Коммуникация в организации как разновидность групповой

Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две категории: планируемая, или формальная, передача информации и не планируемая, или неформальная, передача информации.

Формальная передача информации осуществляется при помощи стандартизированных форм (бланков), в которые вносится информация. Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой информации: введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также получателю информации: используя форму, он может уточнить, какие именно сведения ему нужны в работе. Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гибкости.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Система слухов поставляет 66% информации работникам предприятия, 80% которой – производственная информация. Неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие коммуникантов к неформальной информации выше, чем к формальному источнику.

Коммуникационные процессы, в которых участвуют организации, могут быть разделены на две крупные сферы: коммуникация внутри организации и внешняя коммуникация.

Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие в пределах организации. К таким коммуникациям можно отнести взаимодействие члена организации с ее структурными подразделениями, а также структурных подразделений организации между собой.

Внешние коммуникации — это система связей любой социальной системы с внешними социальными образованиями. Задачей системы коммуникаций является модификация внешней среды таким образом, чтобы она создавала благоприятные условия для деятельности предприятия.

В зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяются на горизонтальные и вертикальные. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация от более низкого к более высокому уровню используется для обратной связи подчиненных с руководителем с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Такая информация не просто служит средством доведения мнения работников до руководителей, а позволяет вышестоящим органам и руководителям своевременно реагировать на происходящие изменения в коллективном мнении. Руководители анализируют эту информацию с целью принятия правильного управленческого решения. Восходящая информация используется для информирования начальников определенного уровня руководителями более низкого звена. Это может осуществляться путем предоставления отчетов, докладов, итоговых документов по отдельным проектам в вышестоящие уровни руководства.

Горизонтальное направление. Коммуникация происходит между членами группы, имеющими равный ранг, а также между равнозначными группами.

Исследователями выделены четыре наиболее важные цели горизонтальных коммуникаций:

- координация заданий между отделами;

- решение проблем (например, методом мозгового штурма);

- обмен информацией между отделами;

- разрешение конфликта.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Помимо этих основных коммуникационных потоков, в организации могут наблюдаться и дополнительные (между руководителями и работниками разных подразделений, то есть, " по диагонали", между работниками и руководителями различных организаций, " в сторону").