Работа с отчетами

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Средства автоматического проектирования отчетов реализованы автоотчетами (База данных ► Создать ► Новый отчет ► Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты (рис. 46, 47). В режиме Автоотчет можно создать только такой отчет, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

Рис. 46. Автоотчет «в столбец».

Рис. 47. Автоотчет «ленточный».

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов (запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных.

Мастер отчетов работает в шесть этапов. Выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей для сортировки и полей для подведения итогов, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктор (рис. 48).Отчет, кроме разделов заголовка, примечания и данных, содержит также разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Рис. 48. Вид отчёта в режиме Конструктор.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие объекты БД Microsoft Access используются для хранения данных?
2. Какие объекты БД Microsoft Access используются для отбора данных из базовых таблиц в соответствии с какими—либо критериями отбора?
3. Чем результирующая таблица запроса отличается от базовой таблицы БД Microsoft Access?
4. Каково назначение экранных форм БД Microsoft Access?
5. Какие объекты БД Microsoft Access используются для вывода данных из таблиц или запросов на печать?
6. Каково назначение страниц доступа к данным?
7. Для чего используются макросы и модули БД Microsoft Access?
8. Укажите основные свойства полей таблицы реляционной БД.
9. Какого типа данные может содержать таблица БД Microsoft Access? Охарактеризуйте основные типы данных: текстовый, числовой, дата/время, счетчик, логический, MEMO, OLE.
10. В каком режиме работы с таблицей может быть изменена структура таблицы?
11. Для чего используется окно «Схема данных» при работе с таблицами БД Microsoft Access?
12. Укажите типы автоформ, которые могут созданы для таблицы БД?
13. Какого типа элементы управления может содержать форма или отчет базы данных?
14. Какого типа запросы используются для отбора записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц БД?
15. В чем заключается отличие запросов с параметром от простых запросов на выборку?
16. Укажите назначение вычисляемых полей результирующей таблицы запроса.
17. Каково назначение итоговых запросов БД?
18. Укажите типы запросов на изменение записей. Поясните назначение каждого из типов.

12. Методические указания для выполнения практического задания №3. «Работа с таблицами и формами базы данных Microsoft Access»

Цели занятия:

• Научиться создавать таблицы базы данных, заполнять их информацией, устанавливать связи между таблицами.
• Научиться создавать формы и использовать их для работы с таблицами.