Списки в Excel

Организация данных в Excel в форме списков позволяет применять функции, аналогичные обработке баз данных (сортировка, фильтрация, редактирование данных через электронную форму и т.д.).

Список представляет собой таблицу, построенную по принципу базы данных: каждая строка содержит отдельную запись, каждый столбец является полем данных. Первая строка таблицы содержит названия полей.

Записи таблицы удобно просматривать и редактировать, используя электронную форму. Электронная форма - это специальный электронный бланк, в котором последовательно может отображаться каждая запись таблицы. Форма может быть вызвана командой (Данные - Форма). При этом курсор должен быть внутри таблицы (списка).

Чтобы найти нужную запись в форме нужно нажать кнопку Критерии.В открывшейся пустой форме ввести необходимые критерии, нажимая кнопкуДалее, в форме можно будет последовательно просмотреть отобранные записи. В форме можно изменить любую запись, чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Enter. Для добавления записи, следует нажать кнопку Добавить.

Сортировка данных – расположение данных в прямом или обратном порядке. Чтобы осуществить сортировку данных в таблице перед этим обязательно следует выделить всю таблицу целиком, в противном случае, если выделить только один столбец, данные будут отсортированы в пределах одного столбца. И записи будут испорчены. Сортировка данных осуществляется через Данные-Сортировка. В окне Сортировки необходимо выбрать поля, по которым сортировка осуществляется в первую, вторую и т.д. очередь. Отменить сортировку можно командой отмена предыдущего действия. Но лучше всего в таблицу включать поле счетчика (пронумеровать строки таблицы), тогда сортируя номера строк по возрастанию, легко вернуться к первоначальной сортировке таблицы.

Фильтрация данных – отбор данных в соответствии с критериями отбора. Для фильтрации таблицы следует выделить, и выполнить команду Данные – Фильтр. Затем выбирается нужный вариант фильтра: Автофильтр или Расширенный. При включении Автофильтра у заголовков полей появляются стрелки, раскрывающие список выбора записей или условий для для выбора записей.

Перед тем как пользоваться Расширенным фильтром, надо создать диапазон условий, в котором записать или скопировать заголовки полей, по которым ведется отбор, и записать условия отбора. При записи условий отбора надо помнить, чтодаты вводятся в виде 1.01.65, после - это знак >, а до или раньше - это знак <, текстовая информация вводится в кавычках через знак =, например =" жен".

Сводная таблица используется для обобщения, анализа, изучения и представления итоговых данных. Создается командой Данные-Сводная таблица.