Організаційна модель контролю доходів і видатків загального фонду бюджетної установи

Внутрішнім контролем доходів і видатків загального фонду є комплекс заходів, що застосовуються керівником для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ [30].

Внутрішнім контролем охоплюються питання планування діяльності установи, управління бюджетними коштами, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової і бюджетної звітності, забезпечення захисту активів від втрат, цільового і ефективного використання бюджетних коштів та інші питання, що не обмежуються лише фінансовими аспектами діяльності установи (за термінологією Європейського Союзу – фінансове управління і контроль).

При організації внутрішнього контролю в установі можуть бути використанні кращі міжнародні практики побудови системи внутрішнього контролю в межах, що не суперечать законодавству України, зокрема рекомендований Європейською Комісією Посібник зі стандартів внутрішнього контролю для державного сектору, розроблений Комітетом з внутрішнього контролю Міжнародної організації вищих контролюючих органів (INTOSAI).

Внутрішній контроль доходів і видатків в установі ґрунтується на принципах:

1. законності – дотримання вимог законодавства;

2. об’єктивності – отримання повної та достовірної інформації, що ґрунтується на документальних та фактичних даних і виключає вплив суб’єктивних факторів;

3. відповідальності та розподілу повноважень – розподіл обов’язків між керівництвом установи усіх рівнів та працівниками, встановлення меж їх відповідальності у рамках функціональних повноважень в процесі прийняття рішень або виконання інших дій;

4. превентивності – завчасне здійснення заходів контролю для запобігання виникненню відхилень від встановлених норм;

5. відкритості – запровадження механізмів зворотного зв`язку та забезпечення необхідного ступеня транспарентності при проведенні оцінки внутрішнього контролю.

Внутрішній контроль включає такі елементи:

· внутрішнє середовище (середовище контролю);

· управління ризиками;

· заходи контролю;

· моніторинг;

· інформація та комунікація.

Внутрішній контроль доходів і витрат загального фонду – не разова подія, а постійний управлінський процес, який охоплює всі операції кожної структурної одиниці організації. При цьому, внутрішній контроль має забезпечувати визначення й аналіз ризиків діяльності організації з метою запобігання їм чи обмеження. Тобто не можна ототожнювати внутрішній контроль із контрольно-ревізійною роботою. Внутрішня контрольно-ревізійна робота є лише незначною складовою частиною системи внутрішнього контролю [30].

Система внутрішнього контролю доходів та видатків загального фонду визначає всі внутрішні правила та процедури контролю, введені вищими керівними контрольними органами для забезпечення стабільного і ефективного функціонування установи, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, дотримання облікової політики, збереження та раціональне використання активів, точність і повнота бухгалтерських записів, своєчасна підготовка надійної фінансової інформації.

Кожен працівник повинен розуміти важливість та підтримувати функціонування внутрішнього контролю, знати свої обов’язки та повноваження у здійсненні такого контролю. Відповідальним за належну організацію та ефективність внутрішнього контролю є керівник організації [38].

Щодо регулювання ведення внутрішнього контролю та ведення бухгалтерського обліку, то в Повчинській сільській раді ведеться меморіально-ордерна форма обліку. При цьому використовують регістри синтетичного обліку - меморіальні ордери, аналітичного - книги і картки. Узагальнюючим регістром є Журнал - головна книга.

Часто використовуються елементи автоматизації обліку або повністю автоматизований бухгалтерський облік, при цьому використовується різноманітне програмне забезпечення таке як, наприклад, «Парус-Бюджет».

Ведення бухгалтерського обліку в Повчинській сільській раді покладено на головного бухгалтера, якому затверджена посадова інструкція(додаток 3).

Основний внутрішній контроль «Повчинської сільської ради» здійснює головний бухгалтер та голова сільської ради.

Внутрішній контроль складається із п’яти взаємопов’язаних компонентів: середовище контролю, оцінка ризиків, контролююча (управлінська) діяльність, інформаційне забезпечення, моніторинг.

Середовище контролю – це наявні в організації процеси, операції та розподіл повноважень щодо їх виконання, спрямовані на забезпечення реалізації законодавчо закріплених за організацією функцій. Середовище контролю має забезпечувати в організації структурованість та дисциплінованість.

Оцінка ризиків – це процес визначення (ідентифікації) й аналізу ризиків діяльності організації, розробка та запровадження контрольних процедур з метою запобігання ризикам чи їх обмеження (управління ризиками).

Контролююча (управлінська) діяльність – це сукупність запроваджених в організації дій, регламентів та процедур для управління ризиками, повноти досягнення мети діяльності організації та виконання покладених завдань.

Контрольні процедури мають постійно функціонувати на всіх рівнях управління.

Контрольні процедури доходів і витрат загального фонду мають включати:

· авторизацію та підтвердження;

· розподіл обов’язків та повноважень;

· контроль за доступом до ресурсів та їх обліком;

· контроль за достовірністю проведених операцій;

· звірку облікових даних із фактичними;

· оцінку загальних результатів діяльності організації;

· оцінку окремих операцій, процесів та видів діяльності;

· нагляд.

Контрольні процедури слід періодично оцінювати на предмет результативності та у разі необхідності – переглядати.

Інформаційне забезпечення– це система збору, документування, передання інформації та користування нею для прийняття управлінських рішень. Керівництво та працівники організації для прийняття рішень, належного здійснення операцій та контролю за ними повинні мати повну, своєчасну, достовірну та доступну інформацію фінансового і не фінансового характеру як про зовнішні, так і про внутрішні події. Для забезпечення отримання такої інформації потрібно, щоб усі операції, важливі події та процедури контролю були повно, своєчасно та достовірно задокументовані [30].

Моніторинг – це постійний процес проведення оцінки якості функціонування системи внутрішнього контролю у часі. Інформацію про недоліки функціонування внутрішнього контролю слід надавати керівництву відповідного рівня. Моніторинг має забезпечити адекватне та невідкладне запровадження рекомендацій і пропозицій для усунення наявних та запобігання можливим недолікам системи внутрішнього контролю.