Роль документооборота в информационном обеспечении. Документ, его реквизиты и правила оформления

Правовая и нормативная база информационного обеспечения

Правовая база: Федеральные законы в области информационного обеспечения продавцов и потребителей; объекты, нормы, устанавливаемые ими. Права и ответственность продавцов по вопросам товарной информации. Пра­ва потребителей на информацию о товарах, их изготовителях и продавцах.

Нормативная база: виды нормативных документов, регламентирующих требования к товарной информации. Нормы и правила, установленные в этих документах.

Правовая информация и способы ее распространения. Основные характеристики и классификация справочно-правовых систем. Специализированные справочно-правовые системы для торговли.

Виды, функции, формы и средства информационного обеспечения

3. Формы и средства информационного обеспечения: классификация, назначение.

ИО делится на:
- внутримашинное - информационный фонд (входные. Первичные, оперативные, нормативно-справочные, результатные и другие файлы), автоматизированные базы данных (локальные, сетевые, многопользовательские БД, системы управления БД);
- внемашинное - системы показателей, документации и документооборота, классификации и кодирования информации.

Понятие и сущность документооборота предприятия.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Роль документооборота в информационном обеспечении. Документ, его реквизиты и правила оформления

Документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота должна обеспечивать оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов;

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- снижение уровня подписания документов.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения