Обоснование информационного обеспечения

Информационное обеспечение – это совокупность и взаимодействие массивов информации, таблиц баз данных, форм выходных документов, систем кодирования и классификации, необходимых для выполнения всех функций автоматизированной системы.

Информационное обеспечение разрабатываемой системы определяется особенностями ее построения и представляет собой совокупность потоков данных, используемых для управления технологическим процессом и реализации других функций автоматизированной информационной системы.

Проектирование и функционирование автоматизированной ИС основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения методов общей теории систем, системного проектирования, теории информации и других наук, позволяющих обеспечить необходимую надежность эксплуатации, совместимость и взаимодействие информационных систем различных экономических объектов, экономить труд, время, денежные средства на проектирование и внедрение ИС в практику.

Информационное обеспечение (ИО) комплекса задач представляет собой информационную модель ЗАО «Доброга». Различают внемашинное и внутримашинное ИО:

внемашинное – это вся совокупность информации в ЗАО «Доброга», включая информационно-логическую модель данных, системы документов и документооборота информационных потоков, конструкторскую, технологическую, оперативную и техническую документацию; систему ведения, хранения и внесения изменений в нормативно-справочную информацию;

внутримашинное – это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, по назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), совокупность программ, обеспечивающих сбор, обработку и хранения данных, БД и их информационных связей.

Значительную долю внемашинного ИО составляет документация. При разработке внемашинного ИО к документам, как наиболее распространенным носителям исходной и результативной информации, предъявляется ряд требований по их форме, содержанию, порядку заполнения. Единство требований создает унифицированную систему документации. Унифицированные типовые документы в деятельности ЗАО «Доброга» повышают эффективность автоматизации. К таким документам относятся кассовые и товарные чеки, кассовые ордера, накладные, счёт-фактуры, сертификаты качества отчёты о движении ТМЦ и другие.

Совокупность данных, входящих во внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение обычно разделяют на три вида:

1) входные данные (исходные данные для решения каких-то задач);

2) выходные данные (результаты решения задач, предназначенные для использования в управлении или для выдачи на устройство отображения);

3) промежуточная информация (результаты решения каких-то задач, предназначенные для использования в других задачах).

Любая автоматизированная ИС подразумевает внедрение в управленческую деятельность новой формы представления информации – электронных документов (первичных и результатных) на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В них содержится информация, имеющая различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Хранятся электронные документы как файлы на машинном носителе.

Создание электронных документов осуществляется различным образом. А в ОМТС используется традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.

Работа с документами, в том числе и электронными, требует создания системы управления документами и документооборота в масштабе ИС. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение. Поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа.

Документы ИС по направлению информационных потоков можно разделить:

ü входящие (первичные) внешние документы;

ü исходящие (результатные документы).

Обоснование информационного обеспечения

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результатными показателями являются (печатные формы всех отчетов представлены в Приложениях)

- печать приходной накладной;

- печать расходной накладной;

- печать материального отчета;

- печать реестра по приходу;

- печать реестра по расходу;

- печать акта списания;

- поиск документа по дате;

- поиск документа по поставщику;

- поиск документа по номеру;

- поиск документа по отделу.

Сбор информации для разработки данных документов осуществляться из документов, которые формирует предприятие в процессе движения ТМЦ, это:

· заявочная ведомость по каждому МОЛ;

· накладные;

· счет-фактуры;

· приходные ордера;

· в конце месяца: отчет о движении ТМЦ, карточки складского учета, акты на списание.

Хранение и последующая обработка полученной информации очень трудоемкий процесс и носит рутинный характер поэтому в разрабатываемой информационной системе автоматизируем его, для меньшей затраты труда и времени.

Вся собранная информация, будет вноситься и храниться в соответствующих таблицах БД посредствам заполнения электронных форм. Вся эта информация будет обрабатываться посредством БД.