Создание текстовых документов с использованием систем нормативно-правовой информации

Документы для использования в сфере бизнес-процессов могут создаваться не только с оригинальным содержанием, но и с включением в них готовой информации, почерпнутой из различных информационных систем, к примеру, таких как справочно-правовые системы КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс и другие. В частности, СПС КонсультантПлюс, пользующаяся авторитетом среди лиц управления и бизнес-деятельности, по состоянию на начало 2012 г. содержит свыше 5 млн. документов. Причем, в качестве документов выступают не только небольшие (по числу страниц) указы, законы, постановления, распоряжения, письма органов власти различного уровня, но и кодексы по нескольку сотен страниц (как например Уголовный, Налоговый, Жилищный и др.). Все эти документы содержатся в едином информационном массиве системы, состав которых отображается в стартовом окне при загрузке СПС (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Стартовое окно программы

В СПС КонсультантПлюс существуют две возможности поиска: проводить поиск документов в информационном массиве и проводить поиск слов и текстовых фрагментов в самих документах. Основными инструментами поиска документов являются Быстрый поиск, Путеводители, Карточка поиска и Правовой навигатор.

Инструментом Быстрый поиск обеспечивается наиболее простой поиск документов в системе. Он становится доступным пользователю из Стартового окна или из другого места системы через Панель быстрого доступа. Его интерфейс представлен в виде одной строки, в которую можно вводить любую известную информацию о документах, и они будут найдены.

На рис. 1.11 представлено окно СПС КонсультантПлюс, иллюстрирующее поиск документов, содержащих информацию об уплате налога на имущество организацией, которая в результате капитального строительства создала объект недвижимости. Для поиска нужного документа в строке Быстрый поиск введен запрос в виде фразы “налог на имущество при капитальном строительстве” и после нажатия кнопки < Найти> ниже выдается итоговый список документов (не более 50), наиболее соответствующих введенному запросу.

Рис. 1.11. Результаты поиска документов в окне Быстрого поиска

Путеводители – это инструмент поиска, работающий в связке с Быстрым поиском. С другой стороны, Путеводители – это информационный банк, содержащий аналитические материалы, содержащие ключевую информацию по искомым вопросам в компактном структурированном виде. Получив с помощью Быстрого поиск список документов, касающихся искомого вопроса, пользователь, нажав кнопку < Путеводители>, исключает для себя необходимость прочитывать полностью все выданные системой документы, а использует выдаваемую систему ссылок на допустимые варианты решений. На рис. 1.12 показан пример с использованием Путеводителей по предыдущему запросу.

Рис.1.12. Фрагмент найденного текста

Карточка поиска – инструмент для поиска документа, если известны какие-либо его реквизиты (вид документа, принявший орган, номер документа и др.), а также фразы или отдельные слова из его названия или текста. Известные данные о документах можно задавать в соответствующих полях Карточки поиска. На рис. 1.13 представлена заполненная Карточка поиска для поиска документов по разрешению все того же искомого вопроса – поиска документов по уплате налога на имущество.

Рис. 1.13. Окно Карточки поиска с заполненными полями.

При заполнении Карточки поиска достаточно заполнить 2-3 поля, но с точной информацией. Указание множества, но неверных реквизитов может привести к тому, что документ не будет найден.

Правовой навигатор – специальный инструмент поиска, базирующийся на использовании словаря ключевых понятий (формулировок), понятных системе. В СПС КонсультантПлюс этот словарь, содержащий несколько десятков тысяч ключевых понятий, структурирован в два уровня: группы (темы) и ситуации. На рис. 1.14 дан пример использования Правового навигатора для нашей задачи по поиску нужных документов.

Рис. 1.14. Окно Правового навигатора.

Как отмечено выше, основное назначение СПС – поиск необходимых текстовых документов для ознакомления с ними и дальнейшего использования. При этом найденный документ или его фрагменты можно распечатать, сохранить в виде файла, сканировать в Word-документ, отправлять по электронной почте используя соответствующие кнопки . Выполняя эти операции, необходимо учитывать следующие практические рекомендации:

· для печати одного или нескольких фрагментов текста их предварительно надо выделить;

· если не помечена ни одна строка текста, документ печатается полностью;

· пересылка найденного в системе документа в виде текстового вложения возможна, если на компьютере установлена почтовая программа, а он сам подключен к сети;

· предварительно просмотреть, в каком виде будет документ, можно с помощью кнопки < Предварительный просмотр> пиктографического меню.

Тип, стиль и размер шрифта для печати можно предварительно настроить на вкладке Шрифт для печати, вызываемой командой Сервис / Настройки.