Вопрос 29. Расчеты с подотчетными лицами

Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для расчетов:

- по оплате труда,

- за транспортные услуги,

- за коммунальные услуги,

- за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

- за приобретение основных средств,

- за приобретение горюче-смазочных материалов,

- на командировочные расходы.

Движение денежных средств, выданных под отчет отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Пунктом 155 Инструкции №25н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №25н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

- 0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению;

- 0 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

- 0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг»;

- 0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».