Средства корпоративного управления проектами и их значение для своевременного

Многие организации ищут пути совершенствования контроля выполнения проектов. Большинство организаций стремится к тому, чтобы применять эти средства ко всем проектам, которые они выполняют. Такой подход принято называть корпоративным управлением проектами или ЕРМ (Enterprise Project Management).

ОБОСНОВАНИЕ №1 - СОДЕЙСТВИЕ ВНЕДРЕНИЮ СТАНДАРТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ В ЧАСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Подтверждение. Применение средств ЕРМ, опирающихся на стандартизованные порядок и правила выполнения проектов, позволит ежемесячно отслеживать соответствие проекта базовым оценкам продолжительности и стоимости работ в соответствии с установленным содержанием

ОБОСНОВАНИЕ №2 - ВЫЯВЛЕНИЕ РИСКОВ И ОГРАНИЧЕНИЙ, СВЯЗАННЫХ С РЕСУРСНЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ПРОЕКТА

Подтверждение. ОУП применяет средства ЕРМ для отслеживания числа досрочно прекращенных проектов в портфеле в связи с неприемлемыми рисками и их последствиями для организации.

ОБОСНОВАНИЕ №3 - ОТЧЕТНОСТЬ О СОСТОЯНИИ ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТОВ СПОСОБСТВУЕТ ПРАВИЛЬНОМУ РАСПРЕДЕЛЕНИЮ ПРИОРИТЕТОВ, РЕСУРСОВ И ИНВЕСТИЦИЙ

Подтверждение. Руководство предприятия будет получать и об ускоренном и более экономичном выполнении проектов из отчетов о состоянии портфеля проектов, представляемых ОУП. Благодаря использованию ЕРМ большая часть информации становится доступной в режиме он-лайн. Руководство сможет также получать данные о реальном исполнении бюджетов проектов

ОБОСНОВАНИЕ № 4 - СВОЕВРЕМЕННАЯ ОТМЕНА НЕЖИЗНЕСПОСОБНЫХ ПРОЕКТОВ

Подтверждение. ОУП сможет применять средства ЕРМ для анализа хода выполнения проектов, для определения общего числа проектов, точно следующих установленному жизненному циклу и для оперативного, каждодневного управления ими.

ОБОСНОВАНИЕ №5-УЛУЧШЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ

Подтверждение. Команды исполнителей проектов смогут применять средства управления проектами для анализа хода выполнения проектов и согласованного применения ресурсов для всех проектов, входящих в портфель.

«ЦЕНА БЕЗДЕЙСТВИЯ» ИЛИ СУММАРНАЯ ВЫГОДА ПРИМЕНЕНИЯ СРЕДСТВ ЕРМ

При портфеле проектов стоимостью $100 млн. сложно разделить эффекты от работы ОУП в целом и только от применения средств РМ. Эти средства, сами по себе, не могут давать выгоды, поскольку их внедрение требует определенных усилий и изменения поведения исполнителей проектов, которых следует приучить к использованию средств EPM и предоставляемой ими информации.

Итого, с учетом сделанных предположений и допущений, суммарная экономия составит $17, 7 млн.

ВЫБОР СРЕДСТВ ЕРМ

10 основных требований, которым должны отвечать средства ЕРМ.

1.Простота использования. Индивидуальные представления о простоте использования того или иного программного средства достаточно субъективны. В любом случае оно должно располагать достаточно сильным аппаратом контекстной поддержки. Для того чтобы оценить простоту того или иного средства, достаточно задать себе вопрос, является ли оно столь же простым в применении, как общеизвестный текстовый редактор MS Word.

2.Внедрение и освоение. Необходимо оценить, как долго займет процесс внедрения средства, который включает его освоение конечными пользователями. Если процесс внедрения данного программного средства в управление наиболее важными проектами организации предположительно займет более 90 календарных дней, то это служит серьезным поводом отказаться от него. Такой длительный срок освоения означает, что данное программное средство оказалось чрезмерно сложным, и лучше поискать вместо него какое-либо более простое. Совместимость нового средства с имеющимися в организациями программами управления проектами и созданными теми файлами служит серьезным аргументом в его пользу.

З.Зрелость организации в части управления проектами. Если уровень зрелости работников организации в этой части недостаточно высок, то, вероятно, следует предпочесть программные средства, отвечающие уровню их подготовленности, поскольку внедрение более сложных средств натолкнется на значительное сопротивление. Если условия работы предприятия требуют применения для управления проектами методики освоенного объема, то выбранное программное средство должно поддерживать эту методику. Поэтому при выборе программного средства необходимо убедиться в том, что в него уже включена соответствующая функция или она может быть добавлена к нему по заказу.

4.Стоимость обучения. Необходимо определить, способна ли организация собственными силами наладить обучение пользователей или ей придется для этого постоянно прибегать к услугам сторонних организаций. Следует иметь в виду, что организация, обладающая достаточно гибкими возможностями для обучения сотрудников, имеет лучшие перспективы на будущее.

5.Наличие возможностей для управления портфелями. Любой выбираемый программный продукт должен обладать возможностями для объединения данных по многим проектам и решать задачи их ресурсного обеспечения. Данные о ресурсах, обрабатываемые программой, должны включать коды работ, описания квалификации и навыков многочисленных исполнителей и данные о стоимости их использования

6.Способность к взаимодействию с другими системами. Приобретаемый пакет программ ЕРМ должен обладать возможностями для простого налаживания его взаимодействия с другими, уже имеющимися в организации системами такими, как системы бухгалтерского учета и управления кадрами. Особенно важна возможность получения из этих систем данных, связанных с учетом рабочего времени.

7.Сервисные услуги, предоставляемые поставщиком. Перед выбором определенного пакета ЕРМ следует проконсультироваться с другими пользователями, чтобы оценить, достаточен ли для организации уровень сервиса, предоставляемый поставщиком. Своевременная поддержка со стороны поставщика очень важна для организаций, управление проектами в которой сильно зависит от наличия текущей информации. В этом случае гораздо полезнее получить у поставщика полный перечень покупателей его пакета ЕРМ, из которого можно выбрать кандидатуры для посещения и проверки действия пакета на месте.

8.Финансовое положение поставщика. Необходимо проверить финансовое положение поставщика. В 2002 г. объем рынка продаж средств ЕРМ составил около S200 млн., а конкуренция между поставщиками этих средств стала еще более ожесточенной. При этом некоторые из них могут испытывать различные финансовые затруднения. Поэтому, после того, как выбрано средство ЕРМ для приобретения, следует также решить, стоит ли приобретать исходные коды этого пакета программ на случай, если его поставщик свернет свои операции.

9.Веб-совместимость. Это требование является абсолютно обязательным, и большинство поставщиков пакетов ЕРМ ему соответствуют. Располагая возможностями получать из любого места доступ к проектным данным или просто вводить сведения о времени выполнения проекта, руководителям проектов проще изучать существующие возможности и угрозы. Некоторые проекты требуют ежедневного обновления информации о выполняемых работах, для чего требуются использовать возможности Интернет.

10. Библиотека документации. Наличие возможности создания и ведения подобной библиотеки является еще одним безусловным требованием. Большинство пакетов ЕРМ используют для создания базы данных модель «единого репозитория», в котором собрана вся документация, относящаяся к проекту, право доступа к которой определяется специальными разрешениями. Такая база данных, содержащая всю интеллектуальную собственность, создаваемую в ходе проектных работ, и всю сопроводительную документацию, представляет большую ценность для предприятия. Понятно, что всегда лучше, когда информация о проекте в любой момент может быть получена по локальной или глобальной сети, нежели когда она рассеяна по портфелям или жестким дискам ПК исполнителей.

MICROSOFT PROJECT - АРГУМЕНТЫ ЗА И ПРОТИВ

Microsoft Project - мощное программное средство, обладающее широкими возможностями, позволяющими применять его для управления как отдельно взятыми проектами, так и в многопроектной среде. Авторы являются большими поклонниками этого продукта.

его применение ОУП в качестве собственно средства ЕРМ сопряжено с некоторыми проблемами:

1. Возможность сквозной поддержки управления проектами. Традиционно Microsoft Project не обладает всеми необходимыми компонентами для сквозной поддержки управления проектами. В частности, это относится к такому компоненту, как управление рисками. Поэтому ОУП будет вынужден приобрести дополнительные лицензированные программные средства, совместимые с Microsoft Project и встраиваемые в этот пакет, для того, чтобы возместить необходимые, но отсутствующие в этом пакете опции. Еще одним отсутствующим в пакете элементом является программа прослеживания данных в иерархических системах. Третьим отсутствующим в Microsoft Project элементом, который приходится закупать на стороне, являются средства составления отчетов, которые ОУП представляет руководству, особенно в части управления портфелями проектов.

2. Системная связность. Microsoft Project не обеспечивает достаточно простой поток данных от места их ввода в график проекта до конечной точки их хранения. Насколько известно авторам, Microsoft пока не ведет работы по приданию этого свойства пакету MS Project. Для потребителей это означает необходимость проводить дополнительные разработки и нести лишние расходы для придания Microsoft Project системной связности. С точки зрения ОУП, такой подход лишен здравого смысла, поскольку все остальные программные средства ЕРМ обеспечивают простой прямой и косвенный обмен данными с Microsoft Project.

3. Интеграция со всеми рабочими программами. Microsoft Project разработан в качестве средства, помогающего руководителям программ и проектов исполнять свои обязанности. Хотя данные о многих проектах и программах могут быть объединены в одном файле MSProject, но это не является его основным назначением. Вместе с тем, следует заметить, что Microsoft Project хорошо сочетается с большинством известных средств ЕРМ.

4.Учитывая все высказанные замечания, тем не менее, следует указать на то, что при взаимодействии с Microsoft отсутствуют всякие финансовые риски, которые имеют место при закупке средств ЕРМ у других поставщиков. Корпорация Microsoft располагает достаточными ресурсами, чтобы решить все проблемы потребителей, если она вдруг решит поменять свои приоритеты. Реальный вопрос состоит лишь в том, какие из потребностей ОУП корпорация сочтет для себя приоритетными.

РЕЗЮМЕ

При выборе приобретаемых организацией средств ЕРМ значительное внимание должно быть уделено тому, насколько тот или иной пакет программ позволяет решать задачи, установленные в технико-экономическом обосновании ОУП и рассмотренные в данной книге. Па современном шике существует большой выбор таких средств. Поэтому, решая, какой программный продукт следует приобрести, следует, прежде всего, выбирать тот, что обеспечивает сквозное решение всех проблем управления проектами. Это средство должно допускать интеграцию всех существующих в организации данных, относящихся к портфелю ее проектов. Благодаря такой интеграции лучше видны существующие в организации возможности и угрозы для выполнения проектов. Выбранное средство должно быть простым в обращении и обладать значительными возможностями для комплексного управления портфелями проектов и ресурсами организации, для отслеживания хода реализации проектов.

Рекомендуя поставщика программных средств ЕРМ, следует предварительно изучить и принять в расчет существующую корпоративную культуру и уровень зрелости организации в части управления проектами. Следует также учитывать прогнозируемую долговечность поставщика. Гораздо проще и надежнее иметь дело с поставщиками, обладающими прочным финансовым положением и широкой клиентурой. Для ОУП, желающего приносить пользу организации, также важно, чтобы потребители его услуг в организации желали пользоваться приобретенными средствами ЕРМ. Поэтому следует убедиться в том, что эти средства могут быть полезны всем пользователям, а не только самому ОУП.