Формирование контактов

Режим Контакты служит для хранения номеров телефонов, почтовых адресов, адресов электронной почты и т.п. Данные о контактных лицах выводятся в виде таблицы либо в виде адресной карточки.

Создание адресных карточек начинается с заполнения необходимых полей в диалоговом окне Контакты (рис. 6), вкладка Общие при реализации команды СОЗДАТЬ/Контакт. Вкладка Подробности предназначена для ввода дополнительных сведений.

На вкладке Действия будут отражаться все действия, связанные с этим контактом, а именно телефонные звонки, отсылка сообщений и пр.

После ввода данных необходимо воспользоваться кнопкой Сохранить и закрыть или Сохранить и создать на панели инструментов. В последнем случае введенные данные будут сохранены, а на экране появится новая адресная карточка.

Рисунок 6. Диалоговое окно «Контакты»

Для лучшего узнавания контактного лица в карточке можно поместить его фотографию.

Для редактирования адресной карточки достаточно ее активизировать, внести необходимые изменения, сохранить и закрыть.

Для удаления адресной карточки после ее активизации надо воспользоваться кнопкой Удалить на панели инструментов.

Введенные данные могут быть отсортированы в любом порядке и сгруппированы (команда ВИД/Упорядочить по/ Текущее представление). Следует выбрать одно из представлений:

ی адресные карточки,

ی подробные адресные карточки,

ی список телефонов,

ی по организациям и пр.

Рассмотрим использование списка контактов для телефонной связи или для электронной почты:

o активизировать адресную карточку в окне Контакты,

o реализовать команду ДЕЙСТВИЯ/Позвонить контакту,

o выбрать один из номеров телефона в открывшемся диалоговом окне (рис.7),

o во вновь открывшемся окне Новый звонок (рис.8) нажать клавишу Позвонить.

Примечание. Пользователю предоставлена возможность каждый телефонный звонок отмечать в виде записи в дневнике (флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике).

Рисунок 7. Выбор телефонного номера для связи

Рисунок 8. Установление телефонной связи

Использование списка контактов для отправки сообщений можно продемонстрировать на следующем примере. Отправим сообщение заместителю заведующего кафедрой:

ی активизировать адресную карточку получателя сообщения,

ی выполнить команду ДЕЙСТВИЕ/Новое письмо,

ی выбрать формат письма,

ی проверить координаты получателя (вкладка Получатель),

ی определить фамилию, должность и организацию отправителя (вкладка Отправитель),

ی нажать клавишу Готово,

ی Составить текст сообщения в появившемся документе WORD.

Имена получателя и отправителя в документе уже представлены.

Пользователю предлагаются варианты, что далее сделать с письмом:

o создать конверт (рис. 9),

o создать почтовую наклейку,

o возврат к мастеру писем.

Рисунок 9. Сообщение

Пользователю предлагаются варианты, что далее сделать с письмом:

o создать конверт,

o создать почтовую наклейку,

o возврат к мастеру писем.

Рассмотрим процедуру отправки сообщений:

F выполнить команду СОЗДАТЬ/Выбрать форму;

F в представленной библиотеке стандартных форм (рис. 10) выбрать форму Сообщение;

Рисунок 10. Библиотека стандартных форм

F в открывшемся диалоговом окне указать тему сообщения, адресата (адресат может быть выбран из списка после нажатия клавиши Контакт);

F использовать клавишу Параметры для задания важности сообщения (важное сообщение отмечается символом!), уведомления о доставке, для выбора папки для сохранения сообщения «Отправленные» (рис. 11);

Рисунок 11. Параметры сообщения

F задать параметры безопасности: шифрования, цифровой подписи

F отправить сообщение;

F для передачи сообщения группе лиц необходимо создать список рассылки.

На панели задач вскоре должен появиться значок конверта, уведомляющий о поступлении сообщения. Для просмотра сообщения необходимо активизировать значок.