Работа с консульствами

Работа на маршруте

Одной из важнейших составляющих работы менеджера с клиентами и с зарубежным партнером является его работа непосредственно на маршруте в качестве сопровождающего (I турлидера). Перед поездкой менеджер получает от руководства фирмы командировочное задание, в котором подробно изложены цели и задачи менеджера в предстоящей поездке, а также командировочное удостоверение.

Перечень условий, при которых необходимо сопровождение группы:

• Открытие нового маршрута.

• Открытие чартерной программы.

• Сложный маршрут, требующий взаимодействия принимающей и отправляющей сторон.

• Транзитный перелет большой группы туристов.

• Совпадение даты перелета с «пиковыми» датами (большое количество выезжающих туристов, связанное с сезонностью или праздничными датами), создающее трудности при прохождении границы.

• Необходимость заказа большого количества дополнительных услуг в стране пребывания.

• Заявка индивидуального клиента на сопровождение.

Основные функции менеджера, сопровождающего группу:

1. Контроль исполнения партнером обязательств, в соответствии с условиями договора.

2. Контроль количественного состава группы при авиаперелетах и на протяжении всего маршрута.

3. Контроль соблюдения программы тура. При возникновении нестандартных ситуаций менеджер имеет право корректировать программу тура в соответствии со сложившейся ситуацией, при условии письменного согласования изменений со всей группой.

4. Контроль расселения группы в отеле. В случае возникновения проблем при расселении, менеджер по просьбе клиента ведет переговоры с администрацией отеля об изменениях условий проживания, возможной замене номера либо отеля.

Менеджер, сопровождающий группу, должен хорошо знать страну пребывания. При отсутствии встречающего менеджер должен уметь рассказать клиентам о стране пребывания, ее достопримечательностях, ответить на вопросы клиентов. В случае отсутствия коллективных мероприятий, когда в программе тура обозначено «свободное время», менеджер должен порекомендовать клиентам наиболее интересные объекты для посещения и объяснить, как туда добраться.

После окончания поездки менеджер обязан в установленный срок предоставить:

- отчет о командировке в соответствии с полученным заданием;

- финансовый отчет.

Работа с консульствами

Порядок действий менеджера при аккредитации туристской фирмы в консульстве:

• Необходимо узнать в консульстве о том, какие документы нужны для аккредитации.

• Предоставить в консульство необходимые документы, как правило, это:

- договор с иностранным партнером;

- копия свидетельства о регистрации фирмы;

- сопроводительное письмо от фирмы (нота);

- список сотрудников, уполномоченных работать с консульством.

Порядок действий менеджера при подаче документов на визирование в консульство: Необходимо узнать

1)Необходимо узнать в консульстве о том, какие документы должен предоставить клиент для получения визы, как правило, это: ОЗП; анкета; фотографии; справка с работы; ксерокопии всех страниц российского паспорта; для детей, не имеющих паспорта РФ - ксерокопия свидетельства о рождении; для детей до 18 лет, вылетающих с одним из родителей — доверенность от второго родителя или, если ребенок выезжает без родителей - доверенность на сопровождающего группы.

2)Необходимо узнать в консульстве о том, какие документы должна предоставить фирма, как правило, это: сопроводительное письмо от фирмы; приглашение на туриста от иностранного партнера. Необходимо узнать режим работы консульства (время приема/ выдачи документов).

3)Необходимо проверить правильность оформления документов и подать их в консульство.

Необходимо предупредить клиента о том, что туристская фирма не несет ответственность за предоставленную им ложную информацию, по требованию консула, он должен будет пройти собеседование и ответить на те же вопросы, которые были указаны в консульской анкете, а также на ряд дополнительных вопросов.

5)Необходимо получить паспорта туристов с открытыми визами в сроки, установленные консульством.

6)Необходимо досконально проверить правильность всех данных туриста, указанных в визе (фамилия, имя, количество дней и даты пребывания в стране, номер ОЗП).

7)При необходимости аннулировать визу с ошибками и поставить новую, во избежание препятствий при прохождении паспортного контроля в стране пребывания.