Класифікація сучасних ділових паперів.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією: - загальні

- з адміністративних питань

- з питань планування оперативної діяльності

- з питань підготовки та розподілу кадрів

- спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3.За призначенням:

- щодо особового складу

- організаційно-розпорядчі

- кадрово-контрактові

- довідково-інформаційні

- господарсько-договірні

- обліково-фінансові.

4.За походженням:

- службові офіційні — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань

- особисті приватні — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

- внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено

- зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком спрямуванням:

- вхідні надходять до установи, організації, підприємства, фірми

- вихідні адресовані за межі установи.

7. За способом створення, структурними ознаками формою і ступенем стандартизації та регламентації:

- стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо

- нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо

- індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо.

8. За ступенем складності:

-прості односкладові — відображають одне питання, факт

-складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

- оригінали

- копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

- звичайні безстрокові нетермінові — виконуються опрацьовуються в порядку загальної черги

- термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо

- дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності гласності:

- звичайні несекретні — для загального користування

- для службового користування ДСК

- таємні Т

- цілком таємні ЦТ.

12. За юридичною силою:

- справжні — чинні, нечинні

- підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

- рукописні

- відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання до 10 років

- тривалого зберігання понад 10 років

- постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.