Учет, обработка и проверка библ. фонда.

Учет – это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранности. Учету подлежат все документы, которые поступают и выбывают из фонда.

Значение учета: дает представление об общем размере фонда, распределен по отраслям; дает возможность установить такие показательные работы, как книгообеспечение, обращаемость фонда, коэффициент соответствия; соответствие охране фонда; важен в экономическом отношении, т.к. позволяет сравнивать работу по формированию.

Требования к учету фонда: 1. обязательно его ведения всеми библиотеками. 2. точность и тщательность учета (это обеспечивается четко оформленной документацией при поступлении и выбытии). 3. должен давать полные и точные сведения о фонде. 4. следует вести своевременно и оперативно. 4. данные учета фонда должны соответствовать количественному и стоимостному выражению данных бухгалтерского учета.

Функции учета:

Фиксировать наличие и местонахождение документа в фонде, т.е. идет регистрация каждого документа в отдельности и подсчет общего количества.

Основные единицы учета:

- Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

- Название – условное обозначение одного издания, которое может быть выпущено в одном или нескольких тиражах.

Дополнительные единицы учета фонда:

- годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

- метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;

- подшивка (переплетная единица) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Виды и формы учета:

- интегрированный (суммарный учет) – учет БФ группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.). Форма интегрированного учета – «Книга суммарного учета БФ». В этой книге фиксируются: - вводимые в ф. Д (в части - поступление лит-ры); исключаемые Д (в части - выбытие лит-ры); состояние БФ (общий объем ф. и объем составных его частей за определ. период – в части - итоги). Единой формы книги сумм. учета нет (т.к. б-ки имеют различные задачи, виды и типы Д).

- дифференцированный (индивидуальный учет) – учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Единица учета – экземпляр или название, или физическая единица. По названиям ведется с целью дать представление о содержательной стороне БФ, кол-ве названий Д в фонде. Его основная форма – каталоги (систем, алф., нумерац.). Инд. учет по названиям выполняет контрольные и справочные функции. По экземплярности формой является либо инвентарная книга, либо лист актового учета БФ.

Инвентарная книга имеет для всех типов б-к единую форму. Она представляет собой исчерпывающую опись всех Д, поступивших и выбывших из ф. б-ки. Записи по хронологии, поэтому инв. Книга дает точную картину истории развития фонда. По ней можно установить время приобретения, акт списания, когда списана, стоимость. Сюда не вносятся брошюры, период. и продолжающиеся издания (они либо отдельно, либо в регистрационной картотеке). Листы актового учета – в крупных б-ках исп-ся с большим объемом поступления. Каждая поступившая и зарегистрированная в книге сумм. учета партия оформл-ся актом, где - № п/п акта, дата и список принятых Д. Каждый экз. имеет актов.№, состоящий из 3-х элементов: года записи, № акта и порядкового № записи Д в акте. Актовый учет удобен при компьютерной технологии. Учет по инв. Листам – в крупных научных б-ках с ОЭ. Они поступают с партией книг в качествет сопроводит-го Д. Процесс инд. Учета предельно упрощается.

Формы: книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определен. вид изданий (в т.ч. электрон. или аудиовизуального док-та).