Организационное и информационное обеспечение

Организационное обеспечение:

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, определяющих взаимодействие персонала с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Оно определяет порядок организационных отношений и перечень функций, которые должна выполнять каждая структурная единица (например, подразделение, отдел, отдельный сотрудник), функционирующая в условиях АИС.

Организационное обеспечение используется специалистами для повышения эффективности управления, как на стадии создания, так и на последующих стадиях жизнедеятельности системы. Оно включает широкий спектр проблем, связанных с проектированием и функционированием АИС, определяет организационную структуру, состав элементов, их связи и взаимодействие, устанавливает четкий порядок выполнения комплексов работ, отражает особенности системы, включает правовые акты, регулирующие деятельность человеко-компьютерной системы. Техническое перевооружение информационно-вычислительного обслуживания предприятий, организаций, фирм, банков и финансовых органов существенно изменяет функции и организацию работы их сотрудников. Создаются принципиально новые условия, при которых комплекс технических средств и специалисты объекта автоматизации действуют в едином контуре регулирования в рамках выбранного варианта технологического процесса.[14]. Все связанные с этим особенности функционирования должны быть заблаговременно учтены, отражены в технологической документации и инструкциях, регламентирующих выполнение конкретных операций. Организационное обеспечение включает методы, средства, персонал нужной квалификации для организации качественного функционирования системы.

Основная цель организационного обеспечения заключается в организации надежной работы на всех стадиях автоматизации информационных процессов, а также в обеспечении строгого контроля за исполнением работ согласно утвержденным инструкциям и правовым актам.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

– анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться АИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

– подготовку задач к решению на компьютере;

– разработку управленческих решений, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах на всех стадиях жизненного цикла АИС.

Информационное обеспечение:

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих на предприятии, методология построения баз данных.

Источниками информации служат: документация, нормативно-справочная информация (устанавливаемая законодательными органами), информация, поступающая от вышестоящих органов (например, казначейство, министерства), информация, поступающая от бухгалтерии с помощью локальной сети.[9]

Информационное обеспечение включает в себя внутри-машинное и вне-машинное информационное обеспечение:

–вне-машинное информационное обеспечение включает различные документы на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты, приходно-расходные ордера, кассовые ордера и др.).

–внутри-машинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. Данное обеспечение должно реализоваться в режиме реального масштаба времени, где изменения в данных, произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными другим пользователям системы.

Поступление информации на предприятие отражается в режиме сбора первичных данных, который можно свести к следующим вариантам:

–централизованному приему данных, зафиксированных в документах или непосредственно на АРМ;

–приему машиночитаемых документов;

–децентрализованному сбору данных на местах их возникновения с последующей передачей по каналам связей.

Далее следует обработка и хранение информации. Выход информации происходит в режиме передачи данных:

–передачи носителей различных форм и видов;

–дистанционной передачей данных.

В магазине «Компьютер–Сити» г. Лабинска, установлено всего 12 рабочих мест. Среди них: 1- директора предприятия, 1- заместителя директора, 1- главного менеджера по продажам, 2- для консультантов, 2- для бухгалтера и главного бухгалтера, 2- для специалистов по заправке картриджей, 2-для сервисных инженеров и 1- для работника с физическими лицами.

Компьютеры оснащены следующими комплектующими:

– Процессор: Intel(R) Pentium(R) DualCPUE2180 @ 2.00GHz;

– Установленная память: 2.00 ГБ;

– Тип системы: 64 - разрядная операционная система;

– Жесткий диск 120 ГБ.

На всех рабочих местах установлено программное обеспечение:

– Windows XP Professional;

– 1СПредприятие;

– 1СБухгалтерия;

– Microsoft Office 2007;

– И другие стандартные программы, которые устанавливаются вместе с Windows.

Выводы

В данной главе были описаны основные понятия и определения, которые необходимо знать для написания дипломной работы. Так же изучена общая характеристика магазина «Компьютер–Сити» г. Лабинска.

Было изучена и описана функциональная структура предприятия, с помощью которой непосредственно предприятие и функционирует. Так же для магазина «Компьютер–Сити» г. Лабинска был проведён анализ целей, в котором описаны основные цели предприятия.

Произведено описание проблемных ситуаций, с которыми предприятие частично и постоянно встречается. Так же в данной главе произведён анализ информационных потоков, в котором выяснилось, откуда магазин «Компьютер–Сити» г. Лабинска берёт нужную для неё информацию о товарах и услугах.

Глава 2. ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ МОДУЛЕЙ ПОДСИСТЕМЫ МАГАЗИНА «КОМПЬЮТЕР–СИТИ» Г. ЛАБИНСКА ОТДЕЛЕНИЯ СЕРВИСНОГО ИНЖЕНЕРА.