Компьютер в связях с общественностью.

Приведем еще несколько определений, важных для понимания сути вопро­са. И начнем с повторения нескольких базовых вопросов, рассматриваемых при подготовке специалистов по специальности 350400 « Что такое связи с об-

щественностью?», «Каковы основные сферы деятельности специалистов в об­ласти PR?».

Ну а «попутно» попробуем рассмотреть вопрос «Чем может помочь ком­пьютер в реализации того или иного PR проекта?».

Связи с общественностью (PR - Паблик Рилейшенз) - самостоятельная функция менеджмента организации по установлению и поддержанию коммуникаций между организацией и общественностью. В ходе реализа­ции этой функции персонал организации оценивает отношения с общест­венностью, идентифицирует политику и действия индивидуума или ор­ганизации с общественными интересами и реализует программу действии для обретения общественного понимания и принятия действий организа­ции.

Основная цель ведения деятельности связей с общественностью в органи­зации - это создание внешней и внутренней социально - политико-психологической среды, благоприятствующей успеху предприятия, и обеспе­чение необходимого поведения это среды в отношении фирмы. Деятельность коммуникации в организации может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные группы общественности (широкую или мест­ную общественность) или на достижение конкретных целей.

Основными сферами деятельности PR являются:

> работа со средствами массовой информации (отношения с широкой об­щественностью):

1) предоставление материалов для печати, на основе которых готовятся ста­тьи, репортажи,

2) ответы на запросы прессы и предложения информационных услуг,

3) мониторинг - сбор информации о своей компании, а также подборка ин­формации из СМИ о других компаниях, анализ и оценка сообщений печати, радио и телевиденья. Принятие мер по исправлению ошибок в сообщениях и выступление с опровержениями,

4) работа пресс-службы:

• оперативное распространение информации о деятельности организации,

• организация оперативного взаимодействия организации с СМИ,

• информационно-аналитическое обеспечение менеджеров и занятых в орга­низации по вопросам, затрагивающих интересы организации,

• создание информационного банка данных отражающих деятельность орга­низации,

• организация пресс конференций,

• оперативный сбор и анализ материалов печати, имеющих отношение к ор­ганизации,

• подготовка интервью должностных лиц в организации для СМИ.

> работа с потребителями:

• социологические опросы,

• рекламные компании.

> работа с партнерами:

• совещания, конференции, семинары.

> работа с местной общественностью:

• презентации, выставки, музеи предприятия.

> работа с персоналом:

• собрания трудового коллектива.

> работа с государством и местными органами управления,

> работа с инвесторами:

• работа с финансовыми аналитиками.

• подготовка писем к акционерам, затрагивающих такие вопросу, как:

♦ отчет о достижениях прошедшего года,

♦ обсуждение макро- и отраслевой среды, в которой компания вела опе­рации в истекшем году и будет вести в будущем,

♦ обсуждение стратегий роста, общей философии ведения операций в будущем, планы выпуска новой продукции и использования капитала, общие цели увеличения реализации и возврата инвестиций.

Как видим, даже приведенный весьма неполный список основных сфер деятельности специалистов по связям с общественностью обширен, а виды деятельности достаточно разнообразны. И все же попробуем выделить некото­рые общие «технологические» особенности представленных выше сфер дея­тельности.

Большей частью мы имеем дело с документами. Будь то предоставление материалов для печати, подготовка писем к акционерам или доклада на сове­щании вряд ли стоит ограничиваться написанием рукописи в изначальном смысле этого слова. В современном офисе компьютер и принтер обосновались прочно и надежно, а подготовка документов на компьютере с их распечаткой и тиражированием во многих случаях является основной технологической опе­рацией, занимающей основную часть рабочего времени специалистов. Таким образом, знание компьютерных технологий обработки текстовой и графиче­ской информации - это первый из нужных в работе технологических приемов.

Работа по статистической обработке результатов социологических иссле­дований, финансовый анализ деятельности предприятия, подготовка отчета о работе организации и многое другое неизменно предполагают проведение не-

которых вычислений. И здесь совершенно уместно вспомнить об изначальном значении слова компьютер – «вычислитель» и его первоначальном назначении. Наиболее универсальным программным обеспечением для проведения расче­тов можно считать программы работы с электронными таблицами или таблич­ные редакторы, поэтому умение создавать и настраивать электронные таблицы также является необходимым элементом системы знаний и навыков специали­ста. А что делать, если решение стоящих перед организацией задач требует разработки специального программного обеспечения? И в этом случае специа­лист должен уметь грамотно сформулировать техническое задание на разра­ботку программного обеспечения для программистов и системных админист­раторов, то есть представлять себе технологический цикл создания программ­ного продукта и видеть свое место в этом цикле.

Связи с общественностью невозможны без проведения совещаний и кон­ференций, выставок, брифингов и других массовых мероприятий, которые, пусть простят нам ценители четких классификаций, объединим одним поняти­ем – презентация. Элемент презентации есть в любом воздействии на любую аудиторию и умение сделать компьютер своим помощником при проведении презентаций также является необходимым элементом профессиональной под­готовки специалиста по связям с общественностью. Мультимедийный проек­тор, отображающий на большом экране графики и диаграммы, фотографии и видеоролики становится, наряду с трибуной и микрофоном, постоянным «уча­стником» совещаний и конференций. Специалист должен уметь создавать электронные файлы презентаций, быстро редактировать их при необходимости и грамотно использовать эти технические возможности для воздействия на ау­диторию.

Создание информационного банка данных, отражающих деятельность ор­ганизации, а также многие другие работы требуют знакомства с технологиями создания, информационного наполнения, редактирования баз данных. Все воз­растающие возможности компьютера по хранению больших объемов инфор­мации требуют навыков как создания баз данных, так и управления ими.

Ну и наконец, сбор информации о своей компании, распространение ин­формации о деятельности организации, переписка с инвесторами и акционера­ми требуют знания сетевых технологий: умения найти нужное в информаци­онных ресурсах сети, работать с электронной почтой, создать представитель­ство своей организации в сети Интернет и использовать уже имеющиеся ре­сурсы сети (электронные доски объявлений, сетевые конференции и пр.) в сво­ей профессиональной деятельности.

1.5.2. Информационные и компьютерные технологии. Базовые опреде­ления.

Вернемся к рассмотрению общих вопросов информационных и компью­терных технологий и вспомним еще несколько важных для нашего курса базо­вых определений:

Технология – совокупность производственных методов и процессов в определенной отрасли производства, а также научное описание способов производства. (С.И. Ожегов. Словарь русского языка).

Технология (от греч. technё - искусство, мастерство, умение и логия) – совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемая в процессе производства продукции. (Советский энциклопедический словарь под редакцией А.М. Прохорова)

Можно спорить какое из определений более «полное» или более «правиль­ное». Запомним оба, и будем двигаться дальше.

Компьютер – термин, являющийся транскрипцией английского слова computer, что означает – вычислитель.

Информация (от лат. Information – разъяснение, изложение) – перво­начально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.п.); с середины 20 в. – общенаучное понятие, включающее обмен сведе­ниями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму (генетическая информа­ция).

Таким образом:

Компьютерные технологии – совокупность производственных методов и процессов в определенной отрасли производства основанная и исполь­зовании средств вычислительной техники.

Информационная технология – совокупность методов обработки, изго­товления, изменения состояния свойств и формы представления инфор­мации, осуществляемая в процессе производства продукции.

При этом, как видно из приведенных определений, информационная тех­нология не всегда технология компьютерная. Любая картотека на бумажных (картонных) носителях информации – тоже часть информационной техноло­гии. Нас же интересует та часть информационных технологий, которая охва­тывает «обмен сведениями между человеком и автоматом, автоматом и авто­матом». Ну и, естественно, особый интерес представляет для нас организация обмена информацией между «автоматом» и большой группой людей.

Очевидно, что реализация компьютерных технологий невозможна без не­которого набора технических средств, позволяющих эту технологию реализо­вать. Остановимся на этом вопросе подробнее.