Выставка

I. Подготовительный этап

1.1 Разработка концепции выставочного проект

Документальное обеспечение

Концепция: Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, В концепции необходимо отразить:

• уникальные стороны проекта

• тематико-экспозиционный план выставки

• презентационную программу

• рекламное обеспечение

• инфраструктурное обеспечение

1.2 Анализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв.м. выставочной площади Экспертное заключение

1.3 Заключение договора на аренду выставочной площади Договор аренды

1.4 Заключение договора на застройку с генеральным подрядчиком Договор о застройке

1.5 Подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта

1.6 Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет) Константы фирменного стиля выставки

1.7 Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки Информационное письмо, программа мероприятий

1.8 Подготовка заявочной документации по проекту Бланк заявки-договора

1.9 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам

1.10 Разработка рекламной кампании проекта

Формирование системы информационной поддержки проекта Договоры об информационной поддержки проекта

Разработка Медиа-плана Медиа-план

1.11 Разработка индивидуальных и спонсорских программ Индивидуальные программ! участия для крупных компаний, банков, СМИ

Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы

II. " Запуск" выставки

2.1 Начало рекламной кампании:

• размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов Рекламные модули в СМИ

• прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) Договоры на участие

2.2 Формирование агентской сети Агентские договоры

2.3 Переговоры с отдельными компаниями Договоры на участие

2.4 Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ

2.5 Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки Пакет рекламных и заявочных материалов

2.6 Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям

2.7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки

• подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем Распоряжения Правительства, приветствия, письма

2.9 Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы

Программа специальных и презентационных мероприятий

III. «Финишная прямая»

Организационные мероприятия

Документальное обеспечение

3.1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа " запуска выставки" Договоры на участие

3.2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки Детализированный план для застройщика

3.3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке Организация сервис-бюро

3.4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

3.5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами Перечень дополнительного оборудования

3.6 Размещение рекламы в СМИ,

3.7 Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы Комплекс наружной и звуковой рекламы

3.9 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции Полиграфическая и сувенирная продукция выставки

3.10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства Элементы худ оформления выставочного зала

3.11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP Приглашения VIP

3.12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ Пресс-релиз выставки

3.13 Подготовка церемонии Официального открытия выставки Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц

3.15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.) План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей

3.17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок Сценарий съемок и фоторепортажей

3.18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год Заявка и рекламные материалы на следующий год

3.19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут)

3.20 Подготовка материалов

3.21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки Организационный план работы сотрудников на выставке

IV. Проведение выставки

Организационные мероприятия

Документальное обеспечение

1. Застройка

Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.)

Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона

Организация сервис-бюро

Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) «Папка экспонента»

2. Рабочие дни выставки

Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР

3. Демонтаж выставки

V. Подведение итогов выставки

5.1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком

5.2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами