Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Рыночные отношения предусматривают хозяйственные связи – это необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которых одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое – их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.

Все сделки и расчеты завершаются денежными расчетами. Последние могут принимать как наличную, так и безналичную форму.

Основными нормативными документами, регламентирующими учет денежных средств в кассе и на расчетном счете, являются:

– ФЗ " О банках и банковской деятельности" от 02.12.1990 N 395-1 (ред. от 23.07.2013);

– ФЗ " О переводном и простом векселе" от 11.03.1997 N 48-ФЗ;

– ФЗ " О валютном регулировании и валютном контроле" от 10.12.2003 N 173-ФЗ (ред. от 23.07.2013);

– " Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" (утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П) (ред. от 19.06.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 23.12.2002 N 4068);

– " Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ на территории РФ" от 12.10.2011 N 373-П;

– " Положение о правилах осуществления перевода денежных средств" (утв. Банком России 19.06.2012 г. N 383-П);

– " Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002);

– Постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 N 745 (в ред. от 8 августа 2003 г.) «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин».

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств ООО «УК» «Современные биотехнологии» имеет кассу.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятий ограничен лимитом. Лимит остатка денег в кассе – предельное значение количества денег в кассе, зависит от среднедневного поступления денег в кассу. Лимит устанавливается банком по согласованию с ним. В ООО «УК» «Современные биотехнологии» установленный лимит ЗАО «Райффайзенбанком» г. Москвы равен 10 000 рублей.

Сверх установленных норм наличность на предприятии хранится только в дни выплаты заработной платы в течении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита организация сдает в банк.

Наличные деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов организации; от покупателей (выручка от продаж); от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм); в оплату за денежные документы; от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба); от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Кассовые операции в ООО «УК» «Современные биотехнологии» осуществляет главный бухгалтер. С ним заключен договор о полной материальной ответственности. Прием и выдачу денег главный бухгалтер производит только на основании первичных документов установленной формы. Движение наличных денежных средств в кассе предприятия оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, и документам присваивается порядковый номер. Журнал регистрации контролирует целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег организации, присвоенные номера кассовым документам позволяют проверить полноту произведенных операций.

Сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу главный бухгалтер делает разноску в кассовой книге, которая предназначена для операций движения наличных денег по кассе. Он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе. Кассовая книга заполняется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого месяца.

Также в организации предусмотрена выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет), которая может производиться для следующих целей:

– аванс на хозяйственно-операционные расходы;

– аванс на оплату командировочных расходов;

– в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Денежные средства на хозяйственные нужды организации выдаются на срок 30 календарных дней. Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении указанного срока, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, приведен в Приложении 2 к настоящему Положению об учетной политике. Лица, получившие деньги под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. []

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса», 50-1 – «Касса организации в рублях».

В организации приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих ООО «УК» «Современные биотехнологии», запрещается. Ключи и печати хранятся у главного бухгалтера, который по окончанию работы закрывает сейф ключом.

Прием наличных денег при осуществлении расчетов производится с применением контрольно-кассовых машин. Применение контрольно-кассовых машин предусмотрено Федеральном законом РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03г. № 54-ФЗ.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и сохранности денежной наличности проводится инвентаризация кассы.

Инвентаризацию кассы в ООО «УК» «Современные биотехнологии» проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии главного бухгалтера проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют «Актом инвентаризации наличных денежных средств» и «Инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков строгой отчетности». В актах фактические остатки кассовой наличности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств, а также ценных бумаг и бланков строгой отчетности. Акты оформляются в день инвентаризации кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача или излишек денег, главный бухгалтер представляет комиссии письменное объяснение.

Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия.

Для учета движения средств в бухгалтерии ООО «УК» «Современные биотехнологии» используется активный счет 51 «Расчетные счета». По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет в банке. По кредиту счета 51 отражаются суммы, полученные из банка в кассу предприятия или перечисленные на другие счета или другим организациям.

Анализируя поступления и расходование денежных средств с расчетного счета ООО «УК» «Современные биотехнологии», можно сказать, что для операций по движению денежных средств на расчетном счете используются следующие счета: 50 «Касса»; 58 «Финансовые вложения»; 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»; 68 «Расчеты по налогам и сборам» и т.д.

Основанием для бухгалтерских записей по счету 51 «Расчетный счет» являются выписки из банка с приложенными документами. Выписки выдаются периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки).

В выписке указывается:

– номер расчетного счета клиента;

– дата предыдущей выписки и ее исходящий остаток (он же является входящим остатком для последующей выписки);

– номера документов, на основании которых зачислены или списаны денежные средства;

– корреспондирующий счет-шифр бухгалтерии банка, которым закодированы финансовые операции предприятия;

– суммы по дебету и кредиту;

– остаток наличия средств на дату выписки;

– выписка с приложением оправдательных документов передается предприятию ежедневно или в другие установленные сроки.

При получении выписки бухгалтер организации тщательно проверяет соответствующие документы, являющиеся основанием для платежа. К ним можно отнести: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, платежное требование.

Взнос наличных денежных средств на расчетный счет оформляется объявлением на взнос наличными, которое состоит из трех частей: верхняя часть остается в банке, средняя (квитанция) передается кассиру после приема денежных средств, нижняя (ордер) возвращается после проведения банком соответствующей операции вместе с банковскими выписками.

Денежный чек — письменное распоряжение владельца счета (чекодателя) учреждению банка, обслуживающего его, выдать наличными определенную сумму денег чекодателю. Чек может быть именным и предъявительским. Именным признается чек. выписанный в пользу определенного лица (чекодержателя). Предъявительским является чек, оплата которого происходит по предъявлению.

Чек должен содержать обязательные реквизиты:

– наименование «чек»;

– поручение плательщику и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

– указание валюты платежа;

– указание даты и места составления чека;

– подпись чекодателя.

Платежное поручение – документ, письменное распоряжение владельца счета обслуживающему его банку о перечислении определенной денежной суммы со счета его владельца на счет получателя средств в том же или ином учреждении банка. Платежное поручение выписывается на бланке строго установленной формы, в котором содержатся все необходимые реквизиты для совершения платежа. В ФЗ «О Центральном банке РФ» установлены сроки безналичных расчетов. Общий срок не должен превышать в пределах субъекта РФ – 2 операционных дня; по всей территории РФ – 5 операционных дней.

Платежное требование – расчетный документ, который содержит требование кредитора (получателя средств) по договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Расчеты платежными требованиями применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором.

Платежные требования бывают двух видов:

– с акцептом плательщика;

– без акцепта плательщика.

При использовании требований с акцептом плательщика кредитор направляет в банк требование с указанием:

– условий оплаты;

– срока для акцепта;

– даты отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов, в случае если эти документы были отосланы (вручены) им плательщику;

– наименования товара;

– номера и даты договора;

– номеров документов, подтверждающих поставку товара;

– номеров документов, подтверждающих даты поставки товара, способы поставки товара и другие реквизиты.

Плательщик в установленный срок должен направить мотивированный отказ от акцепта. В случае отсутствия в данный срок отказа от акцепта или его немотивированности банк списывает соответствующую сумму со счета плательщика при наличии на нем денежных средств.

Регистром бухгалтерского учета по операциям на расчетном счете в организации является журнал-ордер № 2. Журнал-ордер служит для отражения кредитовых оборотов по счету 51 в разрезе корреспондирующих счетов. В конце журнала-ордера в специальном разделе отражаются дебетовые обороты счета 51.

Записи в журнале-ордере №2 производятся ежедневно. Предварительно однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) суммируются в соответствии со сделанной разметкой в выписках банка и приложенных к ним документах. Суммы оборотов по дебету счета 51 одновременно отражаются в соответствующих журналах-ордерах по кредитовому признаку (это могут быть журналы-ордера № 6, 8 и другие). В случаях, когда корреспондирующими счетами являются счета учета капитала и финансовых результатов деятельности, для конкретизации сумм по статьям аналитического учета к журналу - ордеру №2 ведутся листки - расшифровки. Журнал-ордер № 2 является регистром месячного обращения. Остаток средств на расчетном счете показан только на начало и конец отчетного периода. Для оперативных целей на протяжении месяца используются данные об остатках на расчетном счете, показанные в выписках банка.

По истечении месяца в журнале - ордере выводятся суммы оборотов за месяц, которые затем переносятся в Главную книгу. До переноса в Главную книгу кредитовые обороты по журналу-ордеру №2 бухгалтер сверяет (например, по счету 50- с данными оборотов журнала-ордера №1). По кредиту обороты заносятся общей суммой, одновременно все суммы, составляющие этот оборот, записывают в дебет соответствующих счетов. После переноса данных все записи в журнале-ордере заверяются исполнителем и главным бухгалтером.

На расчетном счете скапливаются свободные денежные средства и поступления за проданную продукцию, выполненные работы и услуги и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за товар, погашение задолженности по бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи.