителя и ├ ─ ┘ │ 1-й экземпляр накладной├ ─ ┘ │ на вывозимую готовую ├ ─ ─ ┘

│ договора │ │ остается у материально │ │ продукцию в журнале │

│ поставки │ │ ответственного лица как│ │ регистрации грузов │

│ выписывается │ │ оправдательный документ│ │ и передает их в │

│ накладная в │ │ на отпуск продукции; │ │ бухгалтерию по описи │

│ 2 экземплярах │ │ 2-й экземпляр служит │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ основанием для выписки │

│ счета-фактуры; │

│ 3-й и 4-й экземпляры │

│ передаются получателю │

│ готовой продукции │

└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Рис. 5. Движение накладных на передачу готовой продукции в места хранения

Для подтверждения факта отгрузки выписывается товарно-транспортная накладная, которая вместе с готовой продукцией передается покупателю. Продажа готовой продукции осуществляется по свободным (рыночным) ценам, увеличенным на сумму налога на добавленную стоимость (НДС).\

Товарная накладная N ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах: Комплексстрой остается в бухгалтерии и является основанием для списания себестоимости готовой продукции в расход, второй - передается покупателю и служит основанием для оприходования этих ценностей.

При отправке готовой продукции автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная. В ней указываются покупатель, наименование, цена и количество товаров. Также передаются паспорта качества на крепежные детали.

Счета-фактуры выписываются по мере отгрузки готовой продукции, выполнения работ и оказания услуг. Они подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Составляются счета-фактуры в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии и хранится в журнале учета выставленных счетов-фактур. Оригинал выписанного счета-фактуры выставляется покупателю, на его основании организация производит запись в книге продаж в хронологическом порядке.

Для оплаты готовой продукции может быть использован счет, но вполне возможна и оплата готовой продукции, оказания услуг или выполнения работ без счета, например, исходя из договора, письма, накладной, рекламного буклета и т.п.

Результаты оказанных услуг и выполненных работ оформляются актом, подписанным обеими сторонами. Таким образом, первичным учетным документом, являющимся подтверждением факта выполнения работ и оказания услуг, является акт их приемки.

В ООО «Комплексстрой» готовой продукцией считаются крепежные детали, полностью прошедшие все стадии обработки, принятые начальником лаборатории, сданные покупателю и оформленные надлежащими первичными документами. Количественный учет готовой продукции ведется в кг и штуках. Аналитический учет готовой продукции осуществляется в количественном и стоимостном выражении.