Взаимосвязь и подчинение проектов

Часто в организации выполняется одновременно несколько проектов, перед каждым из которых могут стоять свои особые цели.

В тех случаях, когда разрабатывается большой, сложный проект, который состоит из достаточно самостоятельных частей, целесообразно выстроить иерархию таких подпроектов (Subprojects), связав их в одно целое с помощью так называемого главного проекта (Master Project). Создание главного и подчиненных проектов целесообразно тогда, когда:

· несколько проектов, выполняемых одновременно, используют общие ресурсы;

· имеются разработанные ранее проекты, которые должны стать частью большого проекта;

· требуется выполнить совместный анализ критических путей нескольких проектов;

· один менеджер управляет несколькими проектами (возможно, не связанными друг с другом).

Главный проект может содержать и обычные задачи. Задачи и подпроекты могут связываться друг с другом. Если руководители подпроектов вносят изменения в свои файлы, то эти изменения отражаются в файле главного проекта. Если изменили данные подпроектов в главном проекте, то эти изменения передадутся в исходные данные подпроектов.

Вставка проекта внутрь другого проекта осуществляется следующим образом:

1. Открыть проект, который должен стать главным.
2. Выбрать представление со списком задач, например, диаграмму Ганта
3. Выделить строку, под которой должен быть вставлен подпроект. Задача в этой строке может находиться на любом уровне существующей структуры. Вставленный проект будет находиться на том же уровне, что и выделенная задача.
4. Выбрать вкладку Проект, кнопку Подпроект.

Значок вставленного проекта будет отображаться в поле Индикаторы.

На Рисунке 30 приведен пример подчиненного проекта. Здесь подпроект Разработка ПО включен в суммарную задачу Подготовка области захвата.

Рисунок 30. Подчиненный проект

Под взаимосвязанными проектами понимаются «равноправные» (относящиеся к одному уровню иерархии) проекты, один из которых имеет предшественника или преемника в другом проекте.

Задача, связанная с одной или несколькими задачами другого проекта, либо с проектом в целом, называется внешней задачей. На календарном графике внешняя задача отображается светло-серым цветом (недаром для внешних работ используется термин Ghost task – «работа-призрак»).

Пользователь может корректировать тип связи внешней задачи с другими задачами, но следует иметь в виду, что это может привести к изменению сроков выполнения связанных с ней работ, а также пересчету других параметров проекта. Не разрешается редактировать параметры внешней задачи – все необходимые изменения следует выполнять в проекте-источнике.

Созданиевзаимосвязанных проектов осуществляется следующим образом:

1. Открыть оба проекта, которые следует связать.
2. На вкладке Вид выбрать кнопку Новое окно … и в открывшемся диалоговом окне выбрать файлы объединяемых проектов (используйте клавишу CTRL).
3. В создавшемся новом проекте (которому по умолчанию присвоится имя Проект1) создайте связь между задачами, относящимися к разным проектам: связанные задачи получают статус внешних, а в каждом из файлов подпроектов создается «работа-призрак».

4 Задание

1. Создайте новый проект.

2. При переключитесь в режим сетевого графика.

3. Создать проект, посвященный разработке компьютерной программы, состоящей из двух модулей, и содержащий в себе следующие задачи:

- Разработка алгоритма первого модуля – 6 дней;

- Программирование первого модуля – 9 дней;

- Разработка алгоритма второго модуля – 8 дней;

- Программирование второго модуля – 10 дней;

- Комплексная отладка модулей – 4 дня;

- Разработка программной документации – 5 дней.

Для этого в рабочем поле окна создать рамку первой задачи, ввести ее наименование и длительность. Добавить рамки остальных задач.

4. Добавить в проект ресурсы – Аналитик(100%), Тестеры (200%). В режиме сетевого графика назначить ресурсы задачам.

5. Связать задачи по образцу на Рисунке 31. Здесь представлен макет компоновки блоков с вариантом расположения Сверху вниз по месяцам и отображением типов связи между задачами.

Рисунок 31. Связи между задачами проекта в режиме сетевого графика

6. Сохраните проект под именем РазработкаПО.mpp

7. Предположим, что разрабатываемый программный продукт требует для своего применения технического переоснащения организации. Тогда, вполне вероятно, что мероприятия, связанные с поставкой и развертыванием новой техники, могут выполняться параллельно с разработкой программного продукта. Вследствие этого указанные мероприятия целесообразно выделить в отдельный проект. Создайте новый проект по образцу на Рисунке 32.

Рисунок 32. Календарный график проекта поставки техники

8. Сохраните проект под именем Закупка_техники.mpp

9. В силу взаимосвязанности двух рассматриваемых проектов, целесообразно объединить их в качестве равноправных составных частей одного главного проекта. Выполните объединение проектов и сохраните суммарный проект под именем Модернизация.mpp

10. Учитывая, что закупка и настройка техники может быть начата только после завершения комплексной отладки модулей разрабатываемого ПО, в полученном консолидированном проекте установите зависимость между задачами Комплексная отладка и Оформление заказа.

11. Увеличьте длительность внешних задач на 1 день.

12. Сохраните изменения и закройте проекты РазработкаПО.mpp, Закупка_техники.mpp и Модернизация.mpp

13. Откройте проект, созданный на первом занятии.

14. Создайте два новых проекта, состоящих из 4-5 задач, и вставьте их внутрь своего (главного) проекта. Подчиненные проекты должны иметь разный уровень иерархии (1-й уровень, 2-й уровень).

15. Добавьте в файлы подчиненных проектов по 2-3 трудовых ресурса и выполните их назначение на задачи. Проанализируйте изменения в главном проекте.

16. В главном проекте измените длительность некоторых задач подчиненных проектов. Проанализируйте изменения в файлах подчиненных проектов.

17. Сохраните изменения в проектах.

Контрольные вопросы

1. Как в режиме сетевого графика отображаются следующие задачи:

a. Простая задача

b. Суммарная задача

c. Веха

d. Внешняя задача

e. Выполняемая задача

f. Завершенная задача

1. Как в режиме сетевого графика включить/отключить отображение надписей для связей?
2. Какие способы объединения нескольких проектов в один возможны в MS Project?
3. Какая задача называется внешней?
4. Как изменить характеристики внешней задачи?

Работа 9. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ MS PROJECT

Цель работы: познакомиться с дополнительными возможностями MS Project (изменением таблиц просмотра проекта, созданием пользовательских полей разного типа).

& Краткая справка

Чем крупнее проект, тем шире приходится использовать при работе с ним возможности MS Project, например, такие, как импорт и экспорт данных в другие приложения, корректировка параметров глобального шаблона и т.д. Это позволяет повысить эффективность работы. Мы рассмотрим применение в MS Project пользовательских полей.

Пользовательские (или, настраиваемые поля) – это поля данных, атрибуты которых могут изменяться пользователем.

Применение пользовательских полей позволяет расширить возможности менеджера по обработке и визуальному представлению параметров проекта. Например, такое поле может применяться для вывода на экран специальных графических символов, позволяющих привлечь внимание менеджера или исполнителя к каким-либо показателям проекта. Другой пример – использование поля для расчета и отображения в таблице показателей, которые MS Project по умолчанию не вычисляет.

К числу доступных для изменения атрибутов пользовательских полей относятся:

- Имя поля

- Способ ввода или установки значений

- Возможность формирования обобщенной информации по группе однотипных полей

- Способ визуального представления значения поля

Установка всех перечисленных атрибутов выполняется с помощью специального диалогового окна, которое вызывается на экран через вкладку Проект, Настраиваемые поля …

На Рисунке 33 представлен вид окна Настройка полей, которое содержит следующие элементы управления:

· Переключатели Задачи и Ресурсы, с помощью которых происходит переход к требуемой категории полей данных

· Раскрывающийся список Тип, обеспечивающий выбор типа поля

· Список пользовательских полей данного типа

· Кнопка Переименовать, используемая для переименования поля

· Группа элементов Настраиваемые атрибуты, предназначенная для описания способов установки значений

· Группа элементов Расчет для суммарных строк задач и групп, предназначенная для управления способом расчета обобщенных значений

· Группа элементов Отображаемые значения, предназначенная для выбора формы визуального представления значений поля.

Далее в практическом задании будут рассмотрены некоторые варианты использования настраиваемых полей.

Рисунок 33. Диалоговое окно Настройка полей

4 Задание

1. Откройте проект, созданный на первом занятии.

2. Измените список отображаемых полей, воспользовавшись кнопкой пересечения строк и столбцов в таблице ввода данных (см. Рисунок 34).

Рисунок 34. Смена отображаемых полей

3. Используя команду контекстного меню, вызываемого в области заголовков полей данных, скройте все столбцы, кроме столбцов Название и Общие затраты.

4. Создадим новое пользовательское поле Доп.расходы, в котором можно будет указать дополнительные затраты на выполнение той или иной задачи. Для этого:

a) Вызовите на экран окно Настройка полей.

b) Выберите тип поля – Затраты.

c) Выделите поле Затраты1 и кнопкой Переименовать задайте для него новое имя – Доп_расходы.

d) Щелкнув по кнопке Подстановка, настройте параметры поля в соответствии с образцом на Рисунке 35. Обозначение денежных единиц писать не нужно – автоматически будет использовано принятое по умолчанию.

Рисунок 35. Диалоговое окно Список значений поля

5. Закройте окно настройки параметров поля Доп_расходы

6. В окне Настройка полей для поля Доп_расходы в группе элементов Расчет для суммарных строк задач и групп установите переключатель Сведение: и выберите из выпадающего списка значение Сумма (эта команда может быть недоступна. В этом случае пропустите данный пункт)

7. Используя команду контекстного меню, отобразите поле Доп_расходы.

8. Проставьте для некоторых задач сумму дополнительных расходов, выбрав значение из выпадающего списка или введя его вручную.

9. Создайте еще одно настраиваемое поле – Итоговые затраты, значение которого должно рассчитываться по формуле: Затраты + Доп_расходы.

10. В группе элементов Расчет для суммарных строк задач и групп для поля Итоговые затраты установите переключатель Сведение и выберите операцию Сумма.

11. Создайте еще одно настраиваемое поле – Сведения типа Текст в проекте. Значение поля вычисляется по формуле с использованием функции Iif, которая работает подобно условному оператору If…Then...Else, использующемуся во многих языках программирования, или функции ЕСЛИ в MS Excel. Если дополнительные расходы на задачу превышают 1000, то в поле должно отображаться сообщение “Отчет по доп.расходам”, в противном случае поле остается пустым.

12. Переключитесь в лист ресурсов. Создайте поле Категория, которое может принимать только три значения: 1, 2, 3.

13. Создайте новое поле Отпуск (КЗОТ) типа Длительность. Значения поля вводятся вручную. При настройке поля установить отображение графических индикаторов, следуя правилу:

· 24 дня – зеленый символ,

· больше 24 дней – желтый символ,

· меньше 24 дней – красный символ.

14. Отобразите поля Категория и Отпуск (КЗОТ) и заполните их произвольными значениями.

15. Создайте поле Дни к отпуску типа Длительность, значение которого должно вычисляться по формуле: если работник имеет 1-ю категорию, то к отпуску добавляется 1 день, если 2-ю категорию, то добавляется 3 дня, если 3-ю категорию – то 5 дней.

При составлении формулы количество добавленных дней преобразовать к формату длительности Project’а при помощи функции ProjDurValue(выражение). Например, ProjDurValue(" 102 дней").

16. Создайте поле Отпуск (всего), значение которого вычисляется как сумма полей Отпуск (КЗОТ) и Дни к отпуску.

17. Отобразите поля Дни к отпуску и Отпуск (всего) и проверьте правильность отображаемой в них информации.

18. Сохраните изменения в файле.

Контрольные вопросы

1. Какие атрибуты настраиваемых полей может изменять пользователь?
2. Как добавить настраиваемое поле в проект?
3. Дайте характеристику основным элементам управления окна Настройка полей.
4. Как отобразить настраиваемое поле?
5. Какие значения может принимать поле типа Флаг?
6. Как в суммарной задаче для настраиваемого поля отобразить максимальное значение?
7. Можно ли создать в проекте поле, вычисляемое как квадратный корень от значения какого-либо другого числового поля?

ЛИТЕРАТУРА

1. Гультяев А.К. Управление проектами MS Project 2000: Практическое пособие. – СПб.: КОРОНА принт, 2002.

2. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000.

3. Стовер Т. Эффективная работа: MS Project 2002. – СПб.: Питер, 2004.

ВОПРОСЫ ТЕСТА

Для контроля уровня знаний предлагается вариант тестового задания, включающий 20 вопросов. В конце теста приводятся ключи правильных ответов.

Предполагается, что материал усвоен недостаточно хорошо, если правильные ответы на вопросы составляют менее 60% от общего числа сформулированных вопросов.

1) Что такое базовый план?

a) Суммарное время проекта (от начала первой задачи до конца последней)

b) Время, затрачиваемое на реализацию проекта до оптимизации

c) Время, затрачиваемое на реализацию проекта после оптимизации

d) Вариант проекта для отслеживания изменений и сравнения новых параметров с исходными

e) Базовый отчет о сроках реализации проекта (даты начала и конца) и стоимости проекта

2) Какой тип связи в проекте должны иметь задачи Закладка фундамента и Возведение стен?

a) Окончание-Окончание

b) Окончание-Начало

c) Начало-Окончание

3) Какие из перечисленных пунктов относятся к характеристикам ресурса:

a) Группа

b) Название

c) Тип

d) Календарь базовый

e) Освоенный объем

4) Какие характеристики можно задать для материальных ресурсов:

a) Затраты на использование

b) Ставка сверхурочных

c) Ед. измерения

d) Базовый календарь

e) Начисление затрат

5) Что означает загрузка трудового ресурса на 50% при выполнении задачи?

a) для выполнения данной задачи необходимо 2 таких ресурса

b) данный ресурс выполняет задачу в два раза менее эффективно

c) данному ресурсу заплатят в 2 раза меньше за выполнение этой задачи

d) данный ресурс занят на выполнении задачи не 8 часов в день, а 4

6) Какие из перечисленных пунктов относятся к характеристикам задачи:

a) Длительность

b) Дата начала

c) Стандартная ставка

d) Трудозатраты

e) Ставка сверхурочных работ на задачу

f) Перегрузка

7) Какие методы начисления затрат можно выбрать с помощью раскрывающегося списка «Начисление затрат»:

a) Стандартное

b) Пропорциональное

c) Фиксированное

d) В начале

e) По окончании

f) Сверхурочное

8) Что отображается в поле «Предшественники» в диаграмме Ганта?

a) Названия всех предшествующих задач

b) Название предшествующей задачи и тип связи с ней

c) Номера предшествующих задач и типы связи с ними (кроме ОН)

d) Количество предшествующих задач

9) Выберите все верные утверждения:

a) Суммарная задача проекта имеет порядковый номер 0

b) Суммарную задачу проекта можно удалить

c) Суммарную задачу проекта можно скрыть/отобразить

d) Суммарную задачу можно связать с подчиненной задачей

10) Выберите одно неверное утверждение:

a) У задачи может быть только одна задача – предшественница

b) В MS Project существует 4 типа связи между задачами

c) В MS Project существует два способа планирования проекта – с заданной датой начала и с заданной датой окончания

d) Запаздывание между датами начала или окончания задач может быть величиной отрицательной

11) Что такое критический путь?

a) суммарная длительность всех задач, связанных по типу ОН

b) это последовательность задач максимально влияющих на дату завершения проекта

c) суммарная длительность всех задач проекта

d) совокупность всех задач проекта

12) Какие способы можно отнести к способам оптимизации проекта по длительности?

a) Удаление задачи

b) Удаление ресурсов с задачи

c) Увеличение стоимости рабочего часа

d) Изменение связи между задачами

e) Уменьшение длительности задачи

f) Замена дорогих ресурсов дешевыми

13) Какие из перечисленных действий можно отнести к способам оптимизации использования ресурсов в проекте

a) Уменьшение стоимости вызова ресурса

b) Отмена сверхурочного рабочего времени

c) Добавление сверхурочного рабочего времени

d) Назначение ресурса на задачу

e) Снятие ресурса с задачи

f) Увеличение количества единиц ресурса в проекте

14) Какие из перечисленных действий можно отнести к способам оптимизации проекта по стоимости?

a) Уменьшение затрат на использование ресурса

b) Увеличение количества единиц ресурса

c) Добавление сверхурочного рабочего времени

d) Отмена сверхурочного рабочего времени

e) Назначение ресурса на задачу

f) Удаление задачи

15) Окно статистики по проекту позволяет просмотреть…

a) Отклонение по дате начала и окончания проекта от базового

b) Процент завершения проекта по длительности

c) Процент завершения проекта по времени

d) Количество ресурсов в проекте

e) Сумму потраченных средств и сумму оставшихся средств

16) Что такое «Общие затраты» на задачу?

a) Фиксированная стоимость всех ресурсов, назначенных на задачу

b) Собственная стоимость задачи, добавляемая к стоимости ресурсов, назначенных задаче (например, стоимость материалов)

c) Суммарная стоимость часа работы всех ресурсов, назначенных на задачу

d) Суммарная стоимость часа работы всех ресурсов, назначенных на задачу, помноженная на длительность задачи

17) Какой вариант просмотра позволяет отразить стоимость каждой задачи проекта?

a) Таблица Затраты в представлении Диаграммы Ганта

b) Таблица Затраты в представлении Листа ресурсов

c) Таблица Ввод в представлении Диаграммы Ганта

18) Какие из представленных данных отображаются в отчете Обзорные: Сводка по проекту?

a) Даты начала и конца проекта

b) Список всех задач проекта

c) Разница в датах начала и конца между базовым планом и фактическими датами

d) Список всех ресурсов проекта

e) Количество рабочих часов проекта

f) Стоимость использования каждого из ресурсов в проекте (оплата в час помноженная на количество рабочих часов)

19) Для настраиваемого поля можно…

a) Задать расчетную формулу

b) Сменить имя (переименовать)

c) Задать список используемых значений

d) Обеспечить возможность непосредственного редактирования значения

20) В формуле для настраиваемого поля могут использоваться…

a) Функции

b) Числа (константы)

c) Значения полей

Правильные ответы на вопросы теста

[1] Ф.Новиков, А.Яценко «Office 2000 в целом»

[2] Гультяев А.К. Управление проектами MS Project 2000