Технические характеристики системы

Число корпусов.....................................................до 9

Суммарное число мест

в гостиничном комплексе..............................до 4000

Нумерация комнат...............................................4-значная

Номера телефонов................................................7-значные

Режим работы.......................................................круглосуточный

с перерывами на профилактику (30 мин 2 раза в нед.)

Требования к оборудованию. Автоматизированные рабочие места: минимум — 486DX2-66, RAM 8 Мб, HDD 120 Мб; широкие матричные принтеры для всех АРМ, узкий для АРМ кассира.

Сервер: минимум - PC 486 DX4/100, RAM 32 Мб, HDD 2 х 540 Мб (зеркальные диски в Novell Netware), PCI. Рекомендуется устройство бесперебойного электропитания.

Система «Отель-Симпл» внедрена и эксплуатируется в гостиничном комплексе Российской академии государственной службы (РАГС) (два корпуса, 1500 мест) и в гостинице «Академическая» РАН (три корпуса, 900 мест).

6.5. Система «Меридиан-1»

Система «Меридиан-1» является специализированным программным продуктом, обеспечивающим автоматизацию выполнения ряда функций по сбору, обработке и хранению информации в системе гостиницы.

Функциональные возможности системы «Меридиан-1» перечислены ниже.

1. Система позволяет хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию, которая включает:

­ Конец страницы 105 ­

¯ Начало страницы 106 ¯

данные о состоянии номеров (занят, свободен, забронирован и т.п.);

сведения о гостях (ФИО, длительность пребывания гостя в гостинице и т.п.);

сведения об уровне обслуживания номеров;

предъявление счета за телефонные услуги и др.

Эта информация позволяет менеджерам гостиницы оперативно анализировать текущее состояние дел в гостинице и сразу определять те направления, где необходимо улучшить работу.

2. Предусмотрено использование системы голосовой почты для гостиницы (HVS), что существенно улучшает скорость, точность и качество процессов обмена информацией между всеми подразделениями и позволяет осуществлять оперативный контроль за текущей работой гостиницы, а также принятие управленческих решений на основе актуальной информации. Система HVS снижает необходимость внутренних письменных сообщений и встреч, предоставляет менеджерам и обслуживающему персоналу гостиницы возможность отправлять голосовые сообщения одновременно в несколько различных голосовых ящиков.

Система голосовой почты позволяет повысить эффективность работы персонала гостиницы за счет следующих нововведений:

освобождение операторов от необходимости записывать сообщения;

реализация персональных ответов;

сокращение числа невыполненных звонков по голосовой почте;

сокращение числа обратных звонков;

универсальный доступ к сообщениям;

получение голосовых подсказок на различных языках;

уменьшение расходов на канцелярские принадлежности;

отсутствие потерянных или неправильно записанных сообщений.

3. Использование дистанционной системы «Компаньон» предоставляет менеджерам возможность не пропустить важный звонок, находясь в любом месте гостиницы. Система «Компаньон» также может быть использована для улучшения внутренней работы, помогая ускорить внутреннюю связь в гостинице и связаться с сотрудником гостиницы, где бы он ни находился.

Система «Компаньон» может быть использована: отделом безопасности; инженерами по обслуживанию; шеф-поваром; управляющим гостиницы; заведующим гаражом; горничными; «ночным» менеджером.

4. В комплекс дополнительных услуг системы «Меридиан-1» входят: автобудильник; прослушивание номера, если гость оставил там ребенка одного и попросил последить за ним; наличие жидкокристаллического дисплея на телефоне, показывающего время и дату; конференц-звонок — это стандартная функция, применяемая во всем деловом мире, может быть активизирована всеми

­ Конец страницы 106 ­

¯ Начало страницы 107 ¯

гостями гостиницы; функция «Не беспокоить» дает возможность гостям направлять звонки, которые приходят на их имя, в их собственный ящик голосовой почты, например, когда они спят, выходят из номера, проводят совещание в своем номере. Эта функция также может быть использована в конференц-залах и в случае, если оставлено сообщение и на телефоне горит индикатор «ожидающее сообщение»; дополнительные варианты Meridian Link и Meridian Call Centers могут быть добавлены к системе как во время ее установки, так и позднее. Время получения ответа на звонок заказчиком может быть сведено к минимуму. В гостинице также может быть установлена «горячая линия» для выбора CRS, чтобы быть уверенным в том, что ни одно бронирование места не пропущено.

Система «Меридиан-1» обеспечивает выполнение следующих требований:

полная интеграция — телефонные коммутаторы полностью интегрированы с системой PMS (Property Management System — Система надлежащего управления) и с системой голосовой почты;

подсказка голосовой почты на разных языках;

выполнение функций путем нажатия одной клавиши, что обеспечивает простоту в использовании;

возможность быстро сделать необходимые изменения в конфигурации установленной телефонной системы без получения помощи вне гостиницы;

надежность — система имеет встроенную систему отказа к сбоям и аварийное питание плюс другие характеристики, которые гарантируют бесперебойную работу.

6.6. Программные продукты фирмы «Рек-Софт»

Наиболее перспективными разработками для автоматизации работы гостиниц являются программные продукты, разработанные фирмой «Рек-Софт». Этот комплекс состоит из ряда взаимосвязанных программ: «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум».

Система «Эдельвейс». Это автоматизированная система управления гостиницами различного класса. Система построена по модульному принципу, и ее можно легко настроить на выполнение различных задач автоматизации работы Front-office (служба приема и размещения) и Back-office (служба регистрации и бухгалтерия).

Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет делать эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию, на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками.

Существуют широкие возможности управления счетами гостей в целом, а также отдельными статьями этих счетов. Система

­ Конец страницы 107 ­

¯ Начало страницы 108 ¯

позволяет вести дебиторские счета, в том числе специальные счета для любых кредитных карточек. Оплата гостем своего счета может быть произведена в любой форме (наличные, чек, кредитная карточка).

Одним из важнейших преимуществ системы является использование визуального плана резервирований, что позволяет делать все операции с резервированиями максимально быстро и удобно. Система обладает хорошо продуманным и интуитивно-понятным пользовательским интерфейсом, что позволяет работать с системой без специальной подготовки.

Различные права для каждого пользователя обеспечивают разграничение доступа к модулям и функциям системы.

Система «Эдельвейс» обладает рядом следующих функциональных возможностей по следующим позициям.

1. Бронирование:

использование графического плана резервирований с выделением конкретного номера на плане резервирования или по типу (категории) комнаты без выделения конкретного номера;

возможность масштабирования плана резервирований и отображение только заданных типов комнат с использованием технологии «drag-and-drop», которые выполняются визуально;

осуществление всех операций с бронированием через локальное меню (по правой клавише мыши);

работа с бронированием простая и интуитивно понятная, соответствующая стандартам Windows.

2. Работа со счетами гостей:

поддержка нескольких счетов для одного гостя; удобная работа со счетом с использованием технологии «drag-fand-drop»;

визуальный контроль сальдо счета гостя;

автоматическое занесение на счет гостя платы за проживание и других предопределенных услуг;

возможность автоматического отключения телефона по истечении депозита;

возможность предварительного просмотра счета перед печатью.

3. Сервисные модули:

встроенный текстовый процессор для подготовки и печати документов и писем;

возможность вставки в документ информации о счете гостя и данных о бронировании;

встроенный генератор отчетов, обеспечивающий предварительный просмотр и печать отчетов;

набор высококачественных отчетов;

возможность разработки дополнительных отчетов или изменение внешнего вида существующих отчетов по требованию заказчика.

­ Конец страницы 108 ­

¯ Начало страницы 109 ¯

4. Работа с внешними системами:

возможность приема и обработки данных от внешних устройств (POS — кассовые системы, Pay TV — платные телеканалы и др.);

интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (например, «1С»);

интеграция с АСУ «Ресторан»;

тесная интеграция с биллинговой системой «Барсум», предназначенной для тарификации телефонных переговоров;

возможность приема и обработки данных от любого тарификатора;

поддержка систем контроля доступа (электронные замки с магнитными картами).