Тема 3. Основные стадии выполнения проектов

Каждый проект, большой или маленький, сложный или простой, проходит следующие стадии развития:

~ Замысел (концепция) - Рождение идеи проекта.

~ Разработка - Создание плана проекта.

~ Начало - Формирование команды исполнителей.

~ Исполнение - Выполнение работ по проекту.

Для выполнения маленьких проектов требуются считанные дни, а на крупные - могут уйти годы. Однако стадии всех проектов будут одни и те же.

Все проекты начинаются с идеи. Например, заказчик формулирует свои требования, или руководство планирует выход на новые рынки сбыта. Если есть идея проект уже можно считать на стадии замысла.

Часто первая стадия протекает неформально, и для маленьких проектов она ограничивается обменом мне­ниями и устным соглашением. Но в серьезных делах, особенно если проект крупный и дорогостоящий, обсуждение идеи проекта и принятие решений должно проходить в официальном порядке.

На первой стадии необходимо выполнение сравнительного анализа затрат и результатов.

Сравнительный анализ затрат и результатов проекта — это сопоставление средств, необходимых для выполнения проекта, последующего внедрения и сопровождения полученных результатов, с ожидаемыми выгодами от его реализации.

Не все результаты проекта легко выразить в денежном исчислении. Результаты проекта, направленного на улучшение морально-психологического климата в коллективе, в рублях не измерить, хотя можно оценить косвенную выгоду от уменьшения текучести кадров, увеличения производительности труда, снижения количества прогулов и жалоб.

При постановке задачи разработки проекта часто решается вопрос о форме его исполнения: выполнять его собственными силами или привлечь стороннюю фирму.

Преимущества собственной организации проекта:

• Собственная организационная структура предоставляет руководству проекта необходимую для эффективного управления и контроля свободу действий.

• Нет необходимости выносить проблемы за пределы иерархии линейной организации.

• Функционеры линейной организации не обременяются дополнительной работой.

• Возможно более быстрое принятие решений и непосредственное реагирование на ошибки или критические ситуации, что экономит время и деньги.

Современная организация предприятий требует смягчения жесткого деления на отделы и функционального разделения задач. Разработка продукта, например, в меньшей степени является работой изобретателя, а в большей - результатом творческих идей и ноу-хау слаженной команды по их реализации.

На начальной стадии разработки проекта стоит задача детального формулирования руководством цели проекта (например, определенные инновации продуктов или процессов, открытие новой сферы деятельности, подготовка к кооперации) и основной стратегии. Определяется руководитель проекта, подбираются сотрудники проекта, устанавливается длительность его выполнения и бюджет проекта. Чем яснее формулирование целей проекта, промежуточных рубежей, тем с большим коэффициентом полезного действия может быть позднее проведен контроллинг проекта.

Реализуя поставленные задачи, надо помнить, что в последующем будет необходимо оценить их эффективность. Одним из заметных направлений в бизнесе в последнее время стало стремление к реконструкции и модернизации. Это позволяет снизить затраты, обеспечить экономию времени, повысить качество продукции. Однако любая система, включая сферу бизнеса, подвержены энтропии – естественной деградации, наступающей с течением времени. Чтобы удержать свой бизнес хотя бы на сегодняшнем уровне, для своего выживания компании придется поглощать собственные ресурсы. Поэтому необходимы постоянные меры по внедрению инновационных методов в разных направлениях деятельности.

Способов оценки успеха в бизнесе много. Для компаний, осуществляющих модернизацию своего производства, проблемой часто является использование при такой оценке устаревших способов оценки. Например, многие компании до сих пор ориентируются, главным образом, на стратегию экономии масштабов. Такая стратегия предполагает сокращение производственных затрат за счет увеличения объемов производства. Бесспорно, экономию масштабов учитывать надо, но сегодня наиболее эффективны конкурентно-рыночные преимущества – инновации, дифференциация, снижение затрат при продвижении продукта. Именно такими понятиями надо считать главными при оценке успеха компании в реализации проекта.

На всех стадиях проекта не следует забывать об общих целях проекта.

Цели — это результаты, которые следует получить в процессе выполнения проекта. Ими могут быть созда­ние продукта, какого-либо вида услуг или эффект от их внедрения. От точности определения целей зависит успех всего проекта.

Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:

ﻤ Ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых Вы хотели бы добиться;

ﻤ Потребности — все, что необходимо для успешной реализации проекта.

Заказчики проекта обычно выдвигают следующие предварительные требования:

ﻤ результаты проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта;

ﻤ сроки исполнения — например, кто-то ожидает, что проект должен быть выполнен к 30 июня, хотя Вы еще не знаете, возможно ли это;

ﻤ ресурсы — виды, тип, количество, их доступность;

ﻤ направления выполнения работ — стратегия и способы выполнения различных задач.

Тема 4. Планирование ресурсов на проект

Важным вопросом оценки результативности каждого проекта является соблюдение установленных сроков работ. В связи с этим, особенно при выполнении сложных проектов, трудно обойтись без составления сетевых графиков.

Сетевой график — это последовательная схема, отражающая порядок выполнения работ проекта. Он позволяет провести своего рода тестирование: продумать различные стратегические подходы, прежде чем начать работы.

В любом виде сетевого графика общее время для выполнения комплекса работ задачи определяют следующие факторы:

Продолжительность - время, которое необходимо для выполнения каждой отдельной работы.

Последовательность - порядок выполнения работ.

Сетевой график включает три элемента.

● Событие — значительное происшествие в ходе выполнения проекта; иногда называемое узловым событием или вехой. Оно не имеет протяженности во времени и не по­требляет ресурсов. Это мгновенная точка отсчета в проекте, которая ха­рактеризует начало или конец работы или группы работ. Примеры событий: " Отчет утвержден" или " Начало проектирования".

● Работа — действия, которые выполняются, чтобы перейти от одного события вашего проекта к другому. Она занима­ет время и потребляет ресурсы. Примеры описания работ: " Разработать формат отчета" или " Сформулировать требо­вания к новому продукту".

● Продолжительность — календарное время, требуемое на выполнение работы. Оно также называется пе­риодом или временем работы. Продолжительность работы зависит от ее трудоемкости, количества исполнителей (с учетом их работоспособности), производительности ис­пользуемого оборудования (например, вычислительная мощность компьютера) и доступности требуемых ресурсов.

Сетевые графики имеют две основные формы представления:

а) События-работы. Кружочками обозначаются события, а стрелками - работы. Эта форма считается классической, или традиционной.

б) Работы-связи. Наименования работ вписываются в прямо­угольники, а их связи обозначаются стрелками. Такая форма еще называется узловым представлением работ или диаграммой предшествования.

Оба формата взаимозаменяемы, т.е. все, что можно представить в одном формате, также отображается и в другом. Разница состоит только в символах, обозначающих три основных элемента: события, работы и их

Особое значение имеет планирование денежных ресурсов.

Правильно запланировать финансовые ресурсы и суметь уложиться в них – это большое искусство, которому надо учиться. Прежде всего, надо оценить - является ли осуществление проекта оправданным с финансовой точки зрения.

Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:

ﻤ Ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых Вы хотели бы добиться;

ﻤ Потребности — все, что Вам нужно для успешной реализации проекта.

Заказчики проекта обычно выдвигают следующие предварительные требования:

ﻤ Результаты проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта;

ﻤ Сроки исполнения — например, кто-то ожидает, что проект должен быть выполнен к 30 июня, хотя Вы еще не знаете, возможно ли это;

ﻤ Ресурсы — виды, тип, количество, их доступность;

ﻤ Направления выполнения работ — стратегия и способы выполнения различных задач.

Планирование издержек

Смысл составления сметы – ответ на вопрос, в каком соотношении находятся между собой расходы и доходы. Таким образом, эти расчеты могут решить судьбу проекта, то есть вопрос о том, будет ли он осуществлен. Планирование издержек потребуется и для разработки финансового плана проекта, и для контроля за нарастающими расходами. А удержание расходов в запланированных пределах для многих проектов важнее, чем соблюдение сроков (если не учитывать того, что срыв сроков, как правило, ведет к превышению расходов).

Один из самых простых способов следить за показателями проекта – это дисперсионный анализ, или анализ отклонений. Анализ отклонений предусматривает сравнение трудовых или финансовых средств, заложенных Вами в проект на определенный период времени, с фактически полученными результатами за этот период. Отклонение представляет собой разницу между плановыми и фактическими показателями. Эта разница может быть выражена положительной, отрицательной величиной или равняться нулю.

При наличии отклонений необходимо оценить их размер – значительны ли они? В случае утвердительного ответа надо найти причину возникновения отклонений.

Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими:

• Трудозатрат меньше, чем планировалось.

• Трудоемкость работ больше ожидаемой.

• Исполнители завышают объем работ.

• Обнаружились неучтенные в плане работы.

• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.

• Данные по отработанному времени недостоверны.

Поняв причины отклонений от плана, по возможности, надо принять меры по устранению этих причин.