Лекция 2. Использование компьютерных технологий при подготовке презентаций

Презентация – это специальное шоу для демонстрации новых изделий и других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в том, что на выставках экспонируются любые изделия, а презентация проводится с целью ознакомле­ния потребителей с новейшей продукцией и любыми другими нововведения­ми.

При этом нужно быть готовым к тому, что нововведение может вызвать на­стороженный прием со стороны общественности. Убедить общественность в целесообразности нововведения и его полезности – вот основная задача ре­шаемая специалистом по связям с общественностью. Подчеркнем, что презен­тация – это шоу и компьютерные технологии позволяют сделать таковым лю­бой, даже не очень интересный аудитории доклад.

Мы говорим о презентациях, но большинство из рассмотренных ниже приемов использования компьютерных технологий можно использовать при подготовке к любому совещанию, собранию, конференции и пр.

Типичные вопросы, возникающие при подготовке презентации:

• На какую аудиторию ориентироваться?

• Что эта аудитория хочет услышать?

• Где будет проходить презентация?

• Когда она состоится?

возникают и при подготовке других мероприятий, организуемых отделами по связям с общественностью.

Не стоит забывать и о том, что работа над презентацией, как и над любым другим PR проектом неизбежно проходит характерные для проекта этапы реа­лизации:

• Определение целей и путей их достижения, проведение маркетинговых ис­следований, разработка плана мероприятий

• Реализация проекта

• Реклама проекта, привлечение внимания общественности

• Подведение итогов на основе сравнения полученных результатов с запла­нированными по установленным критериям.

Уделяя основное внимание вопросам реализации проекта, другим этапам придают порой меньшее значение, что в корне неверно. Без правильно постав­ленных целей и путей их реализации вряд ли можно рассчитывать на эффек­тивность проекта. Отсутствие «разбора полетов» делает весьма вероятным по­вторение уже допущенных ошибок. На этапе реализации проекта основное внимание необходимо уделять подготовке к мероприятию.

Подготовка к презентации должна включать в себя:

1. Изучение темы.

2. Подготовку выступления

3. Подготовку иллюстративного материала

4. Посещение места будущего выступления

5. Проверку оборудования

6. Практику в использовании оборудования

7. Практику речи

8. Соответствующий тип одежды.

Основное внимание уделим третьему пункту приведенного выше перечня. При этом под иллюстративным материалом будем понимать набор слайдов, демонстрируемых аудитории посредством мультимедийного проектора.

Создание таких слайдов возможно с использование различных пакетов прикладных программ. Мы остановимся на программе информационной и компьютерной поддержки презентаций Microsoft PowerPoint, разработанной корпорацией Microsoft и входящей в стандартный пакет Microsoft Office PowerPoint создает файл презентаций, который содержит набор слайдов и имеет расширение имени *. ppt или *.pps.

Данная программа может использоваться и как редактор слайдов и как про­граммный продукт, с помощью которого происходит отображение созданного файла презентации.