Требования к операционной системе и оборудованию

В качестве сервера рекомендуется использовать MS Windows NT Server 4 с установленным SO не ниже 3. На рабочих местах рекомендуется устанавливать Windows NT Workstation, и MS Internet Explorer (MSIE).

Конфигурация на 100 номеров:

сервер Р-266/64/2 Гб;

рабочая станция Р-133/32/1 Гб.

Конфигурация на 300 номеров и выше:

сервер РН (XEON)-450/128(256)/10 Гб;

рабочая станция Р-166/62/2 Гб.

Система KEI-Hotel установлена в ряде гостиниц, в том числе в гостинице «Белград» (Москва).

6.9. Система Fidelio

Система Fidelio разработана немецкой фирмой Fidelio, которая является производителем таких известных автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса, как Fidelio FO (Fidelio front office), Fidelio F& B (Fidelio food & Beverage) и Fidelio eng. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel and Restaurant Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит обучение пользователей.

К основным функциям системы Fidelio FO относятся:

бронирование и заселение гостей;

начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей;

аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;

выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;

учет информации о безналичных расчетах;

получение финансовых и статистических отчетов.

Ведение информации о клиентах и клиентских счетах. Сюда включается следующая информация: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.

Программный модуль ведения номерного фонда предназначен для осуществления оперативного контроля за его состоянием, сбора

­ Конец страницы 120 ­

¯ Начало страницы 121 ¯

статистической информации о загрузке номерного фонда, получения различных отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных. Система отслеживает, убран номер или нет, и выдает предупреждение, если производится заселение клиента в неубранный номер.

В программе используются следующие понятия: карточка гостя; бронь; комната и счет клиента; код услуги; инструкция перенаправления.

Карточка гостя. Она содержит информацию о клиенте: фамилия, имя, язык, код VIP, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер и т. д. Ведение архивной базы данных гостей позволяет после ввода в компьютер фамилии и имени постоянного гостя выдавать полную информацию о числе прожитых ранее ночей в гостинице, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. Получение этой информации позволяет предоставить постоянному гостю его любимый номер, получить дополнительные услуги и т.п. Все это создает высокий уровень обслуживания гостей обеспечивая получение прибыли.

Бронь. Она формируется на период времени, в течение которого будет сниматься номер, затем бронь может быть отменена или изменена. Бронь всегда связывается только с одной карточкой гостя, но для одной карточки гостя может существовать несколько видов бронирования.

В карточке гостя содержится следующая информация:

сроки проживания (измеряются ночами);

число человек, проживающих в номере. Если среди них есть дети, то это необходимо отметить, так как во многих гостиницах дети до определенного возраста проживают бесплатно;

тип комнаты. Определение типа и категории комнаты, в которой будет проживать гость, зависит от его предпочтений, а также от наличия номеров данной категории. Номера различаются по категориям, цене, числу кроватей. Обычно первыми продаются самые дешевые номера, а только затем более дорогие. У каждого номера есть определенное число отличительных черт, которые могут быть как привлекательными, так и отталкивающими для гостей (окна выходят во внутренний двор или на оживленную улицу; номер центральный или угловой, рядом располагается лестница или лифт и т.д.). При бронировании комнаты желательно руководствоваться пожеланиями гостя;

ценовой код. Обычно обозначается несколькими буквами или цифрами, которые легко запоминаются и часто несут смысловую нагрузку: содержат первые буквы или комбинацию первых букв слов, содержащихся в названии компании, цены для групп и т.д. Для компаний и турфирм, которые регулярно присылают заявки

­ Конец страницы 121 ­

¯ Начало страницы 122 ¯

о бронировании и обеспечивают достаточное число ночей, гостиница устанавливает специальные скидки, что фиксируется специальным ценовым кодом. В задачи службы бронирования входит отслеживание правильности определения цены для компаний или турфирмы;

тип бронирования (гарантированное или негарантированное).

Гарантированное бронирование. Оно позволяет держать комнату до тех пор, пока гость не приедет, т. е. гость может приехать в любое время, и он гарантированно получит номер. В свою очередь, гость гарантирует оплатить номер, даже в том случае, если он не использовался в случае незаезда, либо отменить бронирование до определенного часа, установленного гостиницей, дня заезда. Таким образом, если гость бронирует номер, но не приезжает и не отменяет бронирования вообще или до установленного срока, то на него налагаются штрафные санкции. Существуют следующие способы гарантирования бронирования.

Перевод предоплаты в гостиницу. Уведомление о переводе предоплаты должно поступить в гостиницу до дня заезда гостя. Обычно это банковский перевод. Срок подтверждения предоплаты определяется гостиницей и колеблется от нескольких недель до одних суток.

Гарантии под кредитную карту. Основные компании, поддерживающие деятельность кредитных карт, разработали систему, позволяющую начислять штраф за неприбытие в случае гарантированного бронирования. Если бронирование, гарантированное кредитной картой, не было отменено до часа, установленного гостиницей, и гость не заехал, то гостиница может начислить сумму штрафа на кредитную карту (обычно стоимость ночи проживания). Затем банк переведет данную сумму на счет гостиницы и уведомит об этом держателя карты.

Внесение депозита. Депозит обычно вносится в случае невозможности банковского перевода или гарантии кредитной картой. Гость или его представитель вносит определенное число денег в кассу гостиницы до заезда. Это число денег обычно превышает стоимость ночи проживания в гостинице и зачастую включает в себя депозит на пользование телефонами, прачечной и т.д. В случае отмены бронирования депозит возвращается. В случае изменения даты заезда он переносится. В последующем депозит используется гостем для оплаты проживания и услуг, которые предоставляет гостиница.

Гарантии компании. Этот тип гарантирования бронирования чаще всего употребляется компаниями, с которыми гостиница заключила договор. В этом случае необходимо письмо представителя компании, содержащее фразу «в случае незаезда... (имя гостя) и невозможности отмены бронирования до 6 ч вечера дня заезда, компания... (название) гарантирует оплату одной ночи

­ Конец страницы 122 ­

¯ Начало страницы 123 ¯

проживания». Эта фраза приблизительна и зависит от политики гостиницы.

В случае выставления штрафных санкций компания обязуется их выплатить. Необходимо соблюдать осторожность при приеме такой гарантии. Желательно принимать гарантию только от тех компаний, которые положительно зарекомендовали себя в процессе сотрудничества, финансовое положение которых стабильно и не вызывает никаких опасений. Иначе существует риск невозможности получения штрафа.

Использование платежного документа — ваучера. Гарантированное бронирование ваучером характерно для туроператоров. Ваучер — это платежный документ, который подтверждает оплату всего срока проживания и некоторых дополнительных услуг, потребляемых во время пребывания гостя в гостинице. Ваучер выпускается в том случае, если гость оплачивает свое проживание в турфирме. Свою прибыль туроператор закладывает в ваучер, а не получает определенный процент комиссионных за заселение гостя в данную гостиницу. Разница между реальной ценой номера и ценой, которую туроператор просит у гостя за него, зачастую превышает стандартную цену гостиницы. Для избежания недоразумений следует держать в тайне от гостя цену, предоставляемую данному туроператору.

В случае негарантированного бронирования гостиница соглашается сохранить комнату непроданной до определенного часа. Этот тип бронирования не гарантирует, что гостиница получит оплату за номер в случае неприбытия гостя. Если гость не въезжает в номер до 6 ч вечера, то гостиница имеет право отменить бронирование и включить данную комнату в список комнат, свободных для продажи.

Метод оплаты может быть различным: наличный, кредитная карта (указывается тип карты), оплата компанией и т.д.

К дополнительным услугам, входящим в стоимость номера, относятся: завтрак, платное телевидение, местные, междугородные или международные звонки и т.д.

Если при бронировании в наличии нет номеров требуемого типа, то данную бронь можно поместить в список ожидания. Когда какой-нибудь из номеров данного типа будет освобожден, система сама предупредит, что в списке ожидания находится бронь на данный тип номеров.

Система Fidelio FO состоит из следующих основных модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.

Модуль бронирования. Он предназначен для оформления бронирования клиентов. Данный модуль позволяет:

завести бронь для клиента;

завести групповую бронь;

отменить бронь;

­ Конец страницы 123 ­

¯ Начало страницы 124 ¯

корректировать бронь;

перенести бронь в список ожидающих;

назначить конкретные номера по ранее сделанному бронированию;

распечатать подтверждения бронирования;

принять депозит для бронирования.

Модуль портье. Он предназначен для поселения клиентов гостиницы, имеющих бронь. Во многом функциональность этого модуля похожа на модуль бронирования. Данный модуль позволяет производить следующие операции: поиск брони; назначение номеров и заселение; изменение брони; отмена бронирования; печать подтверждений; подселение; прием сообщений для прибывающих или прибывших гостей; прием депозита для бронирования; перемещение брони в список ожидания; заведение служебных счетов гостиницы.

Модуль кассира. Он является наиболее сложным модулем системы Fidelio FO. Пользователь, работающий в данном модуле, может:

выполнять текущую работу со счетами клиентов;

выставлять промежуточные счета;

переселять клиента в другой номер;

осуществлять выписку;

осуществлять ведение главной кассы;

осуществлять операции обменного пункта;

осуществлять прием депозита для бронирования;

печатать отчеты для кассиров;

исправлять бронь клиента;

производить прием оплат;

перенести начисления с одного счета на другой;

делить и объединять начисления;

выполнять ручные начисления на счета клиентов.

Бухгалтерский модуль. Модуль системы Fidelio FO — Fidelio A/R представляет собой сильно упрощенную бухгалтерскую программу, а точнее книгу продаж услуг гостиницы, нацеленную на отслеживание задолженностей клиентов, которые уже выписаны и которым выставлены счета за услуги. Функциональность данного модуля системы не очень богата, но позволяет производить некоторые манипуляции с начисленными суммами (переносить начисления с одного счета на другой, вводить оплату по каждой позиции, отслеживать историю по клиентам, печатать отчеты и письма клиентам).

Операционный день гостиницы в системе Fidelio FO закрывается посредством проведения ночного аудита, который осуществляется обычно в 6 ч утра и включает ряд процедур:

перевод программной даты;

анализ действий пользователей в системе;

указание на незавершенность некоторых операций;

­ Конец страницы 124 ­

¯ Начало страницы 125 ¯

распечатку пакета отчетов о работе гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;

автоматическое начисление стоимости номера на счета гостей;

сохранение данных и статистики за день;

выполнение системных процедур.

Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех операций за истекший день, чем и обусловлено время его проведения.

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы. Прогнозирование является важной функцией Службы бронирования гостиницы, так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб гостиницы. Все службы гостиницы находятся в тесной взаимосвязи. Поэтому увеличение или уменьшение загрузки гостиницы ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, число работающих в день, а также в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.

Прогнозирование загрузки гостиницы делается на основании данных предыдущих периодов. В гостиницах с помощью системы Fidelio FO составляются следующие виды отчетов:

Ежедневный отчет об активности. В этом отчете представлена сравнительная информация о деятельности данной гостиницы с остальными гостиницами одного типа данного региона. Первая часть данного отчета содержит информацию об активности гостиницы за прошедший день. В нее включены данные о числе проданных номеров (разбивка идет по сегментам рынка), о полученных прибылях от каждого сегмента рынка. Во второй части содержится информация о деятельности других гостиниц, включающая в себя количество проданных номеров, процент загрузки и среднюю стоимость номера за этот день. Этот отчет дает возможность получить полную картину деятельности гостиниц данного региона. На основании данных этого отчета составляются некоторые прогнозы.

Отчет об изменении спроса. Этот отчет позволяет проанализировать, как изменялась загрузка гостиницы после каждого прошедшего дня. Обычно анализ спроса начинается за полтора месяца до обозначенного дня. Этот отчет заполняется ежедневно и дает возможность наглядно представить динамику роста спроса на номера. Разбивка этого отчета идет обычно по дням недели. Это делается для того, чтобы можно было спрогнозировать возможное число забронированных номеров. Информация группируется таким образом, чтобы можно было сравнить изменение загрузки гостиницы с предыдущими днями.

­ Конец страницы 125 ­

¯ Начало страницы 126 ¯

Девятидневный прогноз. Этот прогноз составляется на последующие девять дней. Он базируется на ежедневном отчете об активности. Сравнивая данные о загрузке предыдущих периодов с темпами роста загрузки, полученных из отчета об изменении спроса, имеется возможность спрогнозировать загрузку гостиницы на ближайшие периоды. Прогноз делается с учетом событий, влияющих на загрузку (выставок, конференций и т.д.). Прогноз учитывает не только возможный процент загрузки гостиницы, но и возможную прибыль от различных сегментов рынка. При этом прогнозируется средняя стоимость номера.

Ежемесячный отчет. Это статистическое подведение итогов прошедшего месяца. Оно делается на основании ежедневных отчетов по продажам. Прибыль, полученная от продажи номеров, суммируется, подсчитывается число проданных за месяц номеров. На основании этих данных вычисляются средняя стоимость номера и средний процент загрузки.

В системе Fidelio FO предусмотрено соблюдение конфиденциальности при работе с информацией, т. е. для каждого пользователя существует определенный набор модулей системы, с которыми он может работать.

Идентификация пользователя происходит посредством имени и пароля.

Для удобства в системе предусмотрено «запирание» (реализовано через клавишу F8) системы пользователем (в случае недолгого отсутствия на рабочем месте), для последующей работы нужно ввести имя и пароль.

Также в системе ведется журнал операций, т.е. имеется возможность вывести отчет о действиях каждого пользователя в системе за интересуемый период. Кроме того, карточка гостя, бронь, начисление имеют поле, куда проставляется имя создавшего их оператора (пользователя).

Достоинством системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

1. Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on-line, т. е. сразу же.

­ Конец страницы 126 ­

¯ Начало страницы 127 ¯

Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с телефонной станцией Meridian). Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

3. Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно.

Существуют программные интерфейсы к таким бухгалтерским системам, как SUN и SCALA.

4. Программный интерфейс с телевизионными системами.

5. Программный интерфейс с ресторанной и складской системой Fidelio F& B позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

6. Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

7. Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах позволяет отпереть дверь любого номера в случае, если произведена операция заселения.

8. Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице. Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы Fidelio F& B и Micros, которые могут взаимодействовать между собой.

Система Fidelio F& B позволяет: работать с поставщиками (заказы, поставки); вести учет товаров на продовольственных складах; вести меню, используемое в ресторанах и барах; проводить калькуляцию рецептов блюд; производить расчет банкетного меню; производить инвентаризацию на складах гостиницы; на основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами; получать отчеты о работе складов.

­ Конец страницы 127 ­

¯ Начало страницы 128 ¯

Система Fidelio F& B является программой для продуктового склада, но ее можно использовать без ограничений и для непродовольственных складов.

В системе существует несколько основных понятий, которые рассматриваются ниже:

Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).

Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.

Блюдо — объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда существует рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт другого блюда.

Рецепт — список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем может быть указан для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.

Точка продажи — бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система Fidelio F& B имеет интерфейсы с системами Fidelio FO и Fidelio eng, а также с системой Micros.

Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой Micros, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему Fidelio F& B.

После проведения ночного аудита в системе Micros данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему Fidelio F& B. Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с числом продаж.

Данные о продажах, потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и по складам можно получить из отчетов системы Fidelio F& B.

В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся следующие данные: о приходах товаров на склад; о возвратах товаров поставщику; о передаче товаров в производство; о возврате товаров из производства; о списании испорченных товаров; о списании себестоимости проданных блюд.

­ Конец страницы 128 ­

¯ Начало страницы 129 ¯

Система Micros как программа является программной частью программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой Micros, которая недавно купила компанию Fidelio.

Система Micros предназначена для автоматизации управления процессами реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и программной (программа).

Кассовый комплекс представляет собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл- и слиппринтеры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой, а на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.

Программная часть комплекса работает под операционной системой UNIX (ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например Fidelio FO, и т.д.), работают под операционной системой MS DOS, то для системы Micros требуется свой сервер.

Через центральный терминал системы заводится следующая информация: определяются точки продажи; настраиваются меню пользователей; заводятся пользователи системы; идентифицируются все кассовые терминалы; определяются объекты продаж (блюда, услуги и т.д.); определяются цены на них; определяются периоды продаж (например завтрак, обед, ужин); определяются различные виды налогов с продаж; данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они могут анализироваться; представляется большое число отчетов на основе данных о продажах.

Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации пользователя и соответствующим для него списком разрешенных операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены права в системе.

Вход в систему возможен следующими способами:

для системных администраторов и настройщиков — традиционный (ввод персонального имени и пароля);

для непосредственно пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через специальную щель в кассовом аппарате.

Система Micros позволяет принимать несколько видов оплаты, в том числе: наличные; кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса через процессинговый центр автоматически спи-

­ Конец страницы 129 ­

¯ Начало страницы 130 ¯

сывает нужную сумму со счета клиента); отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (это возможно, если в гостинице установлена система Fidelio FO и работает интерфейс между указанными системами).

Как в системе Fidelio FO, так и в системе Micros перевод даты (закрытие операционного дня) производится путем проведения специальных процедур. Для начала проведения ночного аудита в системе Micros необходимо, чтобы подвели итоги дня все кассиры (сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).

Во время проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о проданных блюдах, видах оплат, выручке и т.д.), если есть интерфейс с системой Fidelio F& B, то готовят данные о продажах для проведения автоматического списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными рецептами.

К основным преимуществам систем Fidelio и Micros относятся:

возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;

наличие версий программ на русском языке;

широкая функциональность данных систем;

удобство и быстрота работы для пользователей;

удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для клиентов;

конфиденциальность хранения информации.

Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.

Система Fidelio FO работает под операционной системой MS DOS и Windows NT, в качестве сетевой оболочки используется Nowell.

Требования к аппаратному обеспечению

Компьютеры 486/33/4 Мб, а для новых версий под Windows компьютеры не ниже Р/120/16 Мб.

Могут использоваться матричные, а также лазерные и струйные принтеры.

Стоимость системы зависит от числа номеров в гостинице и от набора модулей системы. Для гостиницы, имеющей порядка 100 номеров, стоимость системы составляет примерно 30 тыс. долл. В эту сумму входят установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Компьютерная система Fidelio — одна из самых популярных систем, используемых в гостиничном хозяйстве, число ее пользователей в мире превышает 7, 5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок, в отелях Marriott («Марриотт»), «Националь», Sherraton («Шератон»), Balchug Kempinsky, Holiday Inn,

­ Конец страницы 130 ­

¯ Начало страницы 131 ¯

«Ренессанс», «Золотое кольцо», «Ирис», «Рэдиссон Славянская», «Пекин» и других в Москве, «Европа», «Невский Палас», «Прибалтийская» и других в Санкт-Петербурге, а также в других городах России.

6.10. Система модулей Cenium

Cenium — сертифицированный дополнительный продукт в системе Navision. Это свидетельствует о том, что продукты Cenium разработаны с учетом стандартов системы Navision Financials. Navision Software является лидирующим глобальным поставщиком готовых бизнес-решений для компаний среднего бизнеса.

Navision Software имеет более 40 тыс. инсталляций по всему миру в 89 странах. Решения Navision продаются через всемирную сеть из 1000 центров решений Navision, в том числе и в России, в которых сертифицированные профессионалы обеспечивают адаптацию и внедрение решений, обучение, поддержку и обслуживание.

Интегрированная система модулей Cenium может быть использована отдельно или в комбинации для создания полного информационного пакета для гостиничного бизнеса. Таким образом, информация беспрепятственно перетекает из одного модуля в другой, обеспечивая всем пользователям одновременный доступ к системе посредством общей визуальной рабочей среды.

Офисные модули: контракты и выделение номеров; мероприятия; уборка номеров; ремонт; состояние номеров; журнал действий пользователя; расписание работы; отчет по комиссионным; отчеты службы размещения; иммиграционные документы; тарифы; управленческая информация; журнал финансовых операций; продажи и дебиторская задолженность; управление контрактами; покупки и документы к оплате; управление запасами; ресурсы; рабочие места; основные фонды; управление персоналом; платежные ведомости и т.д.

Модули службы размещения: бронирование; группы; поселение; поэтажный план; журнал начислений.

Дополнительные модули: централизованное бронирование; бронирование через Интернет; конференции и банкеты.

Интерфейсы: системы платного телевидения; системы телефонной связи; системы дверных замков; системы пунктов продажи (POS).

Рассмотрим некоторые модули подробно.

Модуль доходности и загрузки по номерному фонду. Модуль позволяет на основании данных о продажах и выручке проанализировать доходность и реализацию номеров гостиницы.

Данные могут быть получены за день, неделю, месяц, квартал и год. Можно отфильтровать данные по типам номеров и видам оплаты. Совместно используя модуль доходности и загрузки, а также

­ Конец страницы 131 ­

¯ Начало страницы 132 ¯

модуль статистики по номерному фонду, вы имеете возможность произвести комплексный и многосторонний анализ функционирования вашей гостиницы.

Помимо данных о числе номеров, продаж и выручке, вычисляются следующие показатели: средняя стоимость номера; средний доход от номера; реализованная доходность; процент загрузки по продажам и др.

Данные могут быть легко экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Цветовая кодировка поэтажного плана отеля облегчает просмотр текущего состояния номеров на каждом этаже. На плане имеется доступ к наиболее часто используемым функциям системы. Его назначение — предоставить пользователю динамическое состояние гостиничных номеров и обеспечить легкий доступ к функциям, необходимым для работы. С помощью плана можно получить точную информацию о текущем состоянии гостиничных номеров за любой день; доступ ко всем операционным функциям системы. Цветовая кодировка кнопок отражает состояние каждого номера и предоставляет информацию о выезжающих из гостиницы сегодня, завтра или в последующие дни. Общая компоновка поэтажного плана может быть выполнена в полном соответствии с реальным положением номеров на этаже.

Модуль «Просмотр». С помощью модуля можно производить следующие операции:

моментальный синхронный просмотр состояния всех номеров на этаже;

отслеживание состояния номеров при изменении даты. Регистрация прибывающих гостей осуществляется с помощью функции «Заезд». При этом имеется возможность вносить изменения в карточку гостя; вводить и отображать на плане комментарии по гостю (обозначено специальным символом); производить полный обзор проживающих гостей, выделенных номеров и списка заезжающих.

Специальные характеристики модуля включают:

визуальный контроль за состоянием номеров: чистые (грязные), забронированные, занятые (свободные), освободившиеся;

доступность к функциям, связанным с гостем или номерами;

вызов непосредственно журнала начислений и начисление суммы за оказанные услуги;

контроль за своевременной оплатой выставленных счетов.

Модуль «Статистика». Он предоставляет возможность проанализировать и спрогнозировать состояние номерного фонда за любой период времени и по любому типу номеров. Он содержит следующую информацию:

всего номеров;

номера к продаже;

­ Конец страницы 132 ­

¯ Начало страницы 133 ¯

ремонтируемые и служебные номера;

занятые номера;

процент загрузки и др.

При нажатии кнопки «Детально» можно получить дополнительную информацию о текущем заезде/выезде, предполагаемом заезде, подтверждении заезда, гарантированном заезде; лист ожидания; все данные по бронированию и др.

В этом модуле реализована функция сохранения статистических данных по функционированию гостиницы за текущий день.

Статистические данные могут быть экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Модуль «Управление рестораном». Это полностью интегрированная область приложения системы Navision Financials, включающая в себя две гранулы: «Производство ресторана» и «Обслуживание ресторана».

К основным возможностям модуля можно отнести:

полную интеграцию с модулями «Финансы», «Покупка», «Поставщики», «Продажа», «Клиенты», «Склад», «Управление номерным фондом гостиницы», «Персонал», «Зарплата»;

возможность как совместного, так и раздельного использования гранул; возможность модификации и расширения модуля Управление рестораном как в информационной, так и функциональной части.

Модуль «Производство ресторана». Модуль позволяет:

вести информацию по рецептуре блюд, их технологическим картам и калькуляционным карточкам; создавать план-меню; автоматизированно формировать требования на склад и в кладовую по поставке товаров на кухню; автоматизированно формировать документы по перемещению товаров;

осуществлять предварительный просмотр расходов сырья и товаров при изготовлении заданного количества готовой продукции;

проводить учет товарных потерь из-за естественной убыли продуктов;

вести информацию по хранению и перемещению товаров, тары, стеклотары, посуды и приборов между материально ответственными лицами; вести учет потерь товаров вследствие боя, лома, порчи и т.п.

Модуль «Обслуживание ресторана». Модуль предназначен для ведения информации по залам, столикам ресторана и кафе; просмотра плана залов; заказа блюд посетителям ресторана по плану-меню; формирования заявки на кухню на изготовление блюд, заказанных клиентом ресторана; предварительного бронирования столика; анализа посещаемости ресторана; ведения базы данных по VIP-клиентам; возможности передачи данных по сумме сделанного заказа в модуль «Управление номерным фондом гостиниц» для включения в общий счет клиента.

­ Конец страницы 133 ­

¯ Начало страницы 134 ¯

Модуль «Контракты/выделение номеров». Модуль позволяет вносить и отображать всю информацию, касающуюся контрактов на проживание, клиентов и выделения им номеров различных типов.

В окно «Контракты» заносятся все условия и детали контрактов на проживание, такие, как: туроператор и его адресные данные; контактные лица; временные ограничения и т.д.

У вас всегда есть возможность получать полную оперативную информацию по контрактам с различными туроператорами и турагентствами.

Система автоматически устанавливает стоимость номеров в соответствии с соглашением с контрагентом для гостей, поселяющихся по контракту.

Система работает с контрактами как с выделением номеров, так и без него.

Система обеспечивает выделение по каждому типу номеров, имеющихся в наличии на конкретный период и позволяет автоматически осуществлять подсчет комиссионных по различным типам контрактов с турагентами и туроператорами.

Модули «Централизованное бронирование» и «Бронирование через Интернет». Система централизованного бронирования — оптимальное решение для гостиничных цепочек. Она позволяет собирать распределенную информацию по номерному фонду нескольких гостиниц единой цепочки. Система также позволяет разрывать соединения между машиной-шлюзом Интернета и сетью предотвращения внедрения внешних абонентов в базу данных.

Централизованное бронирование включает:

информацию по бронированию номерного фонда любой из гостиниц цепочки, доступную любому числу пользователей, имеющих доступ в Интернет. Доступ осуществляется через машину-шлюз, которая предоставляет информацию, соответствующую уровню доступа;

многостороннюю связь. Каждая гостиница может сохранять информацию о состоянии номерного фонда в сети, либо она может быть сохранена локально.

Система централизованного бронирования обеспечивает фильтрацию и отправку только необходимой информации каждой гостинице, осуществляет централизованное управление бронированием и тарификацией в рамках всей цепочки.

Машина — шлюз Интернета. Она работает постоянно с Cenium. Все заявки по бронированию, поступающие через Интернет, обрабатываются и автоматически заносятся в базу данных.

Бронирование через Интернет в Cenium основано на фактической занятости номеров гостиниц цепочки. И поэтому нет необходимости в телефонных переговорах, отправке факсов и электронной почты. Машина-шлюз постоянно проверяет базу данных гостиницы на предмет текущей занятости номеров.

­ Конец страницы 134 ­

¯ Начало страницы 135 ¯

Управление бронированием может быть индивидуальным и групповым. Бронирование позволяет проводить:

легкую фильтрацию данных по бронированию во всех связанных с данной операцией полях;

быструю выписку гостей с формированием документов окончательного расчета.

В маркетинговую информацию по брони необходимо включать следующие данные:

источник поступления брони, использование рекламной информации по гостинице, территориальные данные по гостю;

коды расценок, корпоративные расценки;

тарифицирование пакета услуг, использование гибкой системы тарифов и скидок;

автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции;

быстрый и удобный поиск разнообразной информации;

возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей при поселении на место;

автоматическое выделение номеров при бронировании группы;

различные приоритеты бронирования на листе ожидания;

разделение счетов между гостями или гостем и компанией;

просмотр стоимости номеров по тарифам;

автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей;

определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;

отметка и связь с карточкой турагентства по данному бронированию;

создание структуры автоматического перенаправления начислений;

возможность ограничения отображения тарифа за номер при распечатке счетов гостей;

хранение примечаний по бронированию.

6.11. Система комплексной автоматизации «Дип-Пансион»

Автоматизированные рабочие места предусмотрены во всех основных службах, в том числе бронирования, регистрации, размещения, реализации, питания, дирекции, администрации, на складе. АРМ могут работать как самостоятельно, так и в едином взаимосвязанном комплексе.

Основные функциональные возможности системы:

ведение базы данных текущего состояния номерного фонда (забронирован, занят, свободен, ремонт, уборка и др.);

бронирование мест, номеров и услуг;

заселение номеров по бронированию;

­ Конец страницы 135 ­

¯ Начало страницы 136 ¯

заселение номеров без предварительного бронирования на свободные места;

освобождение номеров (досрочный выезд и выселение);

планирование заездов;

оформление путевок;

ведение базы данных путевок;

подготовка первичных бухгалтерских документов на основании данных операций бронирования и заселения;

ведение личных счетов клиентов (для внутренних безналичных расчетов);

ведение базы данных клиентов (физических и юридических лиц);

предоставление и учет дополнительных услуг клиентам;

формирование различных отчетов на заданную дату или за указанный период;

разграничение прав доступа персонала к информации баз данных с целью обеспечения ее безопасности и сохранности;

мониторинг (отслеживание) всех производимых операций;

возможность работы в режиме удаленного доступа (on-line, off-line).

Предусмотрена гибкая настройка параметров системы на потребности пользователя, в частности задание:

списка пансионатов (возможность работы с любым числом пансионатов);

номерного фонда;

схем обслуживания номерного фонда;

списка услуг;

цен на услуги;

схем оплаты;

списка типов финансовых и служебных документов;

форм и содержания бланков строгой отчетности;

настройки на ведение расчетов в различных валютах.

Система обеспечивает возможность экспорта полученных отчетов в Microsoft Office, а также совместимость с бухгалтерскими программами (1С).