Описание существующей информационной системы

Все документы, а это значит и информацию, можно разделить на три потока: входящие, внутренние и исходящие.

Входящей является почтовая корреспонденция, информация, поступившая по факсу, электронной почте или на ином электронном носителе.

Внутренними являются документы созданные сотрудниками для необходимой работы фирмы. В организации между сотрудниками установлены определенные информационные потоки, которые показаны на рис 1.3.

Сбор заявок производится в виде бумажных документов, т.е. составляется заявка, затем она поступает в отдел снабжения. После чего, сотрудник отдела ОМТС должен обработать все заявки и сформировать сводную заявку, при этом необходимо учесть имеющиеся материалы или сырье на складах. Учитывая огромный список наименований различных материалов, сырья и то, что они представлены на бумажных носителях это очень трудоемкий процесс.

Выделим ряд недостатков, которыми обладает существующая ИС:

· большой объем бумажных документов;

· сложность обработки информации;

· большие затраты времени и трудовых ресурсов на обработку информации;

· низкая точность информации;

· большое скопление неликвидов на складах;

· невозможность отследить сотрудников заказывающих средства, которые впоследствии скапливаются на складах и не используются.

Рис. 1.3. Информационные потоки метизной группы ЗАО «Доброга»

1.2.4 Описание склада метизной группы ЗАО «Доброга»

Склад предназначен для приёмки крепежа и метизов, складирования его, а также для отгрузки товара потребителям.

Склад размещается в отдельно стоящем здании. Общая вместимость склада составляет до 200 тонн.

Для отгрузки больших объемов товара компания предоставляет железнодорожные пути, длина которых позволяет размещать по два железнодорожных вагона.

Слежение за перемещением продукции внутри склада, а также ежемесячный учёт принятого и выгруженного металла производят с помощью вычислительной машины.

На отгружаемые крепёж и метизы оформляются товарно-транспортные накладные и сертификаты качества.

Ядром системы снабжении ЗАО «Доброга» является ОМТС (отдел материально технического снабжения).

Основные функции ОМТС:

· сбор информации о потребностях производства;

· выбор поставщиков;

· заключение договоров с поставщиками;

· осуществление и контроль поставок;

· контроль расхода ТМЦ в производство, другим внутренним потребителям и на сторону;

· отслеживание стоимости приходуемых и расходуемых ТМЦ;

Инженеры ОМТС осуществляют «наработку» – сравнительный анализ по ценам 3-х и более поставщиков по каждому виду материалов. На основании этого анализа они делают рекомендации в пользу какого-либо поставщика.

Текущая схема выбора поставщиков не исключает возможность злоупотреблений инженерами ОМТС, в результате которых могут быть выбраны не наиболее эффективные (с экономической точки зрения) поставщики.

Заключение договоров с поставщиками осуществляется в течение года, после составления заявок. На основании договоров составляются график поставок и график платежей.

Довольно часто на складах ТМЦ лежит большое количество невостребованных ТМЦ. Это связано с несоответствием реальных потребностей производства и соответствующих поставок. Бывают ситуации, когда делается одна поставка ТМЦ на год. В результате все количество ТМЦ лежит невостребованным в течение года. Такие невостребованные материалы называются – неликвидами.

При приходе некоторых видов материалов осуществляется входной контроль качества сырья в соответствии с сертификатом качества поставщиков.

Кладовщик склада снабжения отпускает продукцию в соответствии с накладной-требованием. Одна копия накладной-требования остается на складе снабжения, одна копия передается в склад.

В конце месяца накладные-требования вместе с отчетом о движении ТМЦ передаются в бухгалтерию. Аналогичным образом осуществляется отгрузка продукции другим внутренним потребителям.