Методические указания. Табличный процессор Excel представляет собой компьютерную программу, предназначенную для обработки данных

Табличный процессор Excel представляет собой компьютерную программу, предназначенную для обработки данных. Обработка может включать в себя:

• выполнение различных вычислений с использованием аппарата функций и формул;
• исследование влияния различных факторов на данные;
• решение задач оптимизации;
• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• построение графиков и диаграмм;
• статистический анализ данных.

Проще всего запускать MS Excel из главного меню (кнопка Пуск). В главном меню необходимо нажать на опцию Программы, после чего в появившемся выпадающем меню выбрать опцию MS Excel.

После запуска MS Excel экран содержит пять областей:

· Окно книги, которое занимает большую часть экрана;

· Строку меню;

· Две или несколько панелей инструментов;

· Строку формул;

· Строку состояния.

Все пять областей называются рабочей областью книги.

Строка меню расположена под строкой заголовка экрана. Организация меню в Excel аналогична организации меню в Windows.

Меню и панели инструментов позволяют выполнять различные действия в MS Excel. Меню содержит список команд. Некоторые из этих команд сопровождены изображениями, иллюстрирующими действие, выполняемое командой. Большинство меню находятся в строке меню, обычно расположенной в верхней части экрана.

Панель инструментов может содержать кнопки с изображениями (совпадающими с изображениями, отображаемыми рядом с соответствующими командами меню), меню или различные сочетания этих элементов. В Excel включено множество встроенных панелей инструментов, которые можно отображать или скрывать по мере необходимости. По умолчанию на экране отображаются встроенные панели инструментов Стандартная и Форматирование, закрепленные в одном ряду под строкой меню.

Отображение часто используемых команд меню и кнопок панелей инструментов. Excel автоматически настраивает меню и панели инструментов в соответствии с тем, как часто используются те или иные команды. При первом запуске Excel в меню отображаются стандартные общие команды. Затем, по мере работы с Excel, меню и панели инструментов настраиваются — Excel отображает только те команды меню и кнопки панелей инструментов, которые используются наиболее часто.

Отображение всех команд в меню. Чтобы выполнить редко используемую или прежде не использовавшуюся команду, нажмите двойную стрелку в нижней части меню или дважды щелкните меню, чтобы развернуть его. При развертывании одного меню все другие меню также отображаются в развернутом виде до тех пор, пока не будет выбрана команда или выполнено какое-либо иное действие. При выборе команды в развернутом меню эта команда добавляется в настраиваемый (сокращенный) вариант меню. Если команда в течение некоторого времени не используется, Excel прекращает отображать ее. При необходимости в Excel можно установить режим отображения полного набора команд каждого меню.

Расположение панелей инструментов в одном ряду. Панели инструментов можно расположить в ряд одну за другой. Например, при первом запуске Excel панель инструментов Форматирование отображается рядом со Стандартной панелью инструментов. При расположении в одном ряду нескольких панелей инструментов может быть недостаточно места для отображения всех кнопок. В этом случае отображаются только недавно использовавшиеся кнопки.

Отображение всех кнопок панели инструментов. Для отображения большего числа кнопок или отображения всех кнопок панели инструментов можно изменить размер панели инструментов. Для просмотра кнопок, не помещающихся на встроенной закрепленной панели инструментов, нажмите кнопку Дополнительные кнопки в конце панели инструментов. При использовании кнопки, не отображаемой на панели инструментов, эта кнопка помещается на панель инструментов, а в список Дополнительные кнопки переносится одна из не использовавшихся в последнее время кнопок.

Настройка меню и панелей инструментов. Вы можете самостоятельно настраивать меню и панели инструментов, добавляя и удаляя кнопки и меню. Также можно создавать пользовательские панели инструментов, скрывать или отображать панели инструментов, а также перемещать их. Строку меню можно настраивать так же, как и любую встроенную панель инструментов — например, можно добавлять в нее и удалять кнопки и меню — однако скрыть строку меню нельзя.

Сохранение настройки панели инструментов. При выходе из Excel изменения, внесенные в строку меню, встроенные и созданные пользователем панели инструментов, а также отображаемые панели инструментов, сохраняются в файле настроек панелей инструментов, Excel.xlb. Параметры настройки панелей инструментов, хранящиеся в этом файле, используются по умолчанию при каждом запуске Excel. В случае если часто используется определенный набор панелей инструментов, можно сохранить параметры настройки панелей инструментов в отдельном файле с тем, чтобы избавиться от необходимости изменять вид и расположение панелей инструментов при каждом запуске Excel.

Создаваемые и настраиваемые панели инструментов доступны во всех книгах в системе пользователя. Чтобы какая-либо пользовательская панель инструментов всегда использовалась с определенной книгой, следует вложить эту панель инструментов в книгу.

Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Начальное количество листов книги задается установками " по умолчанию". Их можно задать (изменить) воспользовавшись пунктом главного меню Сервис \ Параметры \ Общие \ Листов в новой книге. Количество листов в уже созданной книге можно изменить через пункт главного меню Вставка \ Лист. Для удаления ненужного листа предусмотрена команда Правка \ Удалить лист.

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Лист - основной документ, используемый в MS Excel для хранения и обработки данных. Он может также называться электронной таблицей. Кроме электронных таблиц могут существовать также специально организованные листы диаграмм, макросов, диалоговых окон и т.п. Такие листы, как правило, генерируются системой автоматически по мере возникновения потребности. Листы объединяются в книгу. Каждая книга Excel имеет собственное имя и рассматривается операционной системой как самостоятельный файл. Обычный лист MS Excel состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. Листы объединены в книгу. В MS Excel в качестве базы данных можно использовать список. Список - набор строк таблицы, содержащей связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

При выполнении обычных операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.

Выделяются следующие элементы списка (рис. 19):

• запись (отдельная строка);

· поле (отдельный столбец);

• строка заголовков (первая строка списка);
• имена полей (имя колонки в первой строке списка).

Клавиши для перехода и прокрутки в пределах листа или книги:

· Клавиши со стрелками для перехода на одну ячейку вверх, вниз, влево или вправо

· CTRL+клавиша со стрелкой для перехода к краю текущей области данных

· HOME для перехода в начало строки

· CTRL+HOME для перехода в начало листа

· CTRL+END для перехода в последнюю ячейку на листе, расположенную на пересечении крайнего справа используемого столбца и самой нижней используемой строки (в левом нижней углу)

· PAGE DOWN для перехода на один экран вниз

· PAGE UP для перехода на один экран вверх

· ALT+PAGE DOWN для перехода на один экран вправо

· ALT+PAGE UP для перехода на один экран влево

· CTRL+PAGE DOWN для перехода на следующий лист книги

· CTRL+PAGE UP для перехода на предыдущий лист книги

· CTRL+F6 или CTRL+TAB для перехода в следующую книгу или окно

· CTRL+SHIFT+F6 или CTRL+SHIFT+TAB для перехода в предыдущую книгу или окно

· F6 для перехода к следующей области в окне книги, разделенном на несколько областей

· SHIFT+F6 для перехода к предыдущей области в окне книги, разделенном на несколько областей

· CTRL+BACKSPACE для прокрутки окна до текущей ячейки

· F5 для отображения диалогового окна Переход

· SHIFT+F5 для отображения диалогового окна Найти

· SHIFT+F4 для повтора последнего действия Найти (аналогично нажатию кнопки Найти далее)

· TAB для перехода между незащищенными ячейками на защищенном листе