Нормативно-правовая база делопроизводства

Делопроизводство в России прошло ряд этапов становления. В зависимости от государственного устройства оно менялось и совершенствовалось. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, оставляющего иногда в длину десятки метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве

сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, стали создаваться архивы, совершенствоваться конторский труд. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Современное делопроизводство развивается с учетом рыночных отношений и массовой компьютеризации. Первое обстоятельство вызвало резкое увеличение коммерческой документации, второе – значительное изменение технологии документооборота.

Правовая база делопроизводства складывается так, что его нормы оказались рассеянными по

многим законодательным и нормативным документам. В их число входят:

– законодательные акты Российской Федерации;

– постановления и распоряжения Правительства РФ;

– государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

– государственные стандарты на документацию;

– унифицированные системы документации;

– нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Приведем лишь краткую характеристику важнейших законов и более подробно остановимся на правовых актах, регулирующих делопроизводство. Во многих законодательных актах РФ есть положения, определяющие порядок делопроизводства в тех или иных сферах деятельности. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

Гражданский кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических

лиц, но и состав информации (содержания) документов и их оформление. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к уставу и учредительному договору, на основании которых действуют юридические лица; ряд статей определяют реквизиты доверенности, формуляра чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления документов. В частности, определены обязанности обществ по хранению документов.

Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов.

Ряд других правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при оформлении управленческих документов. К ним относится, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках

обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы организации, помещаемой на бланке.

Ряд основополагающих документов принят Правительством Российской Федерации, в частности, о подготовке и регистрации правовых актов государственными органами, федеральной архивной службе России. На некоторые министерства и ведомства возложена обязанность разрабатывать унифицированные формы бланков (финансы, медицина, статистика).

Стандарты. Для удобства работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами (стандарт – типовой вид, образец, которому должны удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качеству).

В настоящее время действует около десяти стандартов, которые так или иначе касаются делопроизводства. Важнейшими из них являются:

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Ей предоставлено право утверждать перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы.

В системе Росархива действует Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Им в 1991 году выпущен документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Его нормы и правила базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 году и сыгравшей важную роль в оптимизации документоведения в отечественной экономике. В ней были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документов, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов.

В настоящее время готовится новая редакция ГСДОУ. Главное ее отличие заключается в том, что новая система делопроизводства будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования.

Не менее важной является Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденная Государственной архивной службой 6 июля 1992 года. Она определяет как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей.

Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все

вопросы организации делопроизводства.

Среди других нормативно-методических документов следует назвать Основные правила работы ведомственных архивов, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, учреждениях и организациях, Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек в учреждениях и организациях

Таким образом, нормативная база делопроизводства складывается из многих правовых актов

различного уровня. Уследить за их изменениями непросто даже специалисту. Тем важнее знать основные положения и требования в работе с документами.