Тактика подбора взаимосвязанных мероприятий и акций.

Следующий шаг - подбор взаимосвязанных PR-мероприятий или акций, которые необходимо предпринять в рамках Программы для обеспечения наибольшего охвата целевых аудиторий и для достижения поставленных стратегических целей. При разработке комплекса мероприятий стараются всегда предусмотреть запасные варианты, чтобы в случае неудачной PR-акции минимизировать ее негативный эффект каким-либо другим специально организованным событием. Скажем, неудачно прошла пресс-конференция, быстро организовать пресс-тур на место события, мало писала пресса о важном корпоративном событии, организовать пресс-ланч для 4--5 главных редакторов или руководителей отделов наиболее значимых приоритетных СМИ, прошло незамеченным участие компании в выставке - пригласить на специальную презентацию или ознакомительную экскурсию, имя бренда нерегулярно присутствует в информационном поле и нет необходимого эффекта постоянного присутствия на рынке -- провести конкурс среди журналистов на лучшую публикацию об уникальных свойствах и потребительских качествах продукта, знаменательных исторических вехах в становлении фирмы и т.д.

В тех случаях, когда для реализации, например, программы по укреплению имиджа или увеличения присутствия коммерческой структуры в информационном поле не хватает серьезных новостных поводов, разрабатывают специальные PR-мероприятия (special PR events), призванные искусственно создать эффектную новость, способную дополнительно привлечь внимание СМИ и целевых аудиторий к коммерческой структуре. К таким мероприятиям можно отнести:

· организация празднования юбилея или круглой цифры юбилейного посетителя/покупателя/клиента (например, 10000-й или 20000-й абонент компании)

· объявление конкурса, розыгрыша призов или эстафеты («Чайный марафон» торговой марки чая «Брук Бонд», розыгрыш призов кофе «Nescafe», забег официантов на приз бренда «Smirnoff»);

· проведение специального праздника или парада (парадное шествие по Новоарбатскому проспекту в Москве, организованное компанией IDV, в честь дня Святого Патрика);

· организация спортивных состязаний (полумарафон торговой марки пива «Бад» в День Победы 9-го мая);

· проведение «Дня открытых дверей» корпорации;

· спонсорство общественно-значимой акции;

· организация концерта, шоу-программы, фестиваля или кинопросмотров (например, концертная программа «Российская семья» компании «Проктер энд Гэмбл» во Дворце творчества на Воробьевых горах в День города);

· организация выставок, передвижных киосков и экспозиций.

При планировании мероприятий особое внимание уделяется фактору выбора времени, ибо в течение года существуют как благоприятные, так и неблагоприятные периоды («мертвые сезоны») в широком понимании, когда проведение PR-акций нецелесообразно. Скажем, неблагоприятными для крупных PR-событий являются два летних месяца (июль и почти весь август) -- время традиционных отпусков и заметного снижения активности СМИ.

Неблагоприятным также считается период с 23 декабря по 14 января: рождественские каникулы в Западной Европе и США, затем празднование нового года, затем российское Рождество и старый новый год. (Естественно, данное замечание не распространяется на торговые и туристические фирмы - для них как раз наступает «высокий сезон» рождественских распродаж и отпусков).

Весьма нерациональным считается проводить PR-акции коммерческих структур в периоды крупных общенациональных событий: выборы президента или парламента, референдумы, общенациональные забастовки, крупные происшествия, аварии или траурные мероприятия, военные действия и беспорядки. Все попытки переориентировать в этот период интерес СМИ с этих событий на чисто корпоративные новости требуют огромных затрат, чаще всего малопродуктивны и могут иметь обратный эффект. Поэтому опытные специалисты в области «паблик рилейшнз» стараются не планировать на эти месяцы какие-либо особо значимые акции.

PR-специалисты выделяют неблагоприятные дни и в течение даже одной недели, что объясняется спецификой работы СМИ. Весьма нежелательно проводить PR-мероприятие в пятницу, поскольку субботние и воскресные выпуски газет и журналов обычно верстаются заранее в течение предшествующих дней и, как правило, заполнены, в значительной части, так называемой полезной бытовой информацией - «советы дачникам», «отдых в выходные дни», «хозяйке на заметку», «прогноз погоды на неделю» и т.д. В этом случае публикация серьезных и особо значимых материалов может быть либо перенесена на более поздний срок, либо вообще отложена из-за появления других важных событий. Такими же неблагоприятными днями являются понедельник (в начале недели многие редакции только определяются со своими тематическими планами на неделю) и четверг (в этот день многие еженедельники сдают в печать свои материалы).

Вместе с тем установились в течение года определенные сезоны, наоборот, традиционно благоприятные для различного рода презентаций, выставок, новостных пресс-конференций, промоушн-акций и т.д. У каждого сектора бизнеса - свой месяц. В России для компаний-производителей автомобилей и запасных частей весьма благоприятны последние дни августа, когда в Москве традиционно каждый год в Выставочном комплексе «Экспоцентр» на Красной Пресне проводится Московская международная автомобильная выставка.

Традиционно в очень жестких временных рамках находятся производители и продавцы автопокрышек из-за ярко выраженной сезонности продукции: автолюбители вспоминают о необходимости смены автошин накануне зимнего сезона (конец октября и первая половина ноября) и в преддверии весенне-летнего периода (конец марта -- апрель). Именно на это время приходится огромный всплеск рекламной и информационно-коммуникационной активности российских «королей автопокрышек» -- компаний «МВО-Холдинг», «ЮВЛ+», «Колесо», «Юнитайр» и т.д.

Каждый год там же в мае месяце проводятся: главная российская выставка в области телекоммуникаций «СвязьЭкспоко Ш», в сентябре и декабре -- главные медицинские и фармацевтические выставки - «Аптека» и «Здравоохранение». В сентябре-октябре в московском Манеже и Государственном Кремлевском Дворце организуется выставка «Мир красоты», где свою продукцию представляют ведущие российские и зарубежные производители косметики и парфюмерии. Для производителей товаров народного потребления особо важным является январь, когда также в «Экспоцентре» проводится международная выставка «Консумэкспо» и т.д.

При разработке среднесрочных и долгосрочных программ особое внимание уделяется выставкам как комплексному рекламному и PR-мероприятию, позволяющему в его рамках одновременно провести целую серию логически и организационно связанных событий с использованием широкого арсенала приемов и методов связей с общественностью: презентацию новых видов продукции или услуг, пресс-конференцию или брифинг, эксклюзивные интервью, показательное тестирование продукции, дилерскую конференцию, образовательный семинар, конкурс, викторину или лотерею, сэмплинг, демонстрацию рекламно информационных фильмов, анкетирование, а также широкое распространение информационных материалов.

В целях экономии финансовых средств многие агентства по связям с общественностью предпочитают не организовывать специально самостоятельные высоко затратные PR-события, а стараются спланировать так, чтобы интегрировать их в общие массовые общегородские мероприятия. В Москве, например, многие коммерческие структуры приурочивают презентации своей новой продукции и промоушн-акции к ставшим ежегодными общегородским праздникам: День города в начале сентября или праздник газеты «Московский комсомолец» в последнее воскресенье июня в Лужниках.

Октябрь и ноябрь - традиционно благоприятные месяцы для заключения соглашений об информационном спонсорстве: средства массовой информации активно ведут в этот период подписную кампанию на следующий год и поэтому охотно предоставляют место на газетно-журнальных полосах для освещения крупных массовых событий, организуемых коммерческими структурами. Интересное событие привлекает внимание потенциальных читателей, а доступ на само мероприятие обеспечивает широкие возможности для ведения подписной кампании среди потенциальных подписчиков на месте.

Следующим важным параметром при планировании PR-мероприятий является подбор необходимых PR-документов. Для рядовых событий будет достаточно стандартного минимального набора в виде пресс-кита: пресс-релиз, информационная справка, подборка пресс-дайджеста, 2--3 корпоративных сувенира.

В то же время для крупных стратегических акций в области связей с общественностью готовится полный пресс-пакет, в который помимо вышеперечисленных документов вкладываются слайды (иногда даже на CD), негативы или готовые фото подборки, включая фотографии героев событий или руководителей компании, графики и схемы, поясняющие успехи фирмы (рост числа клиентов, рост товарооборота, ввод новых мощностей и т.д.). Годовой отчет, копии сертификатов и почетных наград, корпоративные буклеты, стикеры с логотипом и символикой фирмы, тексты важных речей руководителей компании, дискеты, содержащие уже набранные информационные материалы, дайджест откликов прессы, анкеты и т.д., вплоть до упаковок с образцами продукции и корпоративных сувениров (корпоративные значки, календари, ежедневники, авторучки).

Жаркие споры традиционно вызывает стадия определения общего бюджета PR-программы в зависимости от итогового согласованного бюджета:

· подбираются конкретные мероприятия,

· определяется их масштаб,

· готовятся детальные планы и сценарий, включая следующие параметры:

a) точные даты и время акций,

b) место их проведения,

c) смета расходов,

d) ответственные менеджеры и система контроля над реализацией всего комплекса акций и событий.

Немаловажное значение имеет выбор мест проведения мероприятий. Они должны быть легкодоступны и удобны для целевых аудиторий, СМИ и основных участников. Например, для журналистов имеет большое значение удаленность мест PR-акций от редакций или монтажных центров телекомпаний, наличие вспомогательной технической инфраструктуры: телефонной и факсимильной связи, услуг Интернет и электронной почты, адекватного перевода, свободного въезда и парковки, розеток для подзарядки аккумуляторных батарей и подключения дополнительного освещения и т.д.

Для каждой акции готовится подробный повременный сценарий с указанием ответственных PR-специалистов и главных ведущих (модераторов) PR-акций. Кстати, под каждую акцию подбирают на основе индивидуального подхода своего ведущего, поскольку считается, что эффективность мероприятия будет намного выше (чуть ли не половина успеха), если в качестве коммуникатора выступит авторитетный и популярный лидер общественного мнения, умеющий расположить к себе аудиторию и провести на профессиональном уровне специально организованное событие.

В тех случаях, когда PR-программа подготовлена в корпорации, а для ее практической реализации нет достаточных собственных технических и людских ресурсов, опыта, тесных связей со СМИ, то для ее практической реализации прибегают к помощи агентств по связям с общественностью: у них богатый многолетний опыт практической реализации проектов самых различных уровней для широкого круга клиентов, обширные базы данных и связи со СМИ и целевыми аудиториями, высококвалифицированные менеджеры-практики.pr-программа pr-акция целевая аудитория

В тех случаях, когда в компании есть достаточный штат многоопытных сотрудников-практиков, налажены неплохие рабочие отношения со СМИ и целевыми аудиториями, но нужны оригинальные PR-разработки и технологии или требуется специальная программа для решения особо сложной проблемы (управление репутацией, кризисные коммуникации, налаживание эффективных отношений с инвесторами), то обращаются к специализированным консалтинговым фирмам. У именитых PR-фирм, как правило, имеется в своей структуре сильный отдел творческих разработок, группы высокопрофессиональных специалистов узкого профиля, поддерживающих тесные отношения с государственными организациями, властными структурами и специализированными СМИ.

Третий этап кругового процесса PR -- практическая реализация мероприятий Программы по связям с общественностью согласно оговоренным приоритетам и с учетом запасных вариантов. Особенность этого этапа в том, что в ходе проведения запланированных акций необходимо регулярно отслеживать эффективность предпринимаемых шагов и гибко реагировать в случаях, когда не удается в силу разных причин достичь запланированного позитивного результата. Обратная связь с целевыми аудиториями и СМИ поддерживается благодаря регулярной информации от маркетинговой службы, отдела по работе с потребителями, данных центров изучения общественного мнения, анализа работы «горячей линии» потребителей и почты на Web-site, через фокусные группы, через мониторинг публикаций или материалов в СМИ и т.д.

Если, например, после пресс-конференции появилось мало материалов в СМИ, они носили поверхностный характер или главное событие не нашло должного освещения, то опытные PR-менеджеры, гибко реагируя, быстро переключаются на подготовку и проведение корректирующих акций: оперативно рассылают СМИ дополнительную информацию, организуют эксклюзивные интервью или пресс-туры и т.д.

Традиционно этап реализации PR-программы координируется с ресурсами других подразделений. В отношениях с внешними аудиториями -- с отделом рекламы, отделом продаж, отделом promotions (стимулирование сбыта товаров и услуг), отделом маркетинга; группой мониторинга и анализа, службой потребителей; в работе с внутренней аудиторией (сотрудники компании и члены их семей) -- с отделом кадров (human resources).

Четвертый этап -- «Оценка эффективности PR-программы и внесение корректировок» -- замыкает круговой процесс. Его главная задача- определить: были ли достигнуты поставленные цели, продолжать ли программу в будущем или, наоборот, свернуть ее и начать разработку принципиально новой.

В PR для коммерческого бизнеса, в отличие от PR в области политики или PR для общественных организаций, далеко не всегда можно достаточно четко и однозначно выявить степень эффективности отдельных PR-акций или всей программы в целом.

В паблик рилейшнз в области политики все относительно просто -- победил на выборах кандидат или получил по сравнению с предыдущими выборами значительно больше голосов избирателей -- значит программа была успешной (по абсолютным или относительным показателям). В PR для общественных организаций -- удалось собрать необходимые финансовые средства для решения общественно значимой проблемы или необходимое количество подписей для отмены непопулярного закона или решения местных властей -- значит PR-усилия были эффективными. В «паблик рилейшнз» для коммерческого сектора все намного сложнее.

Формально существуют несколько вариантов оценки эффективности реализации той или иной программы или акции в области связей с общественностью. К одному из самых распространенных относится количественный анализ. Его используют обычно в случаях, когда фирма только выходит на новые рынки и главная задача PR-программы сводится к созданию эффекта постоянного присутствия, видимости (visibility) коммерческой структуры или ее продукции на рынке. В свою очередь, эффект постоянного присутствия в информационном поле способствует повышению узнаваемости логотипа, торговой марки фирмы или названия бренда целевыми аудиториями.

При проведении количественного анализа по итогам мероприятия учитывают следующие параметры:

· общее количество публикаций в печати и материалов в электронных СМИ, появившееся после мероприятия;

· виды откликнувшихся на мероприятие СМИ, оценка их по степени приоритетности и охвата целевой аудитории (обычно на первом месте- телевидение и информационные агентства, на втором -- ежедневные газеты, на третьем журналы, на четвертом -- радиостанции, на пятом -- СМИ в Интернете, на шестом -- кабельное телевидение и т.д.).

· общий объем публикации в печати или продолжительность сюжета (хронометраж) в теле-, радио эфире;

· статус органа массовой информации (международный, общенациональный, региональный, городской, местный);

· статус материала в СМИ: самостоятельный редакционный материал, комментарий редактора или же материал под рубрикой «пресс-релиз», «на правах рекламы» и т.д.;

· тираж издания или степень охвата (в процентах) целевой аудитории;

· количество упоминаний фирмы или ее бренда;

· периодичность издания (ежедневная газета, еженедельник, толстый ежемесячный журнал);

· страница, на которой появился материал (больше всего ценятся первые и последние страницы) и в какой рубрике;

· наличие сопроводительных фото, графиков, поясняющих рисунков и т.д.

· шрифт, которым набрана статья;

· наличие подписи автора.

Полученная статистика (или некоторые ее разделы) служит базой для количественного анализа эффективности, который обычно осуществляется двояким путем. Первый вид анализа сводится к тому, что в PR-департаменте механически складывают общий тираж СМИ, где появились позитивные материалы, добавляют количество охваченных целевых аудиторий телезрителей и радиослушателей, вычитают из общей суммы примерно 30% (поправка на перекрещивающиеся аудитории читателей-слушателей-зрителей различных СМИ) и получают общую цифру охваченной целевой аудитории (покупателей, потребителей, клиентов). Затем сумму бюджета, истраченную на реализацию PR-программы, делят на общее количество охваченных потребителей/клиентов и получают среднюю стоимость донесения необходимой информации до одного человека. Как правило, эта цифра в десятки, а то и в сотни раз ниже по сравнению с той, которая бы понадобилась для донесения нужной информации до целевых аудиторий при помощи обычной оплаченной рекламы. Нередко для большей убедительности даже готовят специальную сравнительную таблицу, в которой указывают общую печатную площадь вышедших после PR-мероприятий печатных материалов или общее время в эфире теле- радио сюжетов и возможную стоимость размещения рекламных материалов аналогичного объема или хронометража. Практика убедительно свидетельствует о решающем преимуществе «паблик рилейшнз» по сравнению с рекламой. Вот почему так часто обращаются к PR как спасительному средству, когда выделяется небольшой информационно-коммуникационный бюджет для продвижения фирмы или ее бренда на рынке.

Второй вид оценки эффективности связан с контент-анализом, т.е. подробным анализом содержания текстов статей, телевизионных сюжетов и радиорепортажей. Учету подлежат такие факторы, как позитивный/негативный тон статьи, наличие мнений авторитетных экспертов и лидеров общественного мнения, заголовок, под которым вышел материал, доказательность и система аргументации, жанр материалов, наличие опечаток, неточностей, а также степень использования журналистами исходной информации, подготовленной в департаменте по связям с общественностью или нанятом PR-агентстве.

Грамотно реализованная PR-программа не только помогает коммерческим структурам существенно экономить на затратах. Доверие целевых аудиторий к материалам, вышедшим под именем авторитетного журналиста, эксперта, обозревателя, редактора в новостных рубриках СМИ и отражающим точку зрения редакции, научного сообщества или влиятельной общественной организации, несравненно выше, чем к оплаченным сюжетам под рубриками «коммерческая информация», «на правах рекламы», «пресс-релиз», «рекламная публикация» и т.д.

Третий вид оценки эффективности -- по конечному результату воздействия информации на целевые аудитории (нередко, в виде роста числа клиентов, увеличения продаж товаров и услуг) -- вызывает наибольшие споры в пиаровском сообществе. Часть руководителей коммерческих структур жестко настаивает на конкретном, ощутимом конечном результате от осуществленной PR-программы и потраченных ресурсов.

Суть аргументов сторонников этого способа оценки эффективности сводится к тезису что реализация PR-программы должна привести к прямому росту реализованной продукции или увеличению числа клиентов.