Учет денежных средств и расчетных и кредитных операций.

Составление приходных и расходных кассовых ордеров.

Для получения организацией денег со своего расчетного счета банк вы­дает чековую книжку. Чтобы снять наличные с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с ру­ководителем и передает кассиру, который только после этого мо­жет получать деньги в банке. Прием наличных денег производится по приходному кассово­му ордеру (форма № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Выдача их оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) с приложением к нему оформленных документов (например, рас­четно-платежной ведомости). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих лич­ность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он был выдан. Во всех случаях обязатель­на расписка в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оп­лачено» с указанием даты.

Ведение кассовой книги, заполнение денежных чеков и платежных поручений.

При получении или выдаче денег по каждому кассовому доку­менту кассир делает записи в кассовую книгу (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта кни­га должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через ко­пировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «рас­ход», выводит остаток (сальдо) по кассе и переносит его на сле­дующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каж­дого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.

После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ве­дением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регист­рации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая кни­га могут вестись ручным или автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

Денежный чек (кроме полей «чекодатель», «подписи») заполняется в один приём от руки ручкой с пастой или чернилами одного цвета (черного, синего или фиолетового) с сохранением всех реквизитов бланка, аккуратно, без исправлений и помарок, без грамматических ошибок. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным. Правила переноса могут не соблюдаться, допускается перенос одной буквы. Значения всех реквизитов должны быть четкими, читаться без затруднения. Не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Одновременно должны быть заполнены все реквизиты корешка чека. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается. Числа месяца указывается в двузначном формате. Денежный чек действителен в течение десяти дней со дня выписки, не считая дня выписки. В случае направления денежных средств на различные цели, не требуется их оформление несколькими чеками. Корешки оплаченных или испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее 3-х лет.

Платежным поручением или платежка является распоряжение владельца счета или плательщика обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Платежными поручениями могут производиться: перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги; перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды; перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;

перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором. При заполнении платежного поручения никакие исправления, подчистки или помарки, а также использование корректирующей жидкости не допускаются. Первый экземпляр платежки подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер. Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Расшифровка подписей в платежном поручении не приводится. Все экземпляры заполненных и подписанных платежных поручений представляются в банк.

Расчет с подотчетными лицами. Обработка авансовых отчетов.

Подотчетные лица – это сотрудники организации, которые получили денежные средства от предприятия на хозяйственные, административные иные расходы. При выдачи денежных средств должно быть указано на какие нужды они выдаются и на какой срок, если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням, со дня выдачи денег. Пока подотчетное лицо не рассчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя. Выдача денежных средств производится из кассы организации. После выполнения поручения фирмы, сотрудник предоставляет авансовый отчет. Он сдается в бухгалтерию со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации, без этого бухгалтер не имеет право принять его к учету. После того, как руководитель подписывает отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед фирмой.

Составления заявления на получение чековых книжек по аккредитивам.

Заявление на выдачу чековой книжки заполняется на бланке формы № 896 и направляется в банк, обслуживающий расчетный счет предприятия.

В заявлении должно быть указано полное наименование предприятия или организации и дата заполнения бланка. В тексте заявления содержится просьба выдать по счету предприятия определенное количество чековых книжек (денежных, расчетных, лимитированных или не лимитированных). Заявитель обязуется обеспечить безопасность и сохранность чековых книжек. Заявление подписывает руководитель и бухгалтер предприятия. В заявлении работниками банка указывается количество выданных чековых книжек с указанием количества листов в каждой из них, а также номера содержащихся в книжках чеков. Следует учитывать, что заявление на выдачу чековой книжки действительно только 10 дней после заполнения формы. Образец заявления на выдачу чековой книжки можно распечатать заранее, скачав на нашем сайте.

Заполнение приходных и расходных кассовых ордеров, а так же денежного чека.

Выдача наличных денег из кассы организации производится бухгалтерией на основании расходного кассового ордера. Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций, согласно которому выписывается бухгалтерским работником (или ответственным за это лицом) в единственном экземпляре. В заголовке РКО указываются названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк. Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года. Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. В документе дата должна быть указана в соответствующей графе, арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ. Оформленный РКО обязательно регистрируется в журнале (форма № КО-3) и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Далее заполненный бланк расходного кассового ордера передается кассиру, который, в свою очередь, должен проверить правильность составления ордера. При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке расходного ордера кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это может быть любой официальный документ содержащий фотографию и подпись владельца. Приходной кассовый ордер является тем самым документом, посредством которого производится оформление поступления денежных средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера (ПКО) имеет унифицированную форму № КО-1, выписываемую в одном экземпляре ответственным за это лицом. Состоит кассовый документ из двух частей: непосредственно самого приходного ордера и отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег. Приходные ордера и квитанции к ним могут быть выписаны как от руки, так и с применением пишущей или вычислительной машинки. В данных документах, при заполнении, не допускаются помарки или исправления. Поэтому если при оформлении ПКО допущена ошибка, следует его переписать заново.

В заголовке ПКО указывают названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк.

Приходный ордер составляется в день поступления денег в кассу, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой оприходования денег.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру.
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя.
Также указывается расшифровка подписи - фамилия и инициалы.
При получении ПКО кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер. После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе. Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в банк чеку. Форма денежного чека законодательно не установлена, поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму, сохранив при этом обязательные реквизиты. Заполняется чек только от руки (шариковой ручкой или чернилами) и одним почерком (т.е. одним человеком).
Заполняя лицевую сторону, следует избегать ошибок и помарок, поскольку в данном случае чек будет считаться недействительным. Испорченные бланки должны оставаться в чековой книжке, подклеиваться к корешку и погашаться надписью " Испорчен". Наименование чекодателя, то есть владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер его счета проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках. Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.

Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который проверяет его достоверность. Если замечаний по оформлению нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу и отдает ее получателю, а сам чек передает для оплаты в кассу банка.
Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий личность, отдает контрольную марку и называет общую сумму к получению.
Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке. Затем приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдает наличные получателю, который, в свою очередь, проверяет выданную сумму здесь же в расходной кассе банка.

Учет операций по кассе и по расчетным счетам.

Для учета наличия и движения денежных средств в организации используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 – выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы. Основанием для заполнения журнала ордера служит отчет кассира. В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчетности.

Движение денег на расчетном счете отражается по счету 51 «Расчетный счет». Он корреспондирует с большинством счетов Плана счетов.

Обработка выписок из банка.

Выписка из расчетного счета организации является банковским документом, дающим бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на расчетном счете предприятия. По сути выписка является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, и составляется банком по каждому операционному дню, в котором производились операции со счетом клиента.
Выписки из различных банков могут немного отличаться по форме из-за различий обслуживающей техники. Проверку и обработку выписок бухгалтер обязан произвести в день их получения. Обработка заключается в следующем:
-бухгалтер подбирает все оправдательные документы, приложенные к выписке банка: сначала по зачислению, потом по списанию;

-тщательно сверяет все имеющиеся записи в выписке с приложенными первичными документами, что позволяет установить наличие излишне начисленных сумм или не зачисление сумм, обнаружив расхождения, незамедлительно сообщает об этом банку;

на полях проверенной выписки справа от соответствующих сумм проставляет коды бухгалтерских счетов.

Составление инвентаризации наличных средств и заявления на установление лимита остатка кассы.

Организации любой формы собственности имеют право в конце рабочего дня оставлять в кассе лишь ограниченную сумму наличных денежных средств. Данное ограничение именуется лимитом остатка кассы. В течение же дня обороты по кассе могут превышать установленный лимит. Для установления лимита организация может обратиться в любой банк, где у неё имеется счет. Если же организация этого не сделает, лимит для нее будет считаться равным нулю, что автоматически обязывает сдавать всю наличность, имеющуюся в кассе на конец рабочего дня, в банк.

Заполнение карточек с образцами подписей и оттиском печати.

Одним из основных документов, необходимых организациям для открытия и дальнейшего обслуживания расчетного счета в банке, является карточка с образцами подписей и оттиска печати. Бланк карточки может быть изготовлен самостоятельно как банком, так и клиентом. Но он должен строго соответствовать утвержденной форме. Разрешено только изменить количество строк в полях " Владелец счета", " Фамилия, имя, отчество" и " Образец подписи" в зависимости от количества лиц, имеющих право первой и второй подписи.
Также может быть и любое количество строк в поле " № банковского счета". Но это разрешено, если только один операционный работник банка обслуживает несколько счетов клиента, и при условии совпадения перечня лиц, наделенных правом подписи.
Заполняется банковская карточка, как правило, с помощью компьютерной техники шрифтом черного цвета, либо от руки, используя шариковую ручку с черной, синей или фиолетовой пастой.
Образцы подписей в карточке должны быть сделаны ответственными лицами собственноручно. Использование факсимильного варианта подписи не допускается.
Количество карточек, представляемых в банк, различно. Некоторые банки просят представить один экземпляр, а затем сами делают необходимое количество копий.