Основные проблемы документационного обеспечения государственного управления, практика их решения.

«Документационное обеспечение» обозначает документирование любой деятельности государственных органов в любой форме: контроль за качеством и количеством создаваемых документов; обеспечение функционирования технических средств, связанных с созданием, обработкой и хранением документов.

Документ является основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством, свидетельством принятых решений и их исполнения, обеспечивает закрепление во времени.

Управленческий документ – это управленческая информация с известным источником происхождения, имеющая заверку достоверности своей истины, которую возможно проконтролировать, предоставленную в форме, обеспечивающей ее существование во времени и в пространстве, возможность перемещения от автора к потребителю, возможность восприятия человеком.

Основными документами, регламентирующими организацию документационного обеспечения являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, ГОСТ Р 6.30-97 (новая редакция 01.04.2000г.), Государственная система документационного обеспечения.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на пять основных групп:

- организационная (положение, уставы, инструкции, правила), посредством которых определяется статус учреждения, структурные звенья и порядок их работы;

- распорядительная - (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания) - характеризует административную деятельность учреждения. Как определено в ГСДОУ «решения, постановления, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов».

- справочно-информационная (письма, телеграммы, докладные записки и т.д.).

- документация по личному составу (приказы по лич. составу, личные дела, карточки);

- документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Работа с документами в органах управления включает: получение документов, регистрацию, контроль, систематизацию, формирование дел, подготовку их к передаче в архив.

Без регистрации невозможен обеспечить учет, сохранность, контроль и поиск документов. После регистрации документы передаются соответствующим должностным лицам или в структурные подразделения. Кроме того, регистрация фиксирует поступление и отправление, т.е. юридически подтверждается факт его наличия, а также обеспечивается сохранность от возможной утраты.

Контроль дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, выявлять недостатки, нерешенные проблемы и устранять их. А главное – принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

Составление номенклатуры дел и формирование дел обеспечивают правильную систематизацию документов. Номенклатура – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения. И предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков их хранения.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Перед сдачей на архивное хранение, дела проходят экспертизу ценности, которую проводит экспертная комиссия (ЭК), главными задачами которой является определение сроков хранения документов и выделение на уничтожение. ЭК работает, руководствуясь «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений с указанием сроков их хранения.

Основной проблемой в ДОУ является тотальное несоблюдение требований к документам: Полнота информации (вся информация для его исполнения). 2. Непротиворечивость. 3. Достоверность. 4. Согласованность тезаурусов (понятные понятия и язык). 5. Мотивированность. 6. Определенность. 7. Доказательность (если есть положения, то они должны быть аргументированы). 8. Четкость. 9. Информативность. 10. Законность. 11. Легкость усвоения.

Отметим, что очень часто не соблюдаются и общие требования к содержанию документов: 1. Вводная часть – в ней изложены причины составления документа и цель, которую преследует данный документ. 2. Основная часть – содержит описание событий, фактов, указаний, которые необходимы для достижения цели документа. 3. Заключительная часть – формулировка некоторых положений документа.

(А про пути совершенствования можно рассказать на примере информационных технологий, внедрению специальных программ и т.д.)