Объекты автоматизации в системе организаций

Рассматривая вопросы автоматизации систем управления, прежде всего необходимо четко определить, что мы собираемся автоматизировать, т. е. определить объекты автоматизации.

Для определения объектов автоматизации в системе управления персоналом необходимо проанализировать процесс ее функционирования, ее состав и решаемые задачи. В результате анализа должно быть получено описание процесса переработки информации в системе управления, определены элементы этого процесса и связи между ними.

Под системой управления персоналом понимается совокупность функционально связанных органов управления, пунктов управления, систем связи, систем и средств автоматизации управления войсками, а также специальных систем, обеспечивающих сбор, обработку и передачу информации.

Основу системы управления составляют органы управления, которые вырабатывают управляющие воздействия на войска (приказы, директивы) и тем самым осуществляют управление. В состав органов управления включаются: правление, дирекция, администрация, управления, отделы и другие органы. Органы управления размещаются на пунктах управления и, используя системы связи, системы и средства автоматизации управления, а также специальные системы, выполняют свои функции.

В процессе выполнения своих функций органы управления осуществляют управленческую деятельность, которую можно рассматривать как процесс обработки информации. Действительно, орган управления получает входную информацию по различным каналам (приказы, директивы выше стоящих органов управления, донесения нижестоящих органов управления, а также другую информацию), анализирует полученную информацию, определенным образом преобразует ее и создает новую информацию, которую по каналам связи передает в подчиненные и вышестоящие органы управления (приказы, распоряжения подчиненным войскам, донесения вышестоящим органам управления).

Управленческая деятельность может быть представлена как совокупность определенным образом связанных задач управления. Количество, сложность задач управления, решаемых в процессе управленческой деятельности, а также требования по оперативности их решения могут быть различными в различных условиях обстановки. Однако перечень и содержание задач управления, как правило, являются стабильными- неизменяемыми или слабо изменяемыми - в процессе жизнедеятельности организации на достаточно большом интервале времени. Результатами решения задачи управления являются управляющие воздействия на подчиненных и предоставление требуемой информации вышестоящим органам управления, которые оформляются в виде документов (приказов, директив, распоряжений, а также донесений, отчетов и справок).

Задачи управления решаются должностными лицами органов управления и так же, как управленческая деятельность представляют собой процесс переработки информации.

Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа взаимосвязанных информационных процедур,

заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами.

1. Полностью формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен. К таким процедурам относятся поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов, расчет заработной платы, подведение итогов деятельности предприятий и фирм, расчет на мо дели показателей эффективности деятельности предприятий и фирм и т. д. Полностью формализуемые процедуры лучше всего поддаются автоматизации с применением ЭВМ. Они мо гут выполняться без участия или с минимальным участием человека и не требуют высокого уровня его подготовки.

2. Неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создается новая уникальная информация, причем алгоритм переработки исходной информации неизвестен. Принципиально существуют две процедуры та кого типа: формирование множества альтернатив выбора (на пример, вариантов выбора инвестиционных проектов) и собственно выбор одного варианта из данного множества. Как правило, такие процедуры реализуются должностными лицами с использованием результатов выполнения информационных процедур первого типа. Требования по знанию процессов функционирования предприятий и фирм к лицам, выполняющим неформализуемые информационные процедуры, очень высоки.

3. Плохо формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться и полностью не определен. К плохо формализуемым процедурам относятся задачи планирования, оценивания эффективности вариантов построения финансовой политики фирмы и т. д. Плохо формализуемые процедуры не могут выполняться без участия человека. К человеку, выполняющему плохо формализуемые информационные процедуры, предъявляются высокие требования по знанию процессов функционирования экономических систем и алгоритмов переработки информации. Они выполняются одним должностным лицом и включают, как правило, несколько полностью формализуемых и неформализуемых процедур. Порядок про ведения которых определяет должностное лицо, исходя из особенностей решаемой задачи управления в каждом конкретном случае.

Таким образом, основными типами информационных процедур, индивидуально выполняемых должностными лицами, являются полностью формализуемые и неформализуемые процедуры. Введение понятия плохо формализуемой процедуры удобно как промежуточное описание процессов переработки информации а также для выделения в этих процессах достаточно цельных элементов, выполняемых одним или несколькими должностными лицами (например, оценка эффективности проводимой финансовой операции, разработка варианта плана вывода фирмы из кризисного состояния и т. д.).

Необходимо отметить, что деление процесса переработки информации на отдельные информационные процедуры не является абсолютным, раз и навсегда определенным. Это

деление соответствует степени изученности объекта управления и системы управления. По мере изучения объекта управления и получения новой информации о нем неформализуемые информационные процедуры могут быть сначала заменены плохо формализуемыми, а в дальнейшем — и полностью формализуемыми информационными процедурами. Имен но такая последовательная замена информационных процедур, выполняемых в процессе разработки управленческих решений, лежит в основе одного из подходов к автоматизации управленческой деятельности, о чем будет сказано ниже.

Таким образом, основу функционирования системы управления предприятиями и фирмами составляет управленческая деятельность органов управления, которая осуществляется должностными лицами и включает решение связанных между собой задач управления. Отдельные задачи управления и управленческая деятельность в целом представляют собой процесс переработки информации. Переработку информации осуществляют должностные лица органов управления путем выполнения информационных процедур. Управленческую деятельность органов управления и должностных лиц, задачи управления, а также информационные процедуры в дальнейшем мы будем называть элементами управленческой деятельности осуществляемой системой управления.

Проведенный выше анализ функционирования системы управления персоналом позволяет выделить иерархически связанные объекты автоматизации как элементы управленческой деятельности, осуществляемой системой управления.

1. Управленческая деятельность органов управления и должностных лиц.

2. Задачи управления персоналом, решаемые руководством фирмы в целом или должностными лицами (должностным лицом) в процессе управленческой деятельности.

З. Полностью и плохо формализуемые информационные процедуры, индивидуально выполняемые должностными лицами (возможно, с использованием различных технических устройств) при решении различных задач управления.

Уровень автоматизации управленческой деятельности задач управления и информационных процедур может быть различным. Он зависит от возможностей по разработке программного обеспечения, имеющихся технических средств, а также от других причин, в том числе и чисто психологических, связанных с готовностью и желанием должностных лиц использовать в своей работе ЭВМ. Однако каждому объекту автоматизации можно поставить в соответствие типовое программное средство, которое целесообразно применять при автоматизации конкретного элемента процесса переработки информации.

Так, средством автоматизации информационных процедур первого типа являются ИРЗ. Средством автоматизации информационных процедур третьего типа и задач управления могут стать комплексы ИРЗ, а также АИС класса ИВС (ИРС, САПР, ПОИС, МЦ). Средством автоматизации управленческой деятельности должностных лиц является СППР. Автоматизация управленческой деятельности органа управления должна осуществлять в рамках АСУП.