Система электронного документооборота

Трудно представить область человеческой деятельности, которая не связана с созданием и обращением бумажных документов. Поиск нужного письма, копирование деловых документов, их сохранность, обеспечение коллективной работы с бумажными и электронными документами приводят часто к прямым финансовым потерям. Растет поток бумажных документов, они порождают электронные документы (например, сканированные), что приводит к большим расходам, нередко к их потере. Так, по данным компании Delphi 15 % всех бумажных документов безвозвратно теряются, и рабочие группы тратят до 30 % своего времени в попытках найти их. Эти потери только в США близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться от бумажных документов и перейти к электронным.

По оценкам Norton Nolan Institute при использовании электронного документооборота рост производительности сотрудника увеличивается на 25-50 %, сокращается время обработки одного документа более чем на 75 % и уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов на 80 %. Внедрение системы электронного документооборота

- избавляет пользователя от переживаний, связанных с потерей документов,

- предохраняет от случайного стирания электронной копии,

- обеспечивает быстрый поиск требуемого документа,

- документирует процесс создания и редактирования документов, что позволяет обрабатывать их в гораздо больших количествах, принимать решения на основе более полной подборки материалов и в значительно меньшие сроки.

Возросшая оперативность в принятии и исполнении решений и повышение достоверности обрабатываемой информации влекут за собой повышение конкурентоспособности фирмы.

Переход к электронным документам радикально повышает производительность труда информационных работников. А использование их вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти документы, что при бумажной технологии проблематично и дорого (копирование, сохранение и т.п.). Это же позволяет сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирования функций и задач, что существенно снижает затраты. Снижаются затраты на канцелярские принадлежности, расходные материалы, покупку копировальной техники. Сокращаются площади под архивы и затраты на их содержание, восстановление архива в случае его порчи.

Важным фактором внедрения электронного документооборота является сохранность конфиденциальности документов, доступ к которым конкурентов и других заинтересованных лиц может привести к более или менее крупным финансовым потерям, вплоть до полного банкротства. Сохранность хранимой на электронных носителях информации легче обеспечить вследствие малого физического объема неразвитости систем защиты.

Полностью этот процесс не автоматизирован, т.к. для создания индустрии автоматизации делопроизводства необходимо:

• знать и уметь передавать другим методологию ведения делопроизводства;

• разработать комплексную технологию автоматизации делопроизводства, оформленную в виде законченных программных продуктов;

• выделить программные продукты и услуги, обеспечивающие домашних пользователей, малые офисы (1-25 ПК) и корпоративных пользователей(25 и более ПК).

Рассмотрим некоторые аспекты создания системы электронного документооборота (СЭД). Любой электронный документ должен быть создан посредством или приложения (имеется в виду текстовый редактор, системы создания и редактирования электронных таблиц, чертежей, баз данных и т.п.), или специальным инструментом, входящим в СЭД, для приведения документа, находящегося в неприемлемом для системы виде, в стандартизированный вид. Отсюда вырисовываются две основные задачи при организации работы с документами:

- обеспечение взаимодействия средств создания электронных документов и средств администрирования документов;

- обеспечение перевода внешних документов в стандарт системы.

Первая задача означает, что какими бы приложениями ни создавался документ, в СЭД должны быть средства вовлечения его в электронный документооборот. Тем самым должна быть исключена возможность как создания и хранения документов в обход системы, так и доступа к нему иными средствами, кроме тех, которые предоставляются и контролируются СЭД.

Под понятием внешних документов подразумеваются бумажные и электронные документы, созданные вне рамок СЭД. В случае бумажных документов, а также фото-, звуковых и прочих " аналоговых" документов необходима их оцифровка, т. е. перевод в адекватную электронную форму. Для печатных документов это будет сканирование и распознавание текста, для чертежей — сканирование и трассировка, для аудио- видеоматериалов - перевод в один из компьютерных форматов. Следовательно, требуется широкий спектр перекодировщиков, способных распознать более или менее распространенный формат документа и осуществить его однозначный перенос в стандарт системы электронного документооборота.

На сегодняшний день получили широкое распространение системы компьютерного бухучета, финансовой деятельности и др. Но подобного рода системы не обеспечивают доступа и возможности работы с прочими офисными документами. Разумеется, было бы нелепо создавать на предприятии две системы документооборота - одну для финансовых документов, другую для всех остальных. Поэтому система электронного документооборота должна поддерживать все типы документов, обращающихся на предприятии, при этом обеспечить безболезненный переход с имеющихся систем, решающих локальные задачи, на единую систему электронного документооборота предприятия.

При выборе системы нужно придерживаться принципа поддержки максимально возможного количества платформ (операционных систем). Таким требованиям отвечает, например Windows NT, так как она является многоплатформенной и уже сейчас поддерживает многопроцессорную архитектуру и процессоры Intel, MIPS, ALPHA, Power PC. Необходима поддержка многоплатформенных серверов баз данных, таких как Sybase, Oracle, Informix.

Выбираемая система должна быть открыта для эксплуатируемых и новых приложений. Для этого ей необходимо удовлетворять ряду стандартов, таких как Shamrock, ODMA (Open Document Management API), Workflow Coalition APL, и обеспечивать включение приложений средствами OLE и API.

Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно. Поэтому выбираемая система должна быть модульной. Каждый из модулей обеспечивает решение определенных задач. При этом не должно составлять труда их включение в работающую систему. Модули по возможности должны быть независимы друг от друга. Например, сначала внедряется система автоматизации исполнения приказов, а можно начать с электронного архива, но в результате должна быть получена полноценная система.

Система электронного документооборота, отвечающая перечисленным принципам, состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, т. е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Если приложения удовлетворяют стандарту ODMA, то интеграция выполняется автоматически путем настройки конфигурационных файлов. Если приложение не предусматривает сохранения данных в файле, то приходится перехватывать операции вывода данных на печать для перевода в стандарт системы. Это сложная работа, но ее достоинство в том, что сохраняются принятые на предприятии виды документов.

Отдельно следует упомянуть интеграцию с электронной почтой и факс-системами. Интеграция с электронной почтой выполняется через стандартные нтерфейсы программирования МАРI и VIM. Сложнее дело обстоит с факс-системами. Приходится прибегать к прямой интеграции, когда факс-сервер программным путем стыкуется с системой управления документами. Если же факс-серверы удовлетворяют стандарту MAPI или VIM, то интеграция реализуется, как с электронной почтой.

Следующей задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях (дисках, стримерах и т. д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого надо предусмотреть поддержку миграции документов между устройствами хранения, т. е. данные с дисков в зависимости оттого, как часто к ним обращаются, должны перекочевывать на более дешевые и менее быстрые хранители информации. Можно использовать технологию автоматической миграции документов системы Hierachical Storage Management, а продукты, ee поддерживающие, называются HSM-продуктами.

При использовании распределенной обработки данных в режиме online можно напрямую присоединиться к офисной сети и получить доступ к информационному хранилищу. Можно посредством сети Internet подсоединиться к WWW-серверу предприятия и тем самым получить доступ к данным. Можно в режиме off-line по электронной почте послать запрос в информационное хранилище, оформив определенные критерии выбора. По этим критериям будет оформлен список документов и переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги..

Если для хранения документов организовано несколько информационных хранилищ, то желательно использовать распределенную СУБД. В противном случае решение усложняется.

Достаточно сложной проблемой является организация быстрого поиска документов. Для организации поиска используется индексация документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

В случае атрибутивной индексации документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовым или иными полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где сохраняются имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким полям либо по всей совокупности. При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдается пользователю, первому открывшему документ, и запрет всем остальным на пользование документом, исключая режим " только для чтения".

Другой важной задачей является обеспечение работы с актуализированным документом. Многие пользователи могут редактировать и вносить изменения. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редактирование документа, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность отследить этапы прохождение документа через инстанции и его эволюцию. Можно запретить вносить изменения в документ, передавать на редактирование его копии. Версии документов также протоколируются.

Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно, перевод в «текстовый» формат не рационален. Тогда как бы накладывается второй, " прозрачный", слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию обычным образом.

При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным любопытным. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное редактирование и уничтожение документа, другие - только просматривать. Может быть разрешен доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие меры.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид.

В контексте обработки документы делятся на две группы — просто документы и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации: линии, пиктограммы, графление и т.д.

Первой операцией является сканирование. Сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличие системы автоподачи документов.

Следующей операцией является чистка изображения документа, так как многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые мы не замечаем. Они переходят в электронный образ документа и сильно мешают при работе. Поэтому проводится очищение изображения. Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации и выделения.

Третья операция подготавливает документ к распознаванию. Трудности возникают, когда элементы букв пересекаются с элементами форм, а также из-за дефектов бумаги и т.д. Системы распознавания удаляют элементы форм так, чтобы не пострадал текст.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Следующая операция - распознавание. Существует огромное число систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Системы ICR распознают также штрих-коды, специальные метки.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексация.

Для обеспечения перечисленных операций выделяют сервер приложений, сервер сканирования и предварительной обработки изображений и сервер обработки изображения и распознавания. Следует предусмотреть рабочие места для контроля качества обработки документов. В случае необходимости их можно использовать для ручного индексирования документов, если отсутствует автоматическое.

Число серверов может быть различным, но необходимо предусмотреть их координацию. Она может быть решена посредством файла--сервера. Но более современной является система использования серверов баз данных.

При использовании серверов баз данных для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание. Переход к следующей операции означает изменение статуса задания и каждая обработка документа является выделенной транзакцией на сервере баз данных. Если обработка не выполняется по каким-либо причинам, транзакция возвращается в базу; и задание остается невыполненным, поступает" снова на обработку. Тем самым гарантируются целостность и надежность хранения и обработки документов.

Часть операций массового ввода реализуется программно, другая — аппаратно. Более надежной и перспективной является аппаратная реализация посредством плат обработки изображений.

Третья часть электронного документооборота — система автоматизации деловых процессов (АДП). Она предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.

Для проектирования сложных деловых процессов используются методы моделирования, способные учесть большинство ситуаций, которые могут возникнуть в реальной жизни. Деловые процессы не имеют жесткой структуры и меняются по самым разным причинам - внешним и внутренним. Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов иэкономии средств.

В настоящее время существуют определенные проблемы с методологией описания деловых процессов. Самой распространенной в настоящее время является методология направленного графа. Разработаны графические редакторы, позволяющие в удобной форме проектировать и редактировать карты деловых процессов. Карты деловых процессов формируются на основании заданий, их статуса, параметров, определяющих роль персон, которым они предназначены. Параметры задают роль сотрудника, его полномочия и права, время исполнения задания и т.д. Графический редактор, обрабатывающий задания, размещает карты деловых процессов в специальных базах данных.

После формирования базы карт деловых процессов ра6отает модуль преобразования карт деловых процессов в конкретное АДП-приложение, моделирующее деятельность одного сотрудника. АДП-приложение поступает на выполнение. Оно создает рабочее пространство пользователя и его интерфейс: окно входящих заданий пользователю и окно исходящих заданий. Для каждого задания показываются его характеристики и состояние.

Заметим, что АДП-приложения ориентированы не на конкретных сотрудников, а на роли, которые они исполняют. Это дает возможность динамически переназначать сотрудников на роли, что позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии, гибко управлять заданиями, направляя их определенной ролевой категории сотрудников.

Существуют две архитектуры АДП-систем. Первая ориентирована на документ и процесс его движения между сотрудниками. Эта система похожа на электронную почту. Достоинство — использование технологии " клиент-сервер". Недостатки — сложность управления правилами деловых процессов затруднено протоколирование процесса движения документа, и во многих случаях документ доступен только получателю.

Вторая архитектура АДП-систем ориентирована на задание как составную часть делового процесса. Логика построений таких систем выглядит как " деловой процесс — задание — документ". Поэтому документ может быть прикреплен к заданию, но может отсутствовать. Информация о задании и его обслуживании хранится в базе данных. В этом случае легко протоколируются все движения задания. Трудности возникают при организации распределенной обработки заданий.

Поэтому при выборе АДП-сисхем. следует учитывать стиль работы предприятия, решаемые задачи.

Фирма Microsoft для второй архитектуры АДП-систем создала утилиту Exchange, предназначенную для реализации транспортного механизма объектной базы данных, созданной корпорацией KeyFile.

Среди систем управления документами лидирует система DOCS Open компании PC DOCS Inc. В этой системе под документами понимается любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Система ориентирована на платформу Windows.

Отечественная система " Ефрат" для Windows решает задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами, реализует систему массового ввода бумажных документов посредством сканера.

Интегрированный пакет TorraImage позволяет редактировать графические файлы форматовТIFF, AWD, PCX, DCX, BMP, JPEG.

Система распознавания документов FimReader создана компанией BIT Software. Этот пакет интегрирован в систему DOCS Open. Он реализует ввод печатных документов без использования клавиатуры.

Система распознавания текстов CuneiForm для Windows реализует OCR-технологию (Optical Character Recognition) преобразования графического изображения текстового документа в текстовый файл. Она может быть встроена в графический процессор Corel Draw.

Для создания и обслуживания технического документооборота при проектировании любой системы служит, например, комплекс TechnoDOCS.

В последнее время появились системы электронного документооборота на базе Web - технологии.