Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Характеристика и состав информационно-справочных документов

 

Справочно-информационная документация – совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов (письма, телеграммы, докладные записки, справки, сводки и др.)

Служебное письмо- наиболее распространенный вид управленческих документов. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

По содержанию письма подразделяются на уведомления, сопроводительные, рекомендательные и другие виды писем.

Коммерческие письмарешают вопросы сбыта продукции и снабжения. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. К ним можно отнести следующие разновидности писем.

Коммерческий запрос – обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Содержит указание на наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар.

Ответ на запрос – письмо, в котором продавец сообщает покупателю необходимую информацию. Посылается в случае, когда нет возможности сразу выслать предложение (например, нет подходящего товара).

Предложение (оферта) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В его тексте содержатся условия поставки аналогично тексту договора о купле-продаже.

Ответ на предложение – подтверждение покупателем того, что он принимает предложение и согласен со всеми условиями продавца. В случае несогласия завязывается переписка или переговоры с целью достижения полной договоренности по всем вопросам.

Рекламация – претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование о возмещении убытков. Ели спор не будет урегулирован соглашением сторон, то он перейдет в арбитраж.

Ответ на рекламацию (претензию) – сообщение о принятии информации к рассмотрению. Отказ полностью или частично удовлетворить претензию должен содержать мотивы и обоснование – ссылку на нормативные акты и другие документы.

Текст письма должен быть посвящен одному вопросу и, как правило, состоит из двух частей:

- вводной, в которой приводятся факты и мотивы, явившиеся причиной написания письма;

- основной, в которой излагаются цели: просьба, отказ, предложение и т.п.

Служебные письма подразделяются на требующие и не требующие ответы. Ответные письма содержат ссылку на номер и дату инициативного письма. Это помогает найти копию при получении ответа и правильно сформировать дело.



Письма оформляют на специальных бланках, в которых есть справочная информация об учреждении и место для ссылки.

Второй и последующие экземпляры письма печатают не на бланке.

Бланки могут быть с угловым и продольным штампом. Если письмо печатают не на бланке, то для штампа оставляют 15 интервалов.

Формат бланка выбирают в зависимости от объема текста: до 5 строк – А5, а если больше, то А4.

Письма на формате А4 должны иметь заголовок к тексту, где указывается разновидность письма (претензия, исковое заявление и т.п.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Может содержать выводы, рекомендации и предложения составителей. Утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен.

Служебная справка - документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий в производственной деятельности. Ее текст состоит из двух частей: в первой – факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные без выводов и предложений.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

 

 

Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Используется для передачи срочных сообщений.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Отличается отсутствием в тексте союзов, предлогов и знаков препинания.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Является копией переданного документа.


mylektsii.ru - Мои Лекции - 2015-2019 год. (0.005 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал