Сквозные процессы

Основной признак сквозного процесса состоит в том, что он пересекает границы нескольких структурных подразделений. Есть и дополнительные факторы, важные для определения сквозного процесса.

Процесс можно считать сквозным, если:

• участниками процесса являются сотрудники различных структурных подразделений;
• деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне отделов или сотрудников (операционный уровень);
• существует возможность организации контроля оперативной деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;
• результат процесса важен с точки зрения достижения целей организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения потребностей внешнего потребителя;
• существует возможность значительного улучшения деятельности (усиления эффектов синергии) за счет оптимизации межфункционального взаимодействия в рамках процесса. [3]

Сквозные процессы определяются на уровне операций, выполняемых конкретными сотрудниками. Так, в рамках одного структурного отдела взаимодействие начальника и его подчиненного или взаимодействие нескольких сотрудников этого отдела нельзя рассматривать как сквозной процесс, а взаимодействие сотрудников различных отделов большей частью может рассматриваться в качестве сквозного процесса. При этом он может быть описан на уровне взаимодействия как отделов (уровень процессов отделов), так и отдельных сотрудников (уровень операций сотрудников).

Для получения синергетического эффекта необходимо, чтобы кто-то из руководителей видел сквозной процесс целиком и отвечал за его оптимизацию с точки зрения получения конечного результата, при этом стыковка процессов структурных подразделений по входам/выходам не в полной мере обеспечивает получение конечного результата. [3]

На уровне организаций вместо понятия сквозного процесса используется термин «цепочка создания ценности», ЦСЦ. Для ее описания и анализа разработаны и применяются соответствующие методы. В определенной части ЦСЦ также возможно определение сквозного процесса. Его выделение и оптимизация может обеспечить усиление синергетических эффектов на уровне цепочки создания ценности. Примером такого сквозного процесса является, в частности, взаимодействие сотрудников отдела таможенного оформления компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс» и сотрудников таможенного поста «Аббакумовский», на территории которого расположен отдел.

Результаты сквозного процесса должны быть важны с точки зрения:

• достижения целей организации;
• системной оптимизации ее деятельности;
• улучшения коммуникаций между структурными подразделениями;
• усиления синергетических эффектов.

Если результат сквозного процесса получает внешний потребитель организации и этот результат является для него значимым, то такой процесс нужно выделить и оптимизировать.

Инструмент сквозных процессов требуется, когда:

• эффективность деятельности организации в целом снижается;
• поставленные собственниками цели достигаются лишь частично;
• возникают центробежные тенденции (подразделения становятся самодостаточными и всячески стремятся отделиться, вести отдельный бизнес);
• удовлетворенность внешних потребителей продукцией (услугами) организации снижается;
• организация обюрокрачивается, становится инертной, снижается управляемость.[3]

Сквозными процессами, исследуемыми в настоящей работе, являются процесс электронного документооборота складских отчетов и деклараций на товары, оформляемых в компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс». Синергетический эффект достигается, как будет показано ниже, между отделом оформления и отделом статистики и складских операций.