Глава 3. Пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря

ДОУ представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки данных и выдачи документов для приятия управленческих решений в интересах достижения поставленной перед организацией цели [11, C. 156].

Техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль персонала, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Компьютерное обеспечение, оснащенное специализированными программными средствами, является техниче­ской базой и инструментом для таких систем. Система ДОУ бессмысленна без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Современный электронный документ может включать в себя гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Он ограничен лишь параметрами содержания, структуры данных, форматов и стандартов передачи и характера использования [5, C.220]. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он становится открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ — это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных технологий в рамках, так называемых систем управления электронными Документами (СУД) или electronic document management systems (EDMS).

Мощные системы класса СУД, работающие чаще всего на рас­пределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии СУД отмечено во многих отраслях: государственное управление, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, промышленное производство, образование и другие.

Работа руководителя напрямую зависит от коммуникации секретаря. Таким образом, рабочее место и технические средства во владении секретаря должны находиться на современном уровне. Чем быстрее секретарь обрабатывает информацию, тем быстрее руководитель сможет принять решение.

На сегодняшний день существует различное множество, как отдельных программ, так и пакетов программ, которые позволяют совершать секретарю различные манипуляции с информацией.

Развитие подобных программ, улучшение систем обработки данных и управления ими, безусловно, улучшит и упростит работу секретаря.

Рассмотрим отечественные системы автоматизации документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

- простота внесения изменений в документ;

- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

- возможность использовать заранее заготовленные формы;

- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

- высокая скорость поиска и извлечения информации;

- простота контроля информационных потоков;

- экономия бумаги;

- компактность архивов;

- возможность защиты документов от случайного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации [1, С.26].

Следует отметить, что внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

- прозрачность деятельности сотрудников и отделов;

- укрепление исполнительской дисциплины;

- снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;

- уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и прочих.);

- высокая скорость получения аналитических справок и отчетов [7, С.143].

На рис. 1 видно, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами на цифровом процессе при замене с бумажного. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более прогрессивным и простым в использовании. Качество принимаемых решений улучшается, контроль над исполнением управленческих решений ведётся эффективнее, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (данная функция поддерживается не всеми системами). С помощью корпоративного информационного портала обеспечивается обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними [4, С.21].

Многие из существующих САДД позволяют перейти на безбумажный документооборот, но даже при наличии САДД часто имеет смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и прочее), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Объясняется это несколькими причинами:

1. Законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы.

2. Сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами.

На практике в основном сейчас электронный документооборот охватывает документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

Рис. 1. Преимущества электронного документооборота.

При использовании электронного документооборота возникает непростой технический вопрос, это перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы совместно с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде [13].

Главной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит о возросших требованиях заказчиков, о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Рынок систем автоматизации представлен достаточно широко российскими компаниями. Предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант документооборота: как для автоматизации функций делопроизводства, так для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

Хранение данных и работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и другие; иногда системы поддерживают работу на платформах разработки или на нескольких системах управления базами данных (СУБД). По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.

Обычно заказчики выбирают ту СУБД, которая в организации уже есть. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies, хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные решения.

Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика.

Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, при кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы достаточно сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, при этом даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку, внедрение такой системы стоит значительно больше.

Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то без проектного решения ей не обойтись. В случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он будет неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации.

Компаниям с документооборотом и традиционным делопроизводством больше подойдет коробочное решение, так как такой продукт опробован многими заказчиками, что учитывает пожелания и замечания клиентов, где всегда имеется подробная документация и список типовых ошибок, несомненный плюс типового решения- уменьшенная цена. Из коробочных решений можно назвать: «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций не существует.

Рассмотрим более подробно самые распространенные отечественные продукты:

1. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

Основные характеристики системы:

а) готовые решения для типовых задач делопроизводства – это каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: централизованного контроля распорядительных документов, регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля обращений граждан, поручений;

б) поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному;

в) модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация обширного доступа к базам данных по технологии Интернет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;

г) экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, невысокими затратами на внедрение, прежде всего Microsoft.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

- «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения);

- организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения, формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

- постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;

- «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;

- регистрация переносов сроков заданий;

- автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;

- формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

- автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;

- «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях;

- регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;

- контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

- «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;

- «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;

- «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера;

- «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в файл-серверном и клиент-серверном вариантах.

2. CompanyMedia-Делопроизводство - система предназначена для автоматизации документооборота в настоящем времени с отслеживанием движения документов.

Функции системы:

- организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;

- прием, обработка и распределение входящей корреспонденции;

- подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

- рассылка, регистрация, подготовка и подписание исходящей корреспонденции;

- поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

100% гарантия доставки информации.

а) неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

б) сквозное делопроизводство;

в) механизм замещения – возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих») [18].

3. OfficeMedia — Делопроизводство - предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

- «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

- «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

- «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и прочее;

- «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;

- «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;

- «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление [19].

4. «ГРАН-ДОК» для Windows

«Гран-Док» — специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления.

Функции системы:

- учет деловых документов, работа и хранение с текстами документов;

- контроль рассмотрения этапов и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;

- получение справочной информации о документах;

- анализ документооборота.

«Гран-Док — Lite» — однопользовательская версия для учета и работы с документами на одном рабочем месте, предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Платформа — Microsoft SQL.

«Гран-Док — сетевая версия» — адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док — корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») — предназначена для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.

5. ДЕЛО — это комплексное промышленное решение, позволяет автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

- работа над проектами документов;

- регистрация и ввод документов;

- исполнение документов;

- контроль исполнения;

- поиск документов;

- опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

6. «1С: Архив» - система управления документами, предназначенная для предприятий, служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

- организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;

- поиск по реквизитам учетно-регистрационной карточки, по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;

- управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей;

- установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;

- выбор исполнителей или группы исполнителей;

- выдача поручений;

- хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов.

7. Эффект Офис

«Эффект Офис» — это серия программных продуктов для систематизации, эффективного поиска и безопасного хранения документов:

- «Эффект Офис — система управления документами» — предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Внедрены варианты: локальный и клиент-серверный.

- «Эффект Офис — персональный архив» — специальная версия системы для одного пользователя.

- «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» — для работы с графическими изображениями.

- «Эффект Секретарь» — рабочее место секретаря.

- «Эффект Почта» — система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

8. «БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями предприятия или организации. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и прочее.

Компоненты системы:

- средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети;

- встроенная электронная почта;

- корпоративная система электронного документооборота.

Функции системы:

- подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;

- планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;

- совместное обсуждение различных вопросов в группе, для чего используется режим конференции;

- контроль договоров;

- создание и контроль за исполнением поручений;

- работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.

Из выше изложенного следует что, в России существуют и используются более 16 основных систем автоматизации документооборота (нами была рассмотрена половина), каждая организация, компания и фирма в зависимости от своей структуры и деятельности может выбрать не только САДД, но и ее решение (коробочное и заказное). Для упрощения работы в ДОУ, основной объем документов переводят с бумажного на электронный.