Роль информационной системы в Public Relations

Информационная система (ИС) включает в себя специалистов, оборудование и методы сбора, сортировки, анализа, оценки и распределения своевременной и достоверной информации, используемой при принятии PR решений. Роль информационной системы заключается в определении потребностей в информации для управления PR деятельностью, ее получении и своевременном предоставлении соответствующим специалистам.

Информационная система предназначена:

- для сбора и анализа информации;

- определения рыночных возможностей предприятия;

- раннего обнаружения возможных трудностей и проблем;

- выявления благоприятных возможностей;

- рационального использования значительных массивов информации о продуктах, каналах сбыта, потребителях, конкурентах и т. д.;

- координации прогнозов, планов и PR программ;

Основные преимущества использования ИС:

- организованный сбор информации;

- широкий охват информации;

- предупреждение кризисов в деятельности фирмы;

- координация планов;

- скорость анализа;

- представление результатов в количественном виде.

Для эффективного функционирования предприятия в условиях острой конкуренции информация становится не менее важным ресурсом предприятия, чем финансы и персонал. Информация помогает предприятию значительно снизить степень риска, вовремя обнаружить трудности и проблемы, скоординировать реализацию планов и стратегий маркетинга, оценить рыночную деятельность, проанализировать состояние внешней и внутренней среды и др.

Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом орга­низме человека.

Свойства и характеристики информации

1. Свойство социальности. Человеческий фактор определяет существование информации. Наиболее полное и осмысленное восприятие информации доступно только человеку. На этом восприятии строится деятельность человека. Все предметы и явления природы имеют определенные свойства. Но в сведения, а, следовательно, в информацию, они превращаются благодаря сознанию человека, которое способно воспринять и оценить их по определенным критериям.

2. Свойство превращения в средство коммуникаций, средство общения людей, на котором построена совместная деятельность.

3. Свойство накопления информации, превращения ее в знания и множественности ее использования в маркетинге. При определенных условиях хранения она не убывает, и объем ее не уменьшается. А знания способны в определенных границах давать новую информацию.

4. Свойство количественной и качественной определенности возможности обрабатывать информацию, в том числе современными техническими средствами. Это свойство позволяет оперировать информацией в технологиях менеджмента и маркетинга.

5. Свойство ценности. Различная информация обладает разной ценностью, которая проявляется в сравнении с целью, характером проблемы и сложностью ситуации.

6. Свойство превращения информации в товар, т.е. информацию можно продавать и покупать и это бывает выгоднее, чем покупать продукт. На современном рынке дорого стоит технологическая информация, не продукт, а информация о том, как его производить.

К информации предъявляется ряд основных принципиальных требований:

1) актуальность: представление реальных сведений в нужный момент времени;

2) достоверность: адекватность сведений реальным событиям;

3) релевантность (относящийся к делу): получение информации в соответствии с поставленными задачами;

4) полнота: максимальное использование показателей объекта исследования;

5) целенаправленность: соответствие информации целям исследования.

Информация может быть классифицирована по нескольким признакам

Выделяют следующие типы информации:

1) по месту сбора:

а) внутренняя - любая информация, полученная из финансово-хозяйственной отчетности и документации фирмы, предприятия, организации;

б) внешняя - информация, собираемая за пределами организации, в том числе подготовленная статистическими агентствами, государственными и общественными организациями; информация, публикуемая в СМИ; информация рекламного и коммерческого характера.

2) по назначению:

а) справочная;

б) нормативная;

в) аналитическая;

г) рекомендательная (прогнозы и др.);

д) сигнальная (краткосрочные прогнозы и др.);

е) регулирующая (отклонение от плана и др.).

3) по способам распространения - устная, письменная и комбинированная

4) по степени конфиденциальности — для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важ­ности, подлежащая разглашению через установленный срок;

5) по способу получения:

а) первичная - исследования, проводимые организацией по ее заказу (опросы, обследования и т. п.); Первичная информация направлена на решение конкретной проблемы и формируется в процессе проведения специальных исследований (опросов, наблюдений и т. п.). Отсюда и название данной информации — первичная, т. е. собирается в первый раз.

б) вторичная — уже существующая информация, собираемая для различных других целей, но может быть использована для конкретных маркетинговых потребностей фармацевтических организаций. Вторичная информация представляет собой данные о внутренней и внешней среде туристского предприятия, получаемые из бухгалтерской и статистической отчетности, специальных публикаций, справочников, систематизирующих и аналитических обобщений.