Учет материалов в бухгалтерии

В соответствии с Методическими указаниями по учету МПЗ аналитический учет ма­териа­лов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомо­стей или саль­довым ме­тодом.

При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материа­лов.

При первом варианте в бухгалтерии открывается на каждый вид и сорт материалов кар­точки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных доку­ментов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек склад­ского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в на­туральном, но и в де­нежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые ведо­мости материалов по ка­ждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ве­домость, в ко­торую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам ма­териалов, субсче­там, син­тетическим счетам, складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по но­менкла­турным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые дан­ные о поступле­нии и рас­ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ве­домости, составляемые в на­туральном и денежном выражениях по каждому складу от­дельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей состав­ляют сводные оборот­ные ведомости. При вто­ром варианте трудоемкость учета уменьшается, поскольку отпадает необ­ходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи но­менклатурных номеров материалов.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов. При сальдовом методе бух­галтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналити­ческого учета, ни в обо­ротных ведомостях, а использует в качестве регистров аналити­ческого учета карточки складского учета материалов, ведущихся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) ра­ботник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в кар­точках складского учета и подтверждает их своей записью на самих кар­точках. В конце ме­сяца заведую­щий складом, а в отдельных случаях работник бухгал­терии переносит количе­ственные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из кар­точек складского учета в сальдовую ве­домость (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость пере­дают в бух­галтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведо­мость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделе­ний по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделе­ниям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синте­тического учета материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ве­домости дви­жения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразде­лению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них осуществляется по фактической себестоимости материалов или их учетным це­нам. По окончании месяца в ведомостях подсчиты­вают итоги оборотов за месяц в раз­резе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в свод­ную ведо­мость движения материалов, в которой приводятся также сведения об ос­татках мате­риалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответ­ствующим синтети­ческим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей еже­ме­сячно све­ряются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдо­выми ве­домостями.

Организации могут составлять ведомости распределения материалов, в которых указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимост­ной оценке). В ведомости указывают транспортно-заготови­тельные расходы или отклонения ме­жду покупной стоимостью материалов и их учет­ной ценой.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вы­числитель­ной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспе­чить формирование следующих основных учетных регистров:

1. оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе скла­дов, под­разделений, мест хранения;

2. ведомость расхода материалов по заказам, сериям, другим калькуляционным едини­цам;

3. оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

4. оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам;