Экз. № 2

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилию тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок.

Документы конфиденциального регистрируются в отдельных журналах от входящей корреспонденции, листы журнала регистрации: нумеруются, прошиваются, опечатываются. Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу. В случае отсутствия или недостачи в конвертах конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока, в течение которого она действует.

По истечении срока возможны различные действия:

1) гриф может быть продлен,

2) гриф может быть снят и документ становится открытым,

3) документ уничтожается.

Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот, кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.