Глава 1. Обработка объемных документов в режиме Главного документа

Основные вопросы темы:

1. Общие сведения о работе в режиме Главного документа

2. Основные операции в режиме Главного документа

Общие сведения о работе в режиме Главного документа

Обрабатывать крупные многостраничные документы в одном файле довольно неудобно, поскольку усложняется поиск необходимых компонентов документа, затрачивается дополнительное время на выполнение различных операций (отображение непечатаемых символов, сохранение документа, проверку орфографии и т. д.) Решение данной проблемы, которое напрашивается само собой, – разбить такой документ на структурные части и обрабатывать каждую часть в отдельном файле. Но возникает вопрос: как же их потом объединить? Если структурные части соединить опять в одном файле, то потом, при необходимости продолжить редактирование, нужно снова разбивать на составные части, а потом еще раз объединять и т. д.?

Режим главного документа позволяет «виртуально» объединить несколько файлов в одном, то есть на определенное время увидеть все документы вместе. В этом режиме можно также создать общее оглавление, предметный указатель, список иллюстраций, колонтитулы, сделать сквозную нумерацию страниц. В то же время имеется возможность в любой момент открыть любую составную часть в отдельном файле и продолжить редактирование.

Таким образом, режим главного документа позволяет:

¨ упростить редактирование объемного документа;

¨ сократить временные затраты на выполнение ряда операций;

¨ нескольким пользователям совместно оформлять крупные документы или проекты.

Каждый из файлов, содержащий часть общего документа, называется вложенным документом. Документ, объединяющий вложенные, называется главным.

Переход в режим главного документа осуществляется при помощи команды Вид/Структураи нажатием кнопки Главный документ на панели Структура.

Основные операции в режиме Главного документа

Создание вложенного документа

Чтобы создать вложенный документ, нужно выделить соответствующий текст (это удобно делать в режиме структуры, щелкнув на значок заголовка) и нажать кнопку Создать вложенный документ на ПИ Главный документ.

При этом соответствующий текст обрамляется рамочкой. В левом верхнем углу появляется маркер вложенного документа . Щелчок на этом маркере выделяет вложенный документ полностью.

Ä Попробуем

Создайте в режиме структуры следующую структуру документа:

Введение

Глава 1.

Пункт 1.1.

Пункт 1.2.

Глава 2.

Пункт 2.1.

Пункт 2.2.

Заключение

Включите режим главного документа.

Выделяя каждый заголовок первого уровня, разбейте данный документ на четыре вложенных.

Сохранение главного и вложенного документов.

Сохранение производится обычным образом, используя команду Файл /Сохранить. При сохранении главного документа все вложенные сохраняются в отдельных файлах, которым по умолчанию дается имя, состоящее из первых слов документа.

Ä Попробуем

Сохраните созданный главный документ под именем Курсовая работа в отдельной папке, названной Главный документ. Убедитесь, что после сохранения в папке Главный документ хранится пять файлов: четыре соответствуют вложенным документам и один – главному.

Развертывание и свертывание вложенных документов

Вложенные документы могут быть представлены в главном документе в развернутом виде (отображается текст документа) или свернутом виде (отображаются гиперссылки на файлы документов). Для того чтобы свернуть вложенные документы, надо нажать кнопку , а чтобы развернуть вложенные документы – нажать кнопку .

Ä Попробуем

Попробуйте свернуть и развернуть вложенные документы. Обратите внимание на гиперссылки на соответствующие файлы.

Просмотр и редактирование вложенных документов

Чтобы из главного документа открыть вложенный, нужно:

¨ щелкнуть гиперссылку на документ, когда в главном документе свернуты вложенные;

¨ сделать двойной щелчок на маркере вложенного документа.

¨ При редактировании вложенного документа в отдельном файле все изменения отображаются и в главном документе.

Ä Попробуем

Перейдите во вложенный документ Введение и напечатайте одно предложение. Закройте вложенный документ и проследите отображение введенного текста в главном документе.

Переименование и перенос вложенных документов

Переименовывать и переносить вложенные документы обычным образом с помощью программ Проводник или Мой компьютер нельзя. В этом случае, поскольку гиперссылка на вложенный документ остается прежней, по ней не будет найден нужный файл. Поэтому алгоритм состоит в следующем: открыть вложенный документ и сохранить его под новым именем и/или в новой папке с помощью команды меню Файл/Сохранить как… В этом случае создается копия файла, поэтому старый файл необходимо удалить.

Ä Попробуем

Сохраните вложенный документ Введение под именем Вступление. Удалите старый файл. Проследите правильность выполнения операции.

Блокировка вложенных документов

Вложенный документ автоматически блокируется, если он открыт в другом окне (или другим пользователем), если документ имеет атрибут «только чтение» или если вложенные документы свернуты. Блокировка отображается значком . Можно принудительно заблокировать документ, нажав кнопку Блокировка документа . Если вложенный документ заблокирован, то его нельзя редактировать в режиме Главного документа, а также становятся недоступными некоторые операции с вложенными документами.

Ä Попробуем

Откройте любой из вложенных документов в другом окне. Перейдите в главный документ через меню Окно и отметьте блокировку соответствующего вложенного документа.

Объединение вложенных документов

Для объединения нескольких расположенных подряд вложенных документов необходимо их выделить (для этого щелкнуть на маркерах вложенных документов при нажатой клавише Shift) и нажать кнопку Объединить вложенные документы . При этом содержимое объединенного документа сохраняется в файле, соответствующем первому из документов. Остальные же файлы не удаляются, поэтому их надо удалить самостоятельно. Например, если Глава 1 хранится в файле Глава1.doc, а Глава 2 хранится в файле Глава 2.doc, то при объединении этих документов в файле Глава1.doc будут содержаться и Глава 1, и Глава 2, а файл Глава 2.doc останется прежним.

Ä Попробуем

Объедините вложенные документы Глава 1 и Глава 2. Просмотрите изменения соответствующих файлов.

Разбиение вложенного документа

Для разбиения вложенного документа на два нужно выделить заголовок, который будет служить началом второго документа и нажать кнопку Разбить вложенный документ . После этой операции в файле, соответствующем этому вложенному документу, останется первая его часть, а вторая часть будет сохранена в новом файле.

Ä Попробуем

Разбейте полученный объединенный документ. Переместите Главу 2 в новый вложенный документ.

Удаление вложенного документа из главного

Для удаления вложенного документа его необходимо выделить и нажать клавишу Delete. При этом соответствующий файл остается, его нужно удалить самостоятельно.

Ä Попробуем

Удалите вложенный документ Заключение.

Преобразование вложенного документа в часть главного

Эта операция позволяет текст вложенного документа перенести в главный документ, то есть прервать связь с файлом вложенного документа. Для этого необходимо выделить вложенный документ и нажать кнопку Удалить вложенный документ . При этом соответствующий файл, если он не нужен, надо удалить.

Ä Попробуем

Преобразуйте вложенный документ Введение в часть главного документа.

Вставка вложенного документа в главный

Часто возникает необходимость подключить к главному документу уже созданный файл. В этом случае поставьте курсор в то место, куда вы помещаете файл, и нажмите кнопку Вставить вложенный документ . Затем выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть.

Ä Попробуем

Вставте документ Заключение в главный документ.

Практическая работа 4.1

1. Открыть файл Главный документ.

2. Включить режим главного документа.

3. Используя панель инструментов Структура отобразить заголовки только первого уровня.

4. Выделить заголовки, каждый из которых будет началом нового вложенного документа (заголовки должны быть первого уровня) и создать вложенные документы.

5. Сохранить главный документ и все вложенные в него документы в своей папке на сетевом диске, которую назвать «Практическая по главному документу».

6. Свернуть вложенные документы и убедиться, что они предстают в виде гиперссылок.

7. Щелкнуть по гиперссылке первого документа, добавить любой текст.

8. Вернуться в главный документ и проанализировать возможности редактирования в главном и вложенном документах. В каких случаях происходит блокировка документа?

9. Переименовать второй вложенный документ (раскрыв и сохранив его под другим именем).

10. Разбить третий вложенный документ еще на два вложенных документа.

11. Объединить четвертый и пятый вложенные документы.

12. Преобразовать вложенный документ первый в часть главного.

13. Вставить в главный документ титул.doc из своей папки.

14. Создать общее оглавление для главного документа

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего используется режим Главного документа и в чем его преимущества?

2. Что такое вложенные документы?

3. Как переименовывать вложенные документы?

4. Какие операции с вложенными документами можно производить?

5. Как разбить вложенный документ на два?

6. Как объединить два вложенных документа?

7. Когда вложенный документ будет заблокирован в главном?

8. Как вставить готовый документ как вложенный?

9. Как удалить вложенный документ?