Этапы процесса контроля

I. Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы и прочее).

II. Создание модели функционирования организации и определение точек кон­троля.

Здесь создается модель функционирования организации, где от­ражаются потоки ресурсов, информации, места образования проме­жуточных и конечных результатов. Эти так называемые точки кон­троля являются наиболее подходящим местом для наблюдений и из­мерений.

Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент кон­троля. На них приходится львиная доля затрат. Именно величина по­следних зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь его задача состоит, прежде всего, в нахождении путей сокраще­ния расходов, а не в их увеличении.

III. Осуществление наблюдений и обработка информации.

В процессе наблюдений накапливается информация о состоя­нии и результатах функционирования объекта контроля. Она долж­на быть точной, дающей возможность принимать обоснованные ре­шения. Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет опре­делить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклоне­ния находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять кор­ректирующие действия, а если действовать — то как, с какой интен­сивностью.

IV. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях — пересмотр целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии произ­водства и управления.

Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений.

На практике существует два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклоне­ния, их ликвидации или нейтрализации. Второй путь состоит в изме­нении самих стандартов деятельности, которые могут быть ошибоч­ными, поскольку, например, часто устанавливаются на основе про­гнозов

36. В современных условиях коммуникация как функция управления превращается в стратегический ресурс эффективности и качественного роста экономических систем. Успех или неудачу любого рыночного субъекта сегодня определяют не избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда или капитала, а концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации. Именно использование информации и знаний определяет суть работы организации по достижению максимальной эффективности по всем направлениям ее развития в условиях изменяющейся внешней среды. На государственном уровне в рамках коммуникации осуществляется мониторинг сознания, мнений, отношений и поведения людей, организаций; анализируется влияние государственной политики на общественность; модифицируются элементы политики, процедуры и действия органов управления в тех случаях, когда они вступают в конфликт с интересами общественности; устанавливаются и поддерживаются двусторонние отношения между государственными организациями и общественностью.

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций.

1. Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому.

В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.

2. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркуляционные что делает ее сложной и неточной.

В рамках такой модели построения коммуникаций помимо однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию обратной связи, и используются для подтверждения правильности понимания переданной информации.

3. Современная модель коммуникации является более полной, так как отражает коммуникацию как процесс. Принципиальное отличие заключается в отсутствии линейных или циркулярных связей и совпадении источника и получателя информации.

Методами электронных коммуникаций могут служить: электронная почта, Internet, электронные доски объявлений, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы и т.д. Преимуществом такого вида коммуникаций является быстро передачи и уменьшение бумажной работы, а недостатком - отсутствие непосредственного личного контакта.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

2) Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73%американских, 63% английских и 85 % японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер — это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

37. Управленческая информация —данные, которые обслуживают процессы производства, распределения, обмена и потребления мате­риальных благ и обеспечивают решение задач организационно-эконо­мического управления народным хозяйством и его звеньями. Виды: 1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами. 2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия. 3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений. 4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам. 5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д. 6. Правовая, общественно – политическая, природоохранная и др.

Требования, предъявляемые к управленческой информации Достоверность объективность безусловная необходимость своевременность поступления (оперативность) системность сведений целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих) регулярность и ритмичность экономичность

2) Информационным потоком считают совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций. Сообщения, составляющие информационные потоки выполняются на разных носителях: 1) бумажных документах традиционного типа; 2) электронных документах (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах) и др.

Уровни: На стратегическом уровне менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о перспективных направлениях деятельности. Они должны внимательно анализировать внешнее окружение. На уровне менеджмента подразделений необходима информация, которая может оказать содействие работающим и проконтролировать их действия. Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации. Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумагах, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли.

38. Методы управления – это приемы и способы воздействия субъекта управления (менеджера) на управляемый объект (персонал, работника) для достижения поставленных целей.

Методы управления классифицируют следующим образом:

1) по характеру воздействия на объект управления – экономические (материальные), организационно-распорядительные (административно-правовые), социально-психологические(похвала, благодарность, уважение);

2) по способу мотивации объекта управления – материальной, властной и социально-психологической мотивации;

3) по форме воздействия – прямого (непосредственного) и косвенного (опосредованного) воздействия;

4) по масштабу использования – общие (основные) и частные (конкретные);

5) по источнику управляющего воздействия – централизованные и децентрализованные;

6) по продолжительности воздействия – долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные;

7) по способу выработки управляющего воздействия – единоличные, коллегиальные, коллективные.

39. 1. Экономические методы представляют собой совокупность средств воздействия на материальные интересы и создания экономической мотивации объекта управления. Они реализуются в форме оплаты труда, вознаграждения, доходов, прибыли, цен, кредитов, налогов либо вычетов, штрафов, пени и др.

В условиях рыночной экономики экономические методы занимают ведущее место в системе методов управления современной организацией.

2. Социально-психологические методы представляют собой совокупность способов воздействия на межличностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на протекающие в них социальные процессы, моральные и психологические интересы работников.

Они основаны на создании моральных стимулов к труду, реализуются в форме социального развития, морального стимулирования, развития личности, формирования благоприятного климата и др.

3. Административные методы выражаются в оказании субъектом управления прямого административного воздействия на управляемый объект. Они реализуются в форме приказов, распоряжений, регламентов, правил, нормативов, инструкций, административных взысканий и др.

40. Классификация:

1. Субъектно-объектному признаку: принимаемые государством и принимаемые субъектом;

2. Степени определенности ситуации: определенность, неопределенность, риск;

3. Форме: письменные, устные и кодированные;

4. Характеру целей и длительности действий: стратегические, тактические и оперативные;

5. Их месту и функциям в процессе управления: информационные, организационные и технологические (операционно-технологические);

6. Алгоритму: запрограммированные и незапрограммированные;

7. Основаниям: интуитивные, основанные на суждениях и рациональные;

8. Содержанию задачи принятия решений и степени охвата объекта управления: общие, частные и локальные;

9. Организации: индивидуальные, коллегиальные (групповые) и корпоративные;

10. Причинам: ситуационные, по предписанию, программные, инициативные, сезонные;

11.Повторяемости выполнения: однотипные, разнотипные и инновационные (нет альтернатив);

12. Масштабам воздействия: общие и частные;

13.Прогнозируемым результатам: с определенным результатом, с вероятностным исходом;

14. Характеру разработки и реализации: уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные, осторожные;

15. Методам переработки информации: алгоритмические, эвристические;

16. Числу критериев: однокритериальные, многокритериальные;

17. Направлению воздействия: внутренние и внешние;

18.Глубине воздействия: одноуровневые и многоуровневые;

19. Ограничениям на ресурсы: с ограничениями, без ограничений.

Требования:

Эффективность решения. Принятая альтернатива должна обеспечивать конструктивное преодоление проблемной ситуации и быть наилучшей среди всех потенциально возможных; только при соблюдении этого эффективность управленческой деятель­ности может быть максимизирована.

Обоснованность решения. Принимаемая альтернатива долж­на не только адекватно отражать особенности реальной ситуации и показывать конкретные пути ее преодоления, но и бытьпонятной для исполнителей. Для этого принимаемое решение должно пройти процедуру организационного обоснования.

Реализуемость решения является требованием к управленческим решениям. На практике ключевая роль свойства реализуемости приводит к тому, что управленческое решение фактически всегда выступает как продукт компромисса между абстрактно-лучшим и реально-выполнимым вариантами.

Конкретность и регламентированность решения. Хорошее решение дает не только общее – принципиальное разрешение проблемной ситуации, но включает план – конкретные способы его реализации и их последовательность.