Процессы управления пректами.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта. У проекта обязательно имеется одна или несколько целей. Под целями понимается не только конечный результат проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов. Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей.

Обычно в число основных критериев оценки вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов, при этом запланированные цели и качества обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов.

Для управления проектом необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначение ресурсов на выполнение тех или иных работ. Информация, использующаяся в управлении проектами обычно не бывает абсолютно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕКТАМИ.

Проект состоит из процессов. Процесс – это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы: 2) процессы управления проектами, касающиеся организации и описания работ проекта; 2). Проекты, ориентированные на продукт, касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложений.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на 6 основных групп.

1)Процессы инициации – это принятие решения о начале выполнения проекта.

2) Процессы планирования – это определение целей и успеха проекта и разработка рабочих схем, их достижения.

3) Процессы исполнения – это координация людей и других ресурсов для выполнения плана.

4) Процессы анализа – это определение соответствия плана и исполнение проекта по поставленным целям и критериям успеха, и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий.

5) Процессы управления – это определение необходимости корректирующих воздействий, их согласование, применение и утверждение.

6) Процессы завершения – это формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной степенью интенсивности на всех стадиях проекта.

Процессы управления проектами связаны своими результатами. Результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта.

I) Процессы инициации.

Инициация включает единственный подпроцесс – авторизацию, т. е. решение начать следующую фазу проекта. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

II) Процессы планирования.

Следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция или услуги, созданные в результате исполнения проекта. Цели продукта – это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта. Цели проекта – работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами. В ходе исполнения проектов процессы планирования многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Цели. Кроме того, планирование проекта – это не точная наука, различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. Так же может быть составлено различное расписание выполнения работ при одних и тех же исходных данных. Основными процессами планирования являются сроки выполнения и стоимость проекта Они выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. Кроме основных процессов планирования имеются вспомогательные процессы, необходимость в использовании которых зависит от природы проекта.

1)Планирование качества, т. е. Определение того, какие стандарты качества использовать в проекте и как этих стандартов достичь.

2)Планирование организации, т. е. Определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации.

3) Назначение персонала.

4) Планирование взаимодействия – определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта.

5)Идентификация риска – определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект.

6) Оценка риска, т. е. Оценка вероятностей наступления событий риска и их характеристик и влияние на проект.

7)Разработка реагирования – определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события.

8) Планирование поставок.

9) Подготовка условий – выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

III) Процессы исполнения и контроля.

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникших отклонений также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Процессы исполнения можно разделить на основные и вспомогательные. К основным относится сам процесс исполнения плана проекта, а к вспомогательным относятся:

1)Учет исполнения – это подготовка и распределение необходимый для участников проектов информации с требуемой периодичностью.

2) Подтверждение качества – регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества.

3) Подготовка предложений – сбор рекомендаций, отзывов, заявок и т. д.

4) Выбор поставщиков – это оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков, и заключение контрактов.

5) Контроль контрактов.

6) Развитие команды проекта – это повышение квалификации участников проекта.

IV) Процессы анализа.

Включает в себя как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана участниками проекта.

На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составлении новой версии плана. Процессы анализа и исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования.

Для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

К основным процессам анализа относятся те процессы, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успех исполнения проекта.

1)Анализ сроков – это определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проектом, директивным или запланированным.

2) Анализ стоимости.

3) Анализ качества – это мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определение путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проектов.

4) Подтверждение целей – это процесс формальной приемки результатов проекта его участниками.

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

1)Оценку исполнения, т. е. Анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта.

2) Анализ ресурсов – это определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов в плановом значении. В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному заранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

V) Процессы управления.

Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению, т. е. доведение до участников проекта плановых заданий и контролю за их реализацией. Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий, то требуется найти оптимальное корректирующее воздействие, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

Процессы управления предназначаются для определения согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления называется управлением изменениями и инициируется процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающихся практически в каждом проекте относятся:

1)Общее управление изменениями, т. е. определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.

2) Управление ресурсами, т. е. внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта.

3) Управление целями – это корректировка целей проекта по результатам процессов анализа.

4) Управление качеством, т. е. разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов можно выделить два:

а) управление рисками, т. е. реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проектов.

б) управление контрактами – это координация работы подрядчиков, корректировка контрактов и разрешение конфликтов.

VI) Процессы завершения.

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

а) закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.

б) административное завершение – подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проектов.

Все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природой, однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов.

Успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств.