Функции администратора

1. Прием звонков, BAT, Skype, Stream wood
2. оформление заявок
3. встреча и размещение гостей, сопровождение
4. заказ такси
5. оформление почты
6. заказ экскурсий
7. работа с документами
8. обеспечение жизнедеятельности отеля
9. контроль за работой горничной
10. прачечная, вывоз мусора и т.д.
11. счета по кафе (чеки не бьем!)
12. оповещение сотрудников о ежемесячном собрании

Стойка администратора:

- на стойке расположен главный компьютер, за которым сидит дежурный администратор.

- На главном компьютере всегда должны быть открыты две программы: «Эдельвейс», «The Bat» (почта)

- Необходимые папки: счета, Папка «Reservation» (заявки), регистрационные карточки, журнал учета российских и иностранных граждан, журнал поломок, папка горничной, папка «Заказы»

- необходимые телефоны,

- Правила проживания и предоставления гостиничных услуг

- Книга отзывов и предложений

- прайс-листы,

- Книга учета оставленных вещей в номерах

Компьютер

- «Общая на Эдельвейс» => «Администратор»
папка с общим доступом, здесь сохранены все документы, счета, инструкции, текущая документация для отелей

- В отелях, кроме «Комфитель», есть доступ к удаленному рабочему столу. Через удаленный рабочий стол ведется работа в программах Эдельвейс, BAT (почта), сохраняются документы для общего доступа

- В браузере всегда должны быть открыты следующие вкладки: официальный сайт отеля, booking, travelline

Передача смены

• В 9.00 производится закрытие бизнес-дня в Эдельвейсе: «Ежедневные операции» - закрыть бизнес-день - закрыть день – ОК – ждем – занести – ждем – ОК – отвечаем на вопрос положительно, т.е. ОК – ждем – выход.
• Дежурный администратор всю важную информацию записывает в «Журнал передачи смены».
• Администратор принимающий смену проверяет брони в программе «Эдельвейс», все счета проживающих гостей, проверяет чистоту стойки.
• При передачи смены сверяется касса, и ставятся подписи обоих администраторов на документах.
• Администратор, сдавший смену не может покинуть рабочее место, пока не передаст всю текущую информацию, пока не будут разрешены вопросы, касающиеся работы.

Переход на ночной режим

- Переход на ночной режим осуществляется в 23.00. Включается ночное освещение, вывески, свет на входе.

- В случае, если в гостинице находятся «шумные» гости, Администратор обязан известить их о том, что после 23.00 шуметь нельзя. Вежливо попросить их быть потише или переместиться за пределы гостиницы. Если гости не отреагировали на замечание администратора, необходимо известить об этом охрану.

- Администратор должен проверить и подготовить все отчеты дежурства. Проверить все счета гостей. Сверить с программой «Эдельвейс» журнал регистрации отеля. Подготовить всю необходимую информацию по выездам и заездам для горничных и кафе.

- При переходе на ночной режим, дежурный администратор обязан навести порядок на стойке, протереть пыль, разложить документы.

- Подготовить список дел на следующий день. Составить список необходимой информации о гостях отеля для передачи смены.

- Администратор не вправе покидать стойку ресепшн до того момента пока все гости отеля не вернуться в гостиницу.

- Если Администратору необходимо покинуть стойку, то необходимо перевести телефон, закрыть кассу, проверить, что все важные документы и ценные вещи убраны. Дежурный администратор несет материальную ответственность за вещи, находящиеся у него на хранении на стойке.

- В ночное время телефонный звонок должен быть принят не позднее третьего гудка.

- В случае получения важной информации для сотрудников компании в ночное время, необходимо зафиксировать ее и передать по смене.

Оформление почты:

• Когда звонит фирма и спрашивает закрывающие документы (т. е. акты выполненных работ, заметьте мы НЕ делаем счет-фактуры, т.к. у нас упрощенная система налогообложения), в первую очередь необходимо узнать по каким счетам требуются акты, затем уточняется телефон фирмы, и, наконец почтовый адрес, на который можно отправить оригиналы.
• Если счет оплачен, то мы распечатываем оригинал счета и акт в 2-х экземплярах, ставим на счете – печать ООО «СОКО», На актах – печать организации
• После этого, мы отправляем один акт по факсу фирме, а затем оформляем почту следующим образом:

- Прежде чем складывать в конверты документы, необходимо занести данные документы в тетрадь отправленной почты (она лежит на полке «Почта») в соответствии с присутствующими там записями.

- Набираем адреса в электронном печатном виде, и приклеиваем их на конверт.

- После этого мы взвешиваем конверты на весах (они находятся в кафе), карандашиком пишем вес на конверте.

- Наклеиваем марки, в соответствии с весовой категорией (марки находятся на той же полке «Почта» в пакетике)

- Если у нас 5 писем и более, то нам необходимо составить список на почту. (папка «администратор» - «списки на почту»). Создаем новую папку, переименовываем в сегодняшнее число, куда будет в дальнейшем сохраняться Ваш список.

- Список составляется по аналогии с другими списками на почту

- После, список распечатывается в 2-х экземплярах, ставится печать организации и подпись.

- Славу необходимо отправлять на почту в обязательном порядке!

- Когда он обратно принесет Вам чек и др. документы, данный список нужно будет сложить в папку «Списки на почту» (находится слева от Вас рядом со сканером).

Дисциплина

Компания ожидает выполнения всеми сотрудниками соответствующих стандартов работы. Нарушения, влекущие за собой увольнение в рамках трудового законодательства с соответствующей пометкой в трудовой книжке:

- Нахождение в состоянии алкогольного, наркотического опьянения.

- Ошибки при операциях с наличными деньгами.

- Обман или сокрытие фактов обмана относительно Компании.

- Хищения. Фальсификация счетов и отчетных записей. Незаконное присвоение денег и собственности отеля.

- Преднамеренное игнорирование правил техники безопасности и трудового законодательства.

- Необоснованная грубость при обращении с гостями отеля, повлекшая за собой утрату имиджа компании. Несоблюдение рабочего распорядка, субординации, нарушение должностных инструкций, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, неподчинение руководящему составу.

- Раскрытие конфиденциальной информации отеля.

- Невыполнение иных распоряжений начальства.

По каждому нарушению проходит расследование, по результатам которого накладывается административное взыскание.