Особенности управления информационными потоками и свойства информации

Использование информации в управлении организацией предполагает не только возможность принятия решений на основе организованных определенным образом сведений, но и наличие специфических требований к информации. В результате может быть определена система свойств информации в управлении. Данные свойства характеризуют управленческую информацию с точки зрения ее надежности для принятия различных решений. Кроме того, управленческая информация специфична и в силу выполняемых ей функций.

Прежде всего, следует отметить, что управление информацией в организации характеризуется перечнем специфических методов и приемов использования сведений с целью принятия на их основе управленческих решений, что формирует информационный менеджмент. В результате можно говорить о специфической области управления организацией, которая определяет порядок управления информационным обменом между подразделениями, а также между организацией и внешней средой в соответствии с установленными правилами. Кроме того, информационный менеджмент устанавливает и конкретные критерии систематизации управленческой информации[8].

С точки зрения управленческой информации можно выделить ряд специфических понятий, которые используются в управлении информационными потоками. Массив информации представляет собой совокупность систематизированных сведений, выделяемых из всей информации в организации по определенным критериям. Массив информации, как правило, относится к определенной области управления организацией.

Можно выделить также понятие собственника массива информации, под которым понимается один из субъектов управления, которые управляют определенным массивом. У массива информации может быть и более одного собственника. С точки зрения использования массива информации можно говорить о пользователях информации, которыми являются как сотрудники организации, так и представители внешней среды, которые пользуются сведениями, представленными в информационном массиве, для принятия решений либо для иных значимых для организации целей.

Можно говорить и о транзакциях как единичных актах обмена информацией, на основе которых формируется массив данных. Транзакции отличаются от коммуникаций, поскольку представляют собой строго формализованных информационные взаимодействия, в ходе которых формируются информационные массивы. Можно говорить о ряде свойств информации с точки зрения формирования информационных массивов:

- с точки зрения формализации речь может идти о формализованных и неформализованных массивах информации. Для формализованных массивов информации речь идет о структурированных в соответствии с регламентами сведениях, которые, как правило, имеют жесткую форму представления информации;

- с точки зрения структуры информации можно говорить о структурированной в строгом понимании информации и неструктурированных сведениях. В информационных массивах информация не всегда строго структурирована. Например, текущие новости рынка, обзоры новостей компаний, отдельные нерегулярные сведения от поставщиков, например, о новинках, и т.д. не структурируются, пока не будут обобщены в ходе анализа, в то же время, указанные сведения для возможности их последующего структурирования, как правило, формализуются;

- по степени однородности сведений и их источниках массивы информации могут быть гомогенными, которые состоят из однородных сведений, происходящих из одного источника, и гетерогенными, которые основываются на сведений из различных источников либо различного характера. Примером гомогенной информации является информация о выпуске продукции. Примером гетерогенной информации служит информация о рынке организации;

- по характеру операций с информацией, которые производятся при формировании массива информации, она может быть синтетической, основанной на обобщении различных сведений, а также аналитической, которая основана на разложении сведений на отдельные составляющие. В то же время, в отдельных массивах информации возможно использование как синтетической, так и аналитической информации[9].

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Целью управления информацией в организации выступает создание единой системы информационного обмена между подразделениями организации, а также ее внешней средой, который позволял бы принимать обоснованные управленческие решения, отвечающие интересам управления организацией и способствующие достижению поставленных перед ней целей.

С точки зрения достижения данной цели объем информации должен рассматриваться как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется требуемым для ее хранением объемом памяти, либо иными количественными характеристиками информации. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления, временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления, которыми выступают актуальность, а также изменение состояния объекта.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

- информационная избыточность,

- субминимальный уровень,

- недостаток информации[10].

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации представляет собой минимально-полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение, Естественно, данный уровень является субъективной величиной, как следствие, его необходимо подстраивать под конкретного пользователя информации. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность пользователя. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест может хорошо реализовать данный уровень информации[11].

Методика оценки уровня объема воспринимаемой пользователем информации основана на экспертных методах.

Для информации характерны следующие свойства:

- достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйственную деятельность. Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности[12];

- ценность информации характеризует возможное снижение уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения при использовании данной информации. Ценность информации имеет четыре уровня:

а) нулевой;

б) средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%);

в) высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза);

г) сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз)[13].

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник;

- ясность. Информация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний;

- уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке разновременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических ситуаций;

- содержательность. Информация должна относиться к конкретному направлению деятельности организации и быть достаточной для восприятия сведений, которые относятся к данной составляющей управления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономической сущности;

- своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность;

- полнота отражения. Информация должна отражать все экономические ситуации в организации;

- логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, чтобы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противодействует неопределенности и не конкретности информации. Несоблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, называемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, согласно которому, для того чтобы признать информацию достоверной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность;

- насыщенность информации представляет собой соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация может служить для лучшего восприятия полезной информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Кроме того, фоновая информация может предоставляться в тех случаях, когда уровень подготовки получателя информации достоверно неизвестен. В данном случае предполагается наличие пояснений по сведениям, восприятие которых требует определенных профессиональных знаний, например, профессиональной терминологии. Также возможны развернутые пояснения, когда они не требуются, но будут способствовать лучшему восприятию информации.

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации;

- открытость информации представляет собой возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

а) секретная, которая отражает наиболее значимые для организации сведения, которые имеют стратегическое значение для управления;

б) конфиденциальная, которая имеет ограничения на ее использование. К конфиденциальной относятся, например, сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

в) публичная, которая не имеет ограничений на использование[14].

Рассмотренные характеристики информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости. Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по упреждению и по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не сведены. Как правило, лучшие результаты дает процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам путем корректировок заданных характеристик.

Таким образом, управление информацией в организации характеризуется перечнем специфических методов и приемов использования сведений с целью принятия на их основе управленческих решений, что формирует информационный менеджмент. Целью управления информацией в организации выступает создание единой системы информационного обмена между подразделениями организации, а также ее внешней средой, который позволял бы принимать обоснованные управленческие решения, отвечающие интересам управления организацией и способствующие достижению поставленных перед ней целей.