Некоторые правила работы с БД.

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (числовой, текстовый и пр.). Можно связывать поле с типом данных «Счетчик» с полем с типом данных «Числовой». Поля счетчика считаются числовыми полями типа «длинное целое».

Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, долж­ны совпадать в одной и другой таблицах.

Если в нашем примере с избирателями и их наказами в таблице наказы (вторичная таблица) будет введен несуществующий в другой (первичной) таб­лице код избирателя, программа выдаст сообщение об ошибке.

Каскадное обновление связанных полей производит изменения в связан­ных полях вторичных таблиц, если эти изменения вносятся в связанные поля первичной таблицы.

Каскадное удаление связанных записей удаляет все записи во вторичных таблицах, содержащие в связанных полях значение, удаляемое в первичной таблице.

Формы.

Формы используются для ввода данных. Они позволяют вводить по одной записи за один раз. Сложные формы можно сконструировать так, чтобы вво­дить информацию в более чем одну таблицу. Достоинством форм является то, что они не обязаны содержать все поля из определенной таблицы. Использо­вание форм является более удобным в тех случаях, когда запись не умещается на экране в режиме таблицы. Также формы рекомендуется создавать для раз­граничения возможностей доступа к информации разными пользователями ба­зы данных. В этом случае пользователь сможет увидеть и изменить содержа­ние только тех полей, которые включены в специально для него созданную форму.

При работе с таблицей работа ведется непосредственно с полями данных. В формах и отчетах работа ведется с элементами управления, которые отобра­жают данные из полей, хранят информирующий текст (заголовки, надписи) или являются декоративными элементами (линии, прямоугольники и пр.)

Элементы управления:

• Поле. Предназначено для ввода информации.

• Список. Представляет собой список, из которого можно выбирать зна­чения.

• Поле со списком. Позволяет вводить новые значения в дополнение к имеющимся в списке.

• Группа переключателей. Представляет различные типы элементов управления для ввода информации. Можно использовать переключатели, выключатели и флажки.

• Кнопка. Выполняет некоторую функцию после щелчка на ней, напри­мер, запускает другую программу, распечатывает отчет, сохраняет за­пись и пр.

Access предоставляет следующие типы кнопок, которые можно поместить на создаваемую форму:

• Переходы по записям. Можно добавить в форму кнопки, которые по­зволяют перемещаться к следующей, предыдущей, первой или послед­ней записям.

• Обработка записей. Можно создать кнопки, которые будут удалять, дублировать, добавлять, печатать, сохранять или восстанавливать за­пись.

• Работа с формой. Кнопки, которые инициируют распечатку формы, от­крытие страницы в многостраничной форме, закрытие формы и др.

• Приложение. Кнопки, позволяющие выйти из Access или запустить не­которое другое приложение.

• Разное.