Фаза обеспечения готовности

Действия, направленные на обеспечение готовности, предполагают планирование оперативных и коммуникативных мероприятий, основных параметров ответных действий, организационных схем поведения, необходимой ресурсной базы, а также проведение обучающих и тренировочных мероприятий по действиям согласно разработанным планам.

План оперативных мероприятий представляет собой рамочный документ, содержащий весь объем информации, которая потребуется руководителям для эффективного управления в условиях кризисных и чрезвычайных ситуаций. Другими словами, план должен содержать руководящие указания на случай возникновения таких ситуаций. Следует избегать составления чрезмерно объемных и усложненных планов, на изучение которых не будет достаточно времени в реальных кризисных и чрезвычайных условиях. План должен содержать в себе следующие основные компоненты:

- определение кризисных и чрезвычайных ситуаций, предусмотренных данным планом;

- структуру руководства, т.е. перечисление круга лиц, ответственных за действия в условиях подобных ситуаций, определение полномочий ведущей организации, характер взаимодействия с другими подразделениями и организациями и их оперативными штабами;

- административные процедуры, необходимые для введения в действие и реализации данного плана при возникновении кризисной или чрезвычайной ситуации;

- организационно-техническое обеспечение (помещения и оборудование, выделяемые в распоряжение антикризисного оперативного штаба).

План коммуникативных мероприятий содержит в себе руководящие указания, необходимые для действий до начала, во время, и после окончания кризиса или чрезвычайной ситуации. План призван помочь всем участникам, задействованным в ликвидации подобных ситуаций, придерживаться единой системы оценок в своих комментариях и реакциях по поводу происходящих событий. План также определяет круг лиц, уполномоченных для общения со СМИ и общественностью, целевые аудитории, организационно-технические потребности.

В состав оперативного штаба обычно входят ключевые фигуры данной организации, с учетом их специализации и опыта. Ролевые характеристики и круг ответственности каждого члена оперативного штаба, а также полномочия самого штаба должны быть очерчены в плане оперативных мероприятий.

Идентификация партнеров предполагает установление предварительных контактов между ведущей организацией и внешними структурами, обеспечивающими поддержку в процессе ликвидации кризиса или чрезвычайной ситуации. Ведущая организация должна согласовать свой чрезвычайный план действий с такими организациями. Взаимоотношения и соглашения, достигнутые с партнерами до наступления кризисных или чрезвычайных ситуаций, могут существенно содействовать эффективной координации действий в момент их наступления.

Отладка систем предполагает обеспечение бесперебойного функционирования всех организационно-технических ресурсов, задействованных согласно чрезвычайному и антикризисному плану: отсутствие или нехватка таких компонентов способно парализовать деятельность в кризисных и чрезвычайных условиях. В этот список могут входить:

- здания и помещения;

- коммуникационное оборудование (телефоны, факсы, компьютеры и сетевое оборудование, видеосистемы и т.д.);

- запасное и резервное оборудование и расходные материалы;

- технический персонал.

Обучение и тренировки

Любые планы могут оказаться бесполезными и неэффективными в том случае, если они не подвергаются проверке на практике. Более того, само наличие таких планов может дать руководителям ложное ощущение безопасности и готовности там, где они отсутствуют. В целях избегания таких ситуаций, планы должны периодически подвергаться испытанию, а оперативная команда и обслуживающий технический персонал проходить соответствующее обучение и тренировку. Упражнения и тренировки могут способствовать:

- поддержанию адекватного уровня осведомленности участников в части, касающейся их обязанностей и полномочий;

- ознакомлению персонала с конкретным содержанием планов оперативных мероприятий и коммуникаций;

- приобретению персоналом навыков обращения с оборудованием, техникой и процедурами, необходимыми для выполнения этих планов;

- преобразованию абстрактных пунктов плана в конкретные действия конкретных лиц;

- уточнению спорных моментов и выяснению непонятных деталей.

Каждое симуляционное упражнение должно сопровождаться дебрифингом, подводящим итоги и определяющим сильные и слабые места в работе персонала. Это позволяет при необходимости корректировать планы и вносить изменения в распределение обязанностей и определение сфер ответственности.