Цели СС/ПС

• дать указания своим сотрудникам;
• сообщить сотрудникам решения, затрагивающие их права и обязанности;
• изложить сотрудникам свою точку зрения на ту или иную проблему и обосновать ее;
• побудить сотрудников выполнять принятые решения;
• получить информацию от своих сотрудников;
• отметить как плохую, так и хорошую работу своих подчиненных.

Задачи руководителя на СС/ПС:

• определить основные задачи сотрудников;
• устанавить сроки и условия исполнения отдельных поручений;
• издать специальные распоряжения и приказы, относящиеся к действиям сотрудников в сфере их полномочий;
• внести изменения в работу сотрудника, если в ходе контроля будут обнаружены ошибки;
• скоординировать деятельность сотрудников;
• дать сотрудникам отдельные задания и поручения.

Этапы делового совещания:

1. Подготовка совещанияначинается с определения не­обходимости и целесообразности его проведения; определить проблемы и задачи, которые следует обсудить; определить состав участников – нужно особо внимательно подойти к формированию списка как по количе­ственному, так и по качественному составу, должны быть представители разных подразделений; надо назначить день и время проведения. Наилучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет замет­ный спад в понедельник и пятницу. По времени совещания лучше проводить во второй половине дня, что послужит дополнительным стимулом, побуждающим участни­ков совещания работать быстро и эффективно, дабы не заси­живаться допоздна. Как правило, местом проведения значительной части деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

2. Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа лю­дей составляет всего 40 - 45 мин. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв. Во время делового совещания ведется протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты: достижение цели совещания; решение; исполнители и сроки. Завершающий этап организации проведения совещания - это принятие реше­ния и проведение его в жизнь. На этом этапе речь идет о том, чтобы пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ.

Решения могут вырабатываться двумя путями:

1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.